Giấy xác nhận cư trú là gì? Cách xin xác nhận thông tin về cư trú [2024]

Giấy xác nhận cư trú dùng để thực hiện các thủ tục hành chính khi làm việc với các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Hiện nay Việt Nam dần chuyển hướng sang tạo lập cơ sở dữ liệu dân cư điện tử và dần loại bỏ sổ hộ khẩu nhưng do 1 số vùng chưa cập nhật kịp thời nên vẫn cần giấy xác nhận thông tin về cư trú. Trong bài viết này mời bạn cùng Công ty luật Siglaw tìm hiểu giấy xác nhận cư trú là gì? Cách xin xác nhận thông tin về cư trú cũng như hướng dẫn điền & tải mẫu giấy xác nhận cư trú mới nhất 2024:

Giấy xác nhận cư trú là gì?

Giấy xác nhận cư trú hay Giấy xác nhận thông tin về cư trú là một trong các giấy tờ do Công an cấp xã, phường, thị trấn; Công an huyện, thị xã, quận, thành phố cấp nhằm xác nhận các thông tin liên quan tới địa điểm, thời gian, loại hình cư trú, và thông tin cá nhân khác của chủ sở hữu giấy khi được cơ quan có thẩm quyền yêu cầu xuất trình theo quy định tại Thông tư 56/2021/TT-BCA quy định tại Khoản 7 Điều 3.

Về khái niệm nơi cư trú, Khoản 2 Điều 2 Luật cư trú 2020 định nghĩa “cư trú” là việc một cá nhân sinh sống tại một xã, một huyện nào đó. Qua đó, có thể thấy “nơi cư trú” bao gồm nơi tạm trú và nơi thường trú. Mà việc phân biệt giữa nơi thường trú, nơi cư trú và địa chỉ liên lạc/nơi ở hiện tại là rất cần thiết bởi vẫn còn rất nhiều người bị nhầm lẫn những khái niệm này, đặc biệt là khi họ phải viết thông tin vào các giấy tờ trong thủ tục hành chính. Vậy có thể phân biệt chúng như sau: 

Cơ sở pháp lý để xác nhận thông tin về cư trú

• Luật cư trú 2020
• Nghị định 104/2022/NĐ-CP
• Thông tư 56/2021/TT-BCA
• Thông tư 55/2021/TT-BCA 
• Quyết định số 5548/QĐ-BCA-C06

Tại sao cần phải xin giấy xác nhận thông tin về cư trú?

Bởi vì đây sẽ là loại giấy tờ mà cơ quan có thẩm quyền dùng để xác nhận thông tin về thời gian, hình thức cư trú, địa điểm, và các vấn đề khác của cá nhân, hộ gia đình khi được yêu cầu.

Vì vậy, dù rằng Việt Nam đã bỏ sổ hộ khẩu bản giấy từ ngày 01/01/2023, nhưng khi cần xác minh thông tin, người dân vẫn cần xuất trình giấy xác nhận cư trú. Nguyên do là bởi:

Theo quy định pháp luật của Nghị định 104/2022/NĐ-CP, các thủ tục hành chính hoặc dịch vụ công mà người nộp đơn phải nộp và xuất trình sổ hộ khẩu bằng giấy và sổ tạm trú được thay thế bằng việc tra cứu thông tin thông qua:

• Tra cứu, sử dụng thông tin qua Hệ thống thông tin thủ tục hành chính cấp tỉnh, cấp Bộ trực tuyến;
• Tra cứu bằng ứng dụng VNeID.
• Mã QR code hoặc chip điện tử của Căn cước công dân 

Nếu không thể tra cứu bằng các cách trên, thì lúc này, cơ quan có thẩm quyền mới yêu cầu nộp bản sao hoặc xuất trình các tài liệu chứng minh cư trú, ví dụ như: giấy xác nhận cư trú; căn cước công dân; chứng minh nhân dân; giấy thông báo số định danh cá nhân. Dù vậy, việc khai thác online vẫn được ưu tiên hơn là yêu cầu cư dân xuất trình giấy xác nhận thông tin về cư trú.  

Thực tế thực thi quy định cũng đã khá thuận lợi ở một số tỉnh thành, tuy vậy vẫn còn bất cập khó khăn là cơ sở dữ liệu trực tuyến tại một số vùng vẫn chưa được cập nhật kịp thời. Các địa phương như Hà Nội, Tp. Hồ Chí Minh, Yên Bái, Điện Biên, Long An đã thường xuyên tra cứu và khai thác cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cho các thủ tục hành chính;

Trong khi đó những ngoại tỉnh như Đắk Nông, Sơn La, Vĩnh Long,  Hà Giang, Bình Phước, Quảng Nam, Hòa Bình vẫn còn hạn chế khai thác dữ liệu công dân trên trực tuyến. Và đặc biệt là còn nhiều địa phương chưa thực hiện nghiêm chỉnh chỉ đạo của Chính phủ, gây rắc rối, phiền hà cho người dân trong thủ tục hành chính. Ngoài ra, các vùng xa xôi hơn như Bắc Kạn, Gia Lai, Phú Yên vẫn chưa hoàn thiện quá trình kết nối hệ thống thông tin trực tuyến. 

Vậy, để có thể thuận tiện cho thủ tục hành chính cũng như đề phòng trước những trường hợp lỗi hệ thống online, chưa cập nhật hệ thống mà cần xác nhận thông tin cư trú bằng giấy xác nhận cư trú, thì cá nhân vẫn cần xin giấy xác nhận thông tin về cư trú.

Cách xin giấy xác nhận thông tin về cư trú

Xin giấy xác nhận cư trú là một thủ tục hành chính đơn giản, ngắn gọn nên từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ tới giai đoạn nộp và nhận kết quả, người nộp đơn không phải mất quá nhiều thời gian để thực hiện và cũng có thể tự mình thực hiện một cách nhanh chóng. Hướng dẫn chi tiết cách xin giấy xác nhận thông tin về cư trú tại Việt Nam thông qua quy trình thủ tục các bước như sau:

Hướng dẫn điền nội dung & tải mẫu giấy xác nhận cư trú

Click dowload để tải mẫu giấy xác nhận thông tin về cư trú

Phần (1), (2) là cơ quan cấp trên của cơ quan đăng ký cư trú;

Phần (3) Điền các nội dung xác nhận khác (ví dụ: đã từng đăng ký thường trú hay đăng ký tạm trú…);

Mục (4) Giấy xác nhận thông tin về cư trú sẽ có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp đối với trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 19 Luật Cư trú và có giá trị 30 ngày kể từ ngày cấp đối với trường hợp xác nhận về cư trú. Nếu có sự thay đổi thông tin về cư trú của công dân hay điều chỉnh và được cập nhật trong cơ sở dữ liệu về cư trú thì xác nhận này sẽ không còn giá trị kể từ thời điểm thay đổi.

Khi nào bắt buộc phải xin giấy xác nhận cư trú?

Thực tế thực hiện các thủ tục số hóa thông tin cá nhân vẫn còn gặp khó khăn, chưa được chuyên nghiệp trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, gây phiền hà cho người dân bởi sự thái quá yêu cầu xuất trình giấy xác nhận thông tin về cư trú trong một số trường hợp. 

Hoạt động duy nhất hiện nay yêu cầu người dân phải xuất trình sổ hộ khẩu đó là hoạt động liên quan tới chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng nhà ở. Lý do là bởi cơ quan có thẩm quyền chưa đồng bộ được hệ thống, chưa thiết lập được mã quét điện tử căn cước công dân cho thủ tục này.

Nên tạm thời, tính ở thời điểm hiện tại và tới khi hệ thống điện tử về hoạt động chuyển quyền sử dụng đất và nhà ở được xây dựng đầy đủ, thì công dân vẫn cần phải xuất trình giấy xác nhận cư trú trong trường hợp sổ hộ khẩu giấy đã hết hạn. Vì vậy, công dân có thể thông cảm cũng như chấp hành khi được yêu cầu xuất trình giấy xác nhận cư trú khi chuyển quyền sử dụng đất hoặc quyền sử dụng nhà ở.

Thời hạn của giấy xác nhận cư trú là bao lâu?

Thông tư 55/2021/TT-BCA tại Điều 17 ghi nhận giấy xác nhận cư trú có thời hạn như dưới đây:

• Thời hạn 06 tháng (từ ngày cấp Giấy) với những cá nhân không có nơi thường trú và tạm trú vì không đạt yêu cầu đăng ký thường trú, hoặc tạm trú mà xác nhận khai báo cư trú.
• Thời hạn 30 ngày (từ ngày cấp) đối với trường hợp xác nhận thông tin về cư trú.
• Nếu thông tin cư trú được sửa đổi, điều chỉnh, hay cập nhật trong Cơ sở dữ liệu về cư trú thì Giấy xác nhận cư trú đã được cấp trước đó hết hiệu lực tính từ thời điểm thông tin được sửa. 

Không đăng ký thường trú thì có được cấp Giấy xác nhận cư trú không?

Vậy, người không có thường trú hoặc không có tạm trú vẫn có thể nộp hồ sơ để xin được cấp Giấy xác nhận cư trú. Thủ tục cấp giấy xác nhận cư trú cho các cá nhân không có thường trú, tạm trú được thực hiện theo Quyết định số 5548/QĐ-BCA-C06 với các bước rất đơn giản. 

• Hồ sơ: Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (Mẫu CT01 trong Thông tư số 56/2021/TT-BCA.)
• Cách thức nộp: Trực tiếp tại Công an cấp xã; hoặc Trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công quản lý cư trú hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công An.
• Nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan Công an dù là nộp trực tiếp hay nộp online. 
• Thời gian giải quyết: tối đa 03 ngày từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Vì vậy, nếu sau thời gian này mà kết quả chưa được trả ra, người nộp hồ sơ có thể lên cơ quan Công an để yêu cầu hoàn thành thủ tục. 

Trên đây là tư vấn về Tất cả những điều cần biết về Giấy xác nhận cư trú tại Việt Nam, nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan tới việc làm thủ tục hành chính về cư trú tại Việt Nam như đăng ký cư trú, làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài,… hãy liên hệ trực tiếp 24/7 với chuyên gia, luật sư hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn Giấy phép cho người nước ngoài của Công ty Luật Siglaw tại địa chỉ:

Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Tầng 12A Tòa nhà Sao Mai, Số 19 đường Lê Văn Lương, Phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.

Email: [email protected]

Chi nhánh tại miền Nam: Số 99 Cộng Hòa, Phường 04, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.

Chi nhánh miền Trung: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng

Email: [email protected]

Hotline: 0961 366 238

Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw