Profile
English
Chứng từ kế toán có vai trò vô cùng quan trọng, đóng góp phần lớn vào hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Cụ thể, chứng từ kế toán xác nhận tính pháp lý, tính chân thực của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó giúp ghi chép sổ sách và lập báo cáo tài chính một cách chính xác. Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán hợp lý, khoa học. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước trong quy trình chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán tại Công ty Luật Siglaw, giúp các doanh nghiệp hiểu rõ và áp dụng tốt hơn.
Dựa theo quy định về chứng từ kế toán tại Thông tư 200/2014/ TT-BTC về Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp và Thông tư 133/2016/TT-BTC về Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, Công ty Luật Siglaw xin giới thiệu quy trình các bước để xử lý chứng từ kế toán như sau:
Bước 1: Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán
Toàn bộ chứng từ kế toán của doanh nghiệp bao gồm:
– Chứng từ do chính đơn vị lập như hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, biên bản ghi nhớ, v.v;
– Chứng từ mua vào từ bên ngoài như hóa đơn mua hàng, biên nhận vận chuyển, hợp đồng, v.v;
– Chứng từ lưu chuyển nội bộ như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toán, v.v.
Các chứng từ này sẽ được gửi về phòng kế toán tập trung. Kế toán sẽ kiểm tra tính đầy đủ của các chứng từ bằng cách đối chiếu với các nghiệp vụ đã phát sinh trong kỳ và xác nhận lại với đối tác liên quan.
Bước 2: Dịch chứng từ kế toán sang tiếng Việt
Theo Khoản 5 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán bằng ngoại ngữ cần được dịch sang tiếng Việt để sử dụng ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật Việt Nam. Các nội dung chính của chứng từ cần được dịch đầy đủ, chính xác và doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch. Bản dịch tiếng Việt phải đính kèm bản gốc tiếng nước ngoài.
Các tài liệu đi kèm chứng từ như hợp đồng, báo cáo tài chính, v.v. không bắt buộc phải dịch sang tiếng Việt, trừ khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán
Trước khi sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán, tất cả chứng từ đều phải được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo:
– Thông tin ghi nhận trên chứng từ phải đầy đủ, rõ ràng, khách quan và trung thực. Không được ghi thiếu hoặc sai lệch thông tin;
– Nội dung và hình thức chứng từ phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về kế toán, tài chính;
– Số liệu, thông tin trên chứng từ phải chính xác, phù hợp thực tế nghiệp vụ;
– Chứng từ nội bộ phải tuân thủ đúng quy chế, quy trình quản lý chứng từ của đơn vị.
Nếu phát hiện chứng từ không hợp lệ, kế toán phải từ chối và báo cáo ngay cho lãnh đạo xử lý. Đối với chứng từ không đúng thủ tục, kế toán yêu cầu người lập điều chỉnh, bổ sung để đảm bảo tính hợp lệ trước khi ghi sổ.
Bước 4: Luân chuyển và ghi sổ kế toán chứng từ
Sau khi được kiểm tra, chứng từ được chuyển đến các bộ phận liên quan để cung cấp thông tin. Sau đó, chứng từ được tập hợp về phòng kế toán để ghi sổ và lưu trữ.
Để đảm bảo luân chuyển nhanh chóng, chính xác, cần xây dựng quy trình luân chuyển rõ ràng cho từng loại chứng từ, quy định thời gian luân chuyển. Khi luân chuyển, các bên ký xác nhận để tránh thất lạc và tranh chấp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần đơn giản hóa thủ tục chứng từ để tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo tính hợp pháp. Cụ thể có thể giảm số lượng chứng từ, đơn giản hóa nội dung và quy trình ký duyệt nhưng vẫn tuân thủ quy định của pháp luật.
Bước 5: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán
Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, sau khi sử dụng, chứng từ kế toán cần được bảo quản cẩn thận, lưu trữ hợp lý theo trình tự thời gian để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.
Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, trừ khi có yêu cầu khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Khi tiêu hủy chứng từ, doanh nghiệp cần tuân thủ từng bước theo đúng quy định của pháp luật để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.
Để được tư vấn cụ thể quý khách hàng vui lòng thể liên hệ với Công ty luật Siglaw để được giải đáp nhanh nhất và chi tiết nhất:
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Glexemco, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Tp.Hà Nội.
Email: vphn@siglaw.com.vn
Chi nhánh tại miền Nam: A9.05 Block A, Tòa Sky Center, số 5B đường Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Email: vphcm@siglaw.com.vn
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
