Giấy xác nhận cư trú

Giấy xác nhận cư trú được sử dụng để thực hiện các thủ tục hành chính với các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Hiện nay, Việt Nam đang dần chuyển đổi sang xây dựng cơ sở dữ liệu dân cư điện tử và tiến tới việc loại bỏ sổ hộ khẩu. Tuy nhiên, do quá trình cập nhật ở một số khu vực chưa kịp thời, giấy xác nhận thông tin về cư trú vẫn còn cần thiết. Bài viết này của Công ty Luật Siglaw sẽ giúp bạn hiểu rõ giấy xác nhận cư trú là gì, cách thức xin xác nhận thông tin về cư trú, cũng như hướng dẫn điền và tải mẫu giấy xác nhận cư trú mới nhất năm 2025

Giấy xác nhận cư trú là gì?

Giấy xác nhận cư trú, hay còn gọi là Giấy xác nhận thông tin về cư trú, là một loại giấy tờ do Công an cấp xã, phường, thị trấn; Công an huyện, thị xã, quận, thành phố cấp. Mục đích của giấy này là xác nhận các thông tin liên quan đến địa điểm, thời gian, loại hình cư trú và các thông tin cá nhân khác của người được cấp, khi có yêu cầu xuất trình từ cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 của Thông tư 56/2021/TT-BCA.

Về khái niệm nơi cư trú, Khoản 2 Điều 2 Luật Cư trú 2020 định nghĩa “cư trú” là việc một cá nhân sinh sống tại một xã hoặc một huyện. Từ đó có thể thấy, “nơi cư trú” bao gồm cả nơi tạm trú và nơi thường trú. Việc phân biệt rõ ràng giữa nơi thường trú, nơi cư trú và địa chỉ liên lạc/nơi ở hiện tại là rất quan trọng, bởi vẫn còn nhiều người nhầm lẫn giữa các khái niệm này, đặc biệt khi điền thông tin vào các giấy tờ trong thủ tục hành chính. Dưới đây là cách phân biệt cơ bản:

Cơ sở pháp lý để xác nhận thông tin về cư trú

• Luật cư trú 2020
• Nghị định 104/2022/NĐ-CP
• Thông tư 56/2021/TT-BCA
• Thông tư 55/2021/TT-BCA 
• Quyết định số 5548/QĐ-BCA-C06

Tại sao cần phải xin giấy xác nhận thông tin về cư trú?

Đây là loại giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền sử dụng để xác nhận thông tin về thời gian, hình thức cư trú, địa điểm và các vấn đề khác của cá nhân, hộ gia đình khi có yêu cầu.

Mặc dù Việt Nam đã chính thức bỏ sổ hộ khẩu bản giấy từ ngày 01/01/2023, người dân vẫn cần xuất trình giấy xác nhận cư trú trong một số trường hợp cần xác minh thông tin. Nguyên nhân là do:

Theo quy định của Nghị định 104/2022/NĐ-CP, các thủ tục hành chính hoặc dịch vụ công trước đây yêu cầu nộp và xuất trình sổ hộ khẩu giấy và sổ tạm trú giấy đã được thay thế bằng việc tra cứu thông tin thông qua:

Tra cứu và sử dụng thông tin qua Hệ thống thông tin thủ tục hành chính cấp tỉnh, cấp Bộ trực tuyến.
Tra cứu bằng ứng dụng VNeID.
Mã QR code hoặc chip điện tử của Căn cước công dân.
Tuy nhiên, nếu không thể tra cứu bằng các phương thức trên, cơ quan có thẩm quyền mới có thể yêu cầu nộp bản sao hoặc xuất trình các tài liệu chứng minh cư trú, ví dụ như: giấy xác nhận cư trú; căn cước công dân; chứng minh nhân dân; giấy thông báo số định danh cá nhân. Dù vậy, việc khai thác thông tin trực tuyến vẫn được ưu tiên hơn việc yêu cầu người dân xuất trình giấy xác nhận thông tin về cư trú.

Trong thực tế, việc thực thi quy định này đã diễn ra khá thuận lợi ở một số tỉnh thành. Tuy nhiên, vẫn còn những bất cập và khó khăn do cơ sở dữ liệu trực tuyến tại một số khu vực chưa được cập nhật kịp thời. Các địa phương như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Yên Bái, Điện Biên, Long An đã thường xuyên tra cứu và khai thác cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cho các thủ tục hành chính.

Ngược lại, các tỉnh như Đắk Nông, Sơn La, Vĩnh Long, Hà Giang, Bình Phước, Quảng Nam, Hòa Bình vẫn còn hạn chế trong việc khai thác dữ liệu công dân trực tuyến. Đặc biệt, vẫn còn nhiều địa phương chưa thực hiện nghiêm chỉnh chỉ đạo của Chính phủ, gây ra những rắc rối và phiền hà cho người dân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Bên cạnh đó, các vùng xa xôi hơn như Bắc Kạn, Gia Lai, Phú Yên vẫn chưa hoàn thiện quá trình kết nối hệ thống thông tin trực tuyến.

Do đó, để thuận tiện cho các thủ tục hành chính và phòng ngừa các trường hợp hệ thống trực tuyến gặp lỗi hoặc chưa được cập nhật, dẫn đến việc cần xác nhận thông tin cư trú bằng giấy xác nhận cư trú, cá nhân vẫn nên xin giấy xác nhận thông tin về cư trú.

Cách xin giấy xác nhận thông tin về cư trú

Việc xin giấy xác nhận cư trú là một thủ tục hành chính đơn giản và nhanh chóng. Từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến nộp và nhận kết quả, người nộp đơn không mất quá nhiều thời gian và hoàn toàn có thể tự thực hiện. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình các bước xin giấy xác nhận thông tin về cư trú tại Việt Nam:

Hướng dẫn điền nội dung & tải mẫu giấy xác nhận cư trú

Click dowload để tải mẫu giấy xác nhận thông tin về cư trú

Phần (1), (2) là cơ quan cấp trên của cơ quan đăng ký cư trú;

Phần (3) Điền các nội dung xác nhận khác (ví dụ: đã từng đăng ký thường trú hay đăng ký tạm trú…);

Mục (4) Giấy xác nhận thông tin về cư trú sẽ có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp đối với trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 19 Luật Cư trú và có giá trị 30 ngày kể từ ngày cấp đối với trường hợp xác nhận về cư trú. Nếu có sự thay đổi thông tin về cư trú của công dân hay điều chỉnh và được cập nhật trong cơ sở dữ liệu về cư trú thì xác nhận này sẽ không còn giá trị kể từ thời điểm thay đổi.

Khi nào bắt buộc phải xin giấy xác nhận cư trú?

Thực tế triển khai các thủ tục số hóa thông tin cá nhân vẫn còn gặp những khó khăn nhất định và chưa thực sự chuyên nghiệp trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, dẫn đến tình trạng một số nơi vẫn yêu cầu xuất trình giấy xác nhận thông tin về cư trú một cách không cần thiết.

Hoạt động duy nhất hiện nay mà người dân vẫn bắt buộc phải xuất trình sổ hộ khẩu (hoặc giấy xác nhận cư trú thay thế nếu sổ đã hết hạn) là các thủ tục liên quan đến chuyển nhượng quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà ở. Lý do là cơ quan có thẩm quyền chưa đồng bộ được hệ thống và chưa thiết lập được mã quét điện tử căn cước công dân cho loại thủ tục này.

Vì vậy, tại thời điểm hiện tại và cho đến khi hệ thống điện tử phục vụ hoạt động chuyển quyền sử dụng đất và nhà ở được xây dựng đầy đủ, công dân vẫn cần xuất trình giấy xác nhận cư trú trong trường hợp sổ hộ khẩu giấy đã hết hạn khi thực hiện các giao dịch này. Do đó, người dân cần thông cảm và chấp hành khi được yêu cầu xuất trình giấy xác nhận cư trú trong các trường hợp chuyển quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu nhà ở.

Thời hạn của giấy xác nhận cư trú là bao lâu?

Điều 17 của Thông tư 55/2021/TT-BCA quy định thời hạn của giấy xác nhận cư trú như sau:

• Thời hạn 06 tháng (tính từ ngày cấp) đối với những cá nhân không có nơi thường trú và tạm trú do không đáp ứng đủ điều kiện đăng ký thường trú hoặc tạm trú, và được xác nhận khai báo cư trú.
• Thời hạn 30 ngày (tính từ ngày cấp) đối với trường hợp xác nhận thông tin về cư trú thông thường.

Nếu thông tin cư trú được sửa đổi, điều chỉnh hoặc cập nhật trong Cơ sở dữ liệu về cư trú, Giấy xác nhận cư trú đã được cấp trước đó sẽ hết hiệu lực kể từ thời điểm thông tin được thay đổi.

Không đăng ký thường trú thì có được cấp Giấy xác nhận cư trú không?

Người không có thường trú hoặc không có tạm trú vẫn có thể nộp hồ sơ để xin cấp Giấy xác nhận cư trú. Thủ tục cấp giấy xác nhận cư trú cho các cá nhân này được thực hiện theo Quyết định số 5548/QĐ-BCA-C06 với các bước đơn giản sau:

• Hồ sơ: Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (Mẫu CT01 trong Thông tư số 56/2021/TT-BCA).
• Cách thức nộp: Trực tiếp tại Công an cấp xã; hoặc trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công quản lý cư trú hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công An.
• Nhận kết quả: Trực tiếp tại cơ quan Công an, bất kể hình thức nộp hồ sơ là trực tiếp hay trực tuyến.
• Thời gian giải quyết: Tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Nếu quá thời hạn này mà chưa nhận được kết quả, người nộp hồ sơ có thể liên hệ cơ quan Công an để yêu cầu hoàn thành thủ tục.

Trên đây là tư vấn về tất cả những điều cần biết về Giấy xác nhận cư trú tại Việt Nam. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc thực hiện thủ tục hành chính về cư trú tại Việt Nam như đăng ký cư trú, làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài, hãy liên hệ trực tiếp 24/7 với chuyên gia, luật sư hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn Giấy phép cho người nước ngoài của Công ty Luật Siglaw tại địa chỉ:

Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Tp.Hà Nội.

Email: vphn@siglaw.com.vn

Chi nhánh tại miền Nam: 6G4 Đường Trần Não, Phường An Khánh, TP Thủ Đức, HCM.

Chi nhánh miền Trung: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng

Email: vphcm@siglaw.com.vn

Hotline: 0961 366 238

Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw