Khi thương nhân nước ngoài có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam thì không thể không nắm rõ các quyền, nghĩa vụ & các thủ tục liên quan theo pháp luật VN. Trong bài viết này Siglaw xin giới thiệu chi tiết các vấn đề pháp lý liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài ở Việt Nam.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là như thế nào?
Theo Khoản 6 Điều 17 Luật Thương mại 2005, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
Quyền và nghĩa vụ khi thương nhân nước ngoài mở văn phòng đại diện tại VN
Theo Điều 17, 18 Luật Thương mại 2005, Văn phòng đại diện phải hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (VPDD).
Văn phòng đại diện được phép thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cũng như có thẩm quyền tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại VPDD theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Bên cạnh đó, VPDD có nghĩa vụ không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam mà chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật cho phép. Ngoài ra, VPDD phải nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Hồ sơ pháp lý trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
- Giấy phép hoạt động;
- Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu;
- Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện;
- Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn mục trên.
Thủ tục sau khi thương nhân nước ngoài thành lập Văn phòng đại diện công ty tại Việt Nam.
- Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
- Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
- Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành;
Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
- Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
- Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có được tuyển dụng lao động không?
Theo khoản 3 điều 17 Luật thương mại 2005, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có quyền “Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.” Quy định này nhằm tạo điều kiện cho nhu cầu thiết yếu của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thuận lợi, hiệu quả.
Đối với trường hợp văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tuyển người lao động nước ngoài thì cần thực hiện các thủ tục xin visa, thẻ tạm trú, giấy phép lao động tuỳ những trường hợp khác nhau theo quy định của pháp luật lao động.
Đối với trường hợp văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài khi có nhu cầu sử dụng người lao động Việt Nam có thể trực tiếp tuyển dụng hoặc thông qua tổ chức dịch vụ việc làm, doanh nghiệp cho thuê lại lao động hoặc tổ chức có thẩm quyền tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam. Tổ chức có thẩm quyền tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài (sau đây gọi là tổ chức có thẩm quyền tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam) bao gồm:
- Tổ chức được Bộ Ngoại giao phân cấp, ủy quyền, giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu;
- Tổ chức được Sở Lao động – Thương binh và Xã hội phân cấp, ủy quyền, giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động với người lao động Việt Nam thì phòng đại diện phải thông báo bằng văn bản kèm bản sao có chứng thực hợp đồng lao động đã ký kết với người lao động Việt Nam và các giấy tờ quy định tại khoản 2, 4 Điều 23 Nghị định 152/2020 cho tổ chức có thẩm quyền tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam. Trường hợp hợp đồng lao động đã ký kết bằng tiếng nước ngoài thì phải kèm theo bản dịch tiếng Việt.
Như vậy, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có quyền tuyển dụng lao động nước ngoài và lao động Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có con dấu không?
Theo Khoản 5 Điều 17 Luật Thương mại 2005, văn phòng đại diện có quyền có con dấu mang tên văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Như vậy, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có quyền có con dấu mang tên văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Các loại thuế mà văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải chịu?
Thuế môn bài
Căn cứ theo quy định tại Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP có nội dung như sau:
“Điều 2. Người nộp lệ phí môn bài
Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm:
1. Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.
2. Tổ chức được thành lập theo Luật hợp tác xã.
3. Đơn vị sự nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.
4. Tổ chức kinh tế của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
5. Tổ chức khác hoạt động sản xuất, kinh doanh.
6. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có).
7. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh.”
Như vậy, văn phòng đại diện của các thương nhân nước ngoài sẽ thuộc đối tượng phải chịu thuế môn bài.
Tuy nhiên, cũng có các trường hợp mà văn phòng đại diện của các thương nhân nước ngoài không phải chịu thuế môn bài.
Theo Điều 3. Miễn lệ phí môn bài
Các trường hợp được miễn lệ phí môn bài, gồm:
1. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống.
2. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh không thường xuyên; không có địa điểm cố định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
3. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình sản xuất muối.
4. Tổ chức, cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình nuôi trồng, đánh bắt thủy, hải sản và dịch vụ hậu cần nghề cá.
5. Điểm bưu điện văn hóa xã; cơ quan báo chí (báo in, báo nói, báo hình, báo điện tử).
6. Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã hoạt động dịch vụ kỹ thuật trực tiếp phục vụ sản xuất nông nghiệp.
7. Quỹ tín dụng nhân dân xã; hợp tác xã chuyên kinh doanh dịch vụ phục vụ sản xuất nông nghiệp; chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã và của doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tại địa bàn miền núi. Địa bàn miền núi được xác định theo quy định của Ủy ban Dân tộc.”
Như vậy: nếu văn phòng đại diện chỉ thực hiện việc giao dịch, các công tác hành chính văn phòng và xúc tiến thương mại và không tiến hành hoạt động kinh doanh cũng như ký kết hợp đồng thì không phải nộp thuế.
- Đối với văn phòng đại diện thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh thì sẽ phải nộp lệ phí môn bài là: 1.000.000 đồng/năm theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP.
Thuế thu nhập cá nhân
Khác với thuế môn bài thì thuế thu nhập cá nhân là loại thuế bắt buộc phải nộp đối với các văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 24 Thông tư 111/2013/TT-BTC, Điều 2; Điều 3 Nghị Định 65/2013/ NĐ-CP và Khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân.
Văn phòng đại diện khi nộp thuế thu nhập các nhân có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện
Thủ tục và nộp thuế thu nhập cá nhân được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 16 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP.
Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng (Quý) đối với những sắc thuế Văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, Văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế. Và hồ sơ kê khai thuế cho cá nhân Việt Nam bao gồm những mẫu sau:
- Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 02/KK-TNCN) (Theo Thông tư 156/2013/TT-BTC)
- Bảng kê chi tiết thu nhập thường xuyên.
- Mẫu đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu 16/ĐK-TNCN) (theo Thông tư 156/2013/TT-BTC) (Nếu có) kèm hồ sơ chứng minh.
Thời hạn một văn phòng đại diện phải nộp thuế thu nhập và tờ khai đăng ký thuế được chia là hai trường hợp:
- Đối với loại tờ khai tháng: chậm nhất ngày thứ 20 của tháng tiếp theo của tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng.
- Đối với loại tờ khai quý: chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo của quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.
Chú ý: Nhân viên nào có tên trong danh sách bảng lương thì phải nộp thuế thu nhập cá nhân
Các trường hợp thương nhân nước ngoài không được thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:
- Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định.
- Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khỏe của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
- Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
Căn cứ pháp lý
- Luật thương mại 2005
- Nghị định 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 30/12/2020
Để được tư vấn miễn phí về thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, Quý khách liên hệ: Công ty luật Siglaw
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Glexemco, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Tp.Hà Nội.
Hotline: 0961 366 238
Email: vphn@siglaw.com.vn
Chi nhánh tại Tp. Hồ Chí Minh: Khu phức hợp thương mại dịch vụ và nhà ở tại số 16/9 đường Bùi Văn Ba, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh.
Email: vphcm@siglaw.com.
