Cấp mới giấy phép lao động cho người nước ngoài từ A-Z 2026

Cấp mới giấy phép lao động bắt buộc phải trải qua bước xác định vị trí công việc và giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam sau đó chuẩn bị hồ sơ, thủ tục làm tại Sở Nội Vụ hoặc ban quản lý khu kinh tế/khu công nghiệp xử lý cấp mới GPLĐ trong 10 ngày làm việc. Dịch vụ xin cấp mới Work Permit của Công ty luật Siglaw hỗ trợ trọn gói chi tiết từ A-Z chỉ từ 320$ ~ 8.000.000 VNĐ.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP ban hành ngày 07/08/2025 và chính thức có hiệu lực thi hành quy định chi tiết về quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Nhằm đồng hành cùng doanh nghiệp tối ưu hóa thủ tục hành chính, Công ty Luật Siglaw xin gửi tới quý khách hàng hướng dẫn chi tiết về quy trình và hồ sơ cấp mới GPLĐ mới nhất dưới đây.

Đối tượng cần cấp giấy phép lao động tại Việt Nam

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam về cơ bản phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động, trừ trường hợp thuộc diện được miễn theo quy định. Một số đối tượng thường phải xin cấp giấy phép lao động gồm:

• Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động;
• Người lao động được điều chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;
• Người làm việc theo hợp đồng hoặc thỏa thuận liên quan đến lĩnh vực kinh tế, thương mại, tài chính, giáo dục, khoa học và kỹ thuật;
• Người nước ngoài cung cấp dịch vụ theo hợp đồng;
• Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức, dự án có yếu tố đầu tư nước ngoài hoặc các cơ quan, tổ chức tại Việt Nam.

Các mức xử phạt nếu sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động

Căn cứ điểm a khoản 3, khoản 4 và khoản 5 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, việc người nước ngoài làm việc tại Việt Nam nhưng không có Giấy phép lao động có thể dẫn đến xử phạt đối với cả người lao động và doanh nghiệp sử dụng lao động.

Xử phạt đối với người lao động nước ngoài

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có Giấy phép lao động theo quy định có thể bị phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.

Xử phạt doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không có Work Permit

Doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có Giấy phép lao động sẽ bị xử phạt tùy theo số lượng người lao động vi phạm, cụ thể:

• Từ 01 đến 10 người: phạt từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng.
• Từ 11 đến 20 người: phạt từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng.
• Từ 21 người trở lên: phạt từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng.

Lưu ý, các mức phạt nêu trên được áp dụng đối với cá nhân. Trường hợp chủ thể vi phạm là tổ chức, mức phạt tiền sẽ được áp dụng bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân theo quy định.

Hồ sơ đề nghị cấp mới Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp mới giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam bao gồm các giấy tờ sau:

• Văn bản đề nghị: Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp GPLĐ thực hiện theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Phụ lục của Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Giấy khám sức khỏe: Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, có giá trị trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ. Doanh nghiệp được miễn nộp bản giấy nếu kết quả khám sức khỏe đã được liên thông chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.
• Hộ chiếu: Bản sao hộ chiếu còn thời hạn.
• Phiếu lý lịch tư pháp: Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích, không bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp trong thời hạn không quá 06 tháng. Không áp dụng nếu doanh nghiệp thực hiện liên thông trực tuyến thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp GPLĐ.
• Ảnh chân dung: 02 ảnh màu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), chụp không quá 06 tháng.
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: Tùy thuộc vào hình thức làm việc (di chuyển nội bộ, thực hiện hợp đồng dịch vụ, chào bán dịch vụ…), hồ sơ cần cung cấp văn bản cử sang làm việc của doanh nghiệp nước ngoài, hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài….
• Giấy tờ chứng minh năng lực: Các văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận chuyên môn và văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm làm việc phù hợp được cấp bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ở nước ngoài.

Lưu ý bắt buộc về Hợp pháp hóa lãnh sự: các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định. Trường hợp nộp bản sao thì phải được chứng thực từ bản chính trước khi dịch thuật và chứng thực.

Thủ tục cấp mới giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Quy trình thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam mới nhất được quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP theo đó thủ tục chi tiết bao gồm 04 bước như sau:

1. Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài: Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.
2. Bước 2: Nộp hồ sơ Online hoặc nộp trực tiếp: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc nộp trực tiếp/qua bưu chính công ích đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc.
3. Bước 3: Xử lý hồ sơ: Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ hợp lệ. Nếu từ chối cấp phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản gửi người sử dụng lao động và nêu rõ lý do trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
4. Bước 4: Cấp mới Work Permit: Cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp GPLĐ cho người lao động nước ngoài (theo Mẫu số 04 của Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Lưu ý sau khi đã được cấp GPLĐ cần ký kết hợp đồng lao động: Đối với người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động, sau khi được cấp GPLĐ, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc, đồng thời gửi bản sao hợp đồng đã ký kết đến cơ quan cấp phép khi được yêu cầu.

Tìm hiểu thêm:

• Dịch vụ làm giấy phép lao động (Work Permit) từ 4.500.000 VNĐ
• Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
• Thủ tục cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài

Vị trí công việc của người lao động nước ngoài khi cấp mới GPLĐ

Trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần đối chiếu chính xác các tiêu chuẩn của từng vị trí công việc theo quy định mới tại Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:

• Nhà quản lý: Là người quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
• Giám đốc điều hành: Thuộc một trong các trường hợp là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh; hoặc người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và có ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp.
• Chuyên gia: Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp. Đặc biệt, chỉ yêu cầu ít nhất 01 năm kinh nghiệm đối với chuyên gia làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội được bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác định.
• Lao động kỹ thuật: Được đào tạo ít nhất 01 năm và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp; hoặc có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam.

Hướng dẫn giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài khi xin cấp mới giấy phép lao động

Khi xin cấp mới giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam bắt buộc phải giải trình nhu cầu sử dụng lạo động. Sau đây là hướng dẫn giải trình chi tiết:

• Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam: Trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày dự kiến nộp báo cáo giải trình, doanh nghiệp phải thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển dụng người nước ngoài. Việc thông báo được thực hiện trên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh. Thông báo phải đầy đủ các nội dung: vị trí, chức danh, mô tả công việc, số lượng, yêu cầu trình độ, kinh nghiệm, mức lương, thời gian và địa điểm làm việc.
• Nộp báo cáo giải trình: Sau khi không tuyển dụng được lao động Việt Nam phù hợp, trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo Mẫu số 01/PLI (hoặc kết hợp đề nghị tại Mẫu số 03) gửi Chủ tịch UBND cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc.
• Kết quả phê duyệt: Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo giải trình, cơ quan có thẩm quyền sẽ ban hành văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận về việc sử dụng người lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc.

Thời hạn của Giấy phép lao động cấp mới

Theo quy định tại Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động cấp mới được cấp tương ứng với thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến ký kết, thời hạn của bên nước ngoài cử sang làm việc hoặc thỏa thuận giữa các đối tác nhưng tối đa không quá 02 năm.

Một số câu hỏi thường gặp khi làm thủ tục cấp mới giấy phép lao động

Giấy phép lao động là gì?

Là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cho phép người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Mẫu 03 cấp giấy phép lao động là gì?

Là Mẫu số 03 – Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Phí cấp giấy phép lao động là bao nhiêu?

Mức phí do HĐND cấp tỉnh quy định nên có thể khác nhau tùy địa phương. Nếu sử dụng dịch vụ của công ty luật Siglaw sẽ có giá Chỉ từ 320$ ~ 8.000.000 VNĐ.

Trong những trường hợp nào thì được cấp giấy phép lao động?

Người nước ngoài thuộc các vị trí như nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật.

Giấy phép lao động do cơ quan nào cấp?

Do cơ quan có thẩm quyền cơ quan có thẩm quyền (Sở Nội vụ hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất) nơi người nước ngoài làm việc thực hiện theo phân cấp hiện hành.

Thời gian xin cấp giấy phép lao động là bao lâu?

Thông thường, hồ sơ hợp lệ được giải quyết trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Người nước ngoài có cần giấy phép lao động không?

Có, nếu thuộc đối tượng phải có giấy phép lao động. Một số trường hợp được miễn giấy phép lao động theo quy định.

Người nước ngoài không có giấy phép lao động bị phạt như thế nào?

Người lao động nước ngoài làm việc không có giấy phép (khi không thuộc diện miễn) có thể bị phạt tiền và trục xuất khỏi Việt Nam; người sử dụng lao động cũng có thể bị xử phạt.

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài Chỉ từ 320$ ~ 8.000.000 VNĐ, vui lòng liên hệ trực tiếp với công ty luật Siglaw qua:

Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, Tp.Hà Nội.

Chi nhánh tại miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh.

Chi nhánh miền Trung: VIFC DN – Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng.

Hotline: 0961 366 238

Email: vp@siglaw.com.vn

Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw