Thủ tục cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài 2026

Để xin cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam cần chuẩn bị hồ sơ gồm Mẫu 03 theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, 02 ảnh 4×6, bản gốc (hoặc bản sao y) GPLĐ cũ còn thời hạn và giấy tờ chứng minh thay đổi nội dung sau đó làm thủ tục nộp tại Sở Nội Vụ hoặc ban quản lý khu kinh tế/khu công nghiệp xử lý cấp lại trong 03-05 ngày làm việc. Công ty luật Siglaw cung cấp dịch vụ xin cấp lại GPLĐ với chi phí chỉ từ 180$ ~ 4.500.000 VNĐ.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành và chính thức áp dụng đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có nhiều đổi mới quan trọng. Để giúp doanh nghiệp và người lao động thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động một cách nhanh chóng, chính xác và tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật, Công ty Luật Siglaw xin cung cấp bài viết hướng dẫn chi tiết dưới đây.

Các trường hợp được cấp lại Giấy phép lao động

Theo quy định tại Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động chỉ thực hiện thủ tục đề nghị cấp lại giấy phép lao động trong các trường hợp giới hạn sau đây:

• Giấy phép lao động còn thời hạn bị mất.
• Giấy phép lao động còn thời hạn bị hư hỏng không sử dụng được.
• Thay đổi một trong các nội dung ghi trong giấy phép lao động còn thời hạn, bao gồm: họ và tên; quốc tịch; số hộ chiếu; địa điểm làm việc; đổi tên doanh nghiệp (người sử dụng lao động) mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động đó.

Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép lao động

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý hành chính. Hồ sơ đề nghị cấp lại GPLĐ bao gồm 01 bộ với các giấy tờ sau:

• Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động của người sử dụng lao động, được lập theo Mẫu số 03 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• 02 ảnh màu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp: Nộp bản gốc hoặc bản sao có chứng thực GPLĐ cũ (ngoại trừ trường hợp GPLĐ bị mất).
• Giấy tờ chứng minh việc thay đổi nội dung: Đối với trường hợp thay đổi thông tin nhân thân (họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu), địa điểm làm việc hoặc tên doanh nghiệp, hồ sơ phải kèm theo các giấy tờ pháp lý hợp pháp để chứng minh sự thay đổi này.

Lưu ý quan trọng về Hợp pháp hóa lãnh sự và Dịch thuật chứng thực: Theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các giấy tờ chứng minh sự thay đổi nội dung nếu do cơ quan nước ngoài cấp bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại). Sau khi hợp pháp hóa, các giấy tờ này phải được dịch ra tiếng Việt, công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật Việt Nam. Trường hợp nộp bản sao thì bản sao đó phải được chứng thực từ bản chính trước khi dịch sang tiếng Việt và chứng thực.

Thủ tục thực hiện xin cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài

Thủ tục xin cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

• Nộp trực tuyến: Người sử dụng lao động thực hiện nộp hồ sơ đề nghị cấp lại trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Hệ thống sẽ tự động chuyển tiếp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền xử lý.
• Nộp trực tiếp/bưu chính: Doanh nghiệp nộp trực tiếp hồ sơ bản giấy hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.

Bước 2: Tiếp nhận và Chuyển xử lý

Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương tiếp nhận hồ sơ và thực hiện chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết Căn cứ Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thẩm quyền cấp lại GPLĐ được phân định rõ ràng như sau:

• Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc có thẩm quyền giải quyết thủ tục. UBND cấp tỉnh được quyền quyết định phân cấp cho cơ quan chuyên môn tại địa phương thực hiện việc tiếp nhận và cấp lại.
• Trường hợp đặc biệt khi người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, thẩm quyền cấp lại thuộc về UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.

Bước 3: Xem xét và Cấp lại giấy phép lao động

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp lại GPLĐ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Trường hợp không cấp lại, cơ quan này phải trả lời bằng văn bản gửi người sử dụng lao động và nêu rõ lý do từ chối.

Thời hạn của Giấy phép lao động được cấp lại

Một lưu ý pháp lý cực kỳ quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để phân biệt với thủ tục gia hạn hay cấp mới GPLĐ, đó là quy định về thời hạn.

Theo Điều 26 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại bằng đúng thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp trước đó trừ đi thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại giấy phép lao động. Việc cấp lại không làm gia tăng tổng thời hạn làm việc tối đa đã được phê duyệt trong giấy phép gốc của người lao động.

Dịch vụ xin cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Công ty luật Siglaw

Công ty luật Siglaw cung cấp dịch vụ xin cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài với chi phí chỉ từ 180$ ~ 4.500.000đ. Quy trình sẽ bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin của khách hàng

Khách hàng sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài chỉ cần cung cấp 1 số thông tin như: Vị trí cần xin cấp mới, cấp lại, gia hạn GPLĐ hoặc xin miễn GPLĐ.

Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động

Công ty luật Siglaw sẽ tư vấn chi tiết về hồ sơ hỗ trợ khách hàng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin cấp lại Work Permit và thay mặt khách hàng trực tiếp nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan tiếp nhận:

Cơ quan tiếp nhận:

• Sở Nội vụ;
• Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất (nếu thuộc thẩm quyền).

Thời gian xin cấp lại GPLĐ: Khoảng 03-05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Bàn giao Work Permit mới

Sau khi nhận kết quả Siglaw sẽ bàn giao tận nơi giấy phép lao động mới cho người nước ngoài.

Xem chi tiết: Dịch vụ làm giấy phép lao động (Work Permit) từ 4.500.000 VNĐ

Một số câu hỏi thường gặp khi xin cấp lại giấy phép lao động

Cấp lại giấy phép lao động trong trường hợp nào?

Khi giấy phép bị mất, hư hỏng hoặc có thay đổi thông tin như hộ chiếu, họ tên, ngày sinh… theo quy định.

Làm thế nào để xin cấp lại giấy phép lao động?

Chuẩn bị hồ sơ theo trường hợp cụ thể và nộp tại cơ quan có thẩm quyền; hồ sơ thường gồm đơn đề nghị và giấy tờ chứng minh lý do cấp lại.

Làm cách nào để cấp lại giấy phép lao động do đổi hộ chiếu?

Cần nộp hồ sơ cấp lại kèm hộ chiếu mới và giấy tờ chứng minh thông tin/hộ chiếu đã thay đổi.

Thời gian xin cấp giấy phép lao động là bao lâu?

Thời gian giải quyết tùy thủ tục và cơ quan tiếp nhận; thông thường khoảng 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Chi phí xin cấp lại giấy phép lao động bao nhiêu?

Lệ phí nhà nước khi xin cấp lại giấy phép lao động thường dao động từ 400.000 đến 450.000 đồng/giấy phép do HĐND cấp tỉnh quy định nên mức phí có thể khác nhau giữa các địa phương.

Xin cấp lại giấy phép lao động ở đâu?

Nộp tại cơ quan có thẩm quyền về lao động của địa phương nơi người lao động nước ngoài làm việc, theo quy định hiện hành.

Để được tư vấn cụ thể và nhận hỗ trợ nhanh nhất về các thủ tục pháp lý liên quan đến lao động nước ngoài và doanh nghiệp, quý khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với công ty luật Siglaw qua:

Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, Tp.Hà Nội.

Chi nhánh tại miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh.

Chi nhánh miền Trung: VIFC DN – Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng.

Hotline: 0961 366 238

Email: vp@siglaw.com.vn

Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw