Từ ngày 23/7/2026, Bộ Tài chính chính thức triển khai quy trình xác thực điện tử đối với người nộp hồ sơ và người được ủy quyền nộp hồ sơ mở công ty (đăng ký thành lập doanh nghiệp) trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Đây là một trong những bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số thủ tục hành chính, góp phần nâng cao tính minh bạch, bảo đảm an toàn trong giao dịch điện tử và tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp.
Cơ sở pháp lý về xác thực điện tử trong đăng ký doanh nghiệp
Việc triển khai quy trình Xác thực điện tử với người nộp hồ sơ mở công ty được thực hiện theo các quy định tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, cụ thể:
- Khoản 13 Điều 3 quy định về các nội dung liên quan đến xác thực điện tử trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp;
- Khoản 5 Điều 12 quy định về trách nhiệm, yêu cầu đối với người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp;
- Khoản 4 Điều 124 quy định về việc triển khai, áp dụng các phương thức điện tử trong đăng ký doanh nghiệp.
Các quy định này là cơ sở pháp lý quan trọng nhằm bảo đảm việc xác định chính xác danh tính của cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trên môi trường điện tử.
Nội dung triển khai quy trình xác thực điện tử khi mở công ty
Theo thông báo của Bộ Tài chính, kể từ ngày 23/7/2026, cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục mở công ty theo phương thức trực tuyến phải hoàn thành việc xác thực điện tử thông qua Hệ thống định danh và xác thực điện tử trước khi nộp hồ sơ trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Quy trình xác thực điện tử được áp dụng đối với:
- Người trực tiếp thực hiện việc nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp;
- Người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
Việc áp dụng xác thực điện tử giúp cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra, xác định đúng chủ thể thực hiện thủ tục, hạn chế tình trạng giả mạo thông tin, sử dụng hồ sơ không hợp lệ và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp.
Quy trình xác thực điện tử khi mở công ty Online từ 23/07/2026
Để hoàn tất thủ tục mở công ty Online, người thực hiện có thể tiến hành theo các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ để mở công ty
Trước khi nộp hồ sơ mở công ty online, cá nhân hoặc tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định đối với loại hình doanh nghiệp dự kiến đăng ký.
Tùy từng trường hợp, hồ sơ được lập tương ứng với các loại hình như:
- Công ty TNHH;
- Công ty cổ phần;
- Công ty hợp danh;
- Doanh nghiệp tư nhân.
Nếu thủ tục được thực hiện thông qua người được ủy quyền thì cần bổ sung giấy ủy quyền và các tài liệu liên quan theo quy định của pháp luật.
Bước 2. Kê khai thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Người nộp hồ sơ đăng nhập vào Website cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx), lựa chọn thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp và thực hiện khai báo thông tin theo hướng dẫn.
Các nội dung cần cung cấp thường bao gồm:
- Tên doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở chính;
- Ngành, nghề kinh doanh;
- Vốn điều lệ;
- Thông tin của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông sáng lập;
- Thông tin người đại diện theo pháp luật;
- Thông tin người nộp hồ sơ;
- Thông tin của bên ủy quyền và bên được ủy quyền (nếu có).
Bước 3. Nộp hồ sơ điện tử
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, người nộp chuyển các tài liệu sang định dạng điện tử và tải lên hệ thống theo yêu cầu.
Đối với hồ sơ nộp thông qua người được ủy quyền, cần khai báo đầy đủ thông tin về việc ủy quyền và đính kèm các giấy tờ chứng minh theo quy định. Toàn bộ dữ liệu trong hồ sơ điện tử phải thống nhất với giấy tờ pháp lý và thông tin xác thực của các chủ thể liên quan.
Bước 4. Xác thực điện tử khi nộp hồ sơ mở công ty
| Trường hợp xác thực điện tử | Nội dung thực hiện |
| Xác thực điện tử khi cá nhân, tổ chức trực tiếp nộp hồ sơ | Sau khi hoàn tất việc kê khai thông tin và tải các tài liệu điện tử lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ thực hiện xác thực điện tử theo hướng dẫn của hệ thống. Việc xác thực được thực hiện thông qua Hệ thống định danh và xác thực điện tử. Người nộp hồ sơ phải hoàn thành đầy đủ các bước xác minh để hồ sơ đủ điều kiện được tiếp nhận và xử lý. |
| Xác thực điện tử khi ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ | Trường hợp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp được nộp thông qua người được ủy quyền, ngoài người nộp hồ sơ, người ủy quyền cũng phải thực hiện xác thực điện tử theo quy định. Đây là yêu cầu bắt buộc khi doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thay mặt thực hiện thủ tục, kể cả trường hợp sử dụng dịch vụ thành lập công ty. Đồng thời, giấy ủy quyền và quy trình xác thực điện tử phải được thực hiện đúng quy định của pháp luật và yêu cầu của Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. |
Bước 5. Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Sau khi các bên liên quan hoàn tất việc kê khai và xác thực điện tử, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận và xem xét hồ sơ.
Nếu hồ sơ mở công ty đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung trước khi tiếp tục giải quyết.
Ý nghĩa của việc áp dụng xác thực điện tử trong đăng ký doanh nghiệp
Việc triển khai xác thực điện tử mang lại nhiều lợi ích trong quá trình thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp, bao gồm:
- Tăng cường tính bảo mật và minh bạch: Việc xác minh danh tính người nộp hồ sơ giúp giảm thiểu nguy cơ giả mạo, gian lận trong quá trình đăng ký doanh nghiệp;
- Đơn giản hóa thủ tục hành chính: Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục trực tuyến thuận tiện hơn, giảm thời gian đi lại và xử lý hồ sơ;
- Nâng cao hiệu quả quản lý: Cơ quan quản lý có thể kiểm soát chính xác chủ thể tham gia giao dịch điện tử, đồng thời xây dựng môi trường đăng ký doanh nghiệp an toàn, hiện đại.
Lưu ý khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp
Kể từ ngày 23/7/2026, cá nhân, tổ chức chưa hoàn thành xác thực điện tử theo quy định sẽ không thể tiếp tục thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tuyến trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Do đó, cá nhân, tổ chức có nhu cầu thành lập doanh nghiệp cần chủ động thực hiện xác thực điện tử trước khi tiến hành nộp hồ sơ để tránh việc hồ sơ bị gián đoạn hoặc không thể tiếp nhận do chưa đáp ứng yêu cầu về xác thực.
Bộ Tài chính cũng đã công bố tài liệu hướng dẫn triển khai quy trình xác thực điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nhằm hỗ trợ người dân, doanh nghiệp tra cứu và thực hiện đúng quy trình.
Công ty Luật Siglaw tư vấn quy trình xác thực điện tử khi mở công ty
Trước những thay đổi trong quy định về đăng ký doanh nghiệp, việc nắm rõ quy trình thực hiện xác thực điện tử khi mở công ty là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian trong quá trình thành lập.
Công ty Luật Siglaw cung cấp dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp và hỗ trợ các thủ tục pháp lý liên quan, bao gồm tư vấn lựa chọn loại hình doanh nghiệp, chuẩn bị hồ sơ đăng ký, hướng dẫn thực hiện thủ tục trực tuyến, hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình đăng ký doanh nghiệp.
Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, công ty luật Siglaw đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc cập nhật quy định pháp luật mới, bảo đảm quá trình thành lập doanh nghiệp được thực hiện đúng quy định, nhanh chóng và hiệu quả.
Trụ sở chính thành phố Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, Tp. Hà Nội.
Chi nhánh miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: VIFC DN – Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng
Email: vp@siglaw.com.vn
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
