Tại Việt Nam, Cục Sở hữu trí tuệ (Cục SHTT) đã triển khai hệ thống dịch vụ công trực tuyến cho phép tổ chức, cá nhân đăng ký, theo dõi và xử lý hồ sơ về nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp một cách nhanh chóng, thuận tiện và minh bạch.
Bài viết dưới đây của Công ty Luật Siglaw sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký, quy trình xử lý khiếu nại nhãn hiệu/kiểu dáng công nghiệp trên môi trường số, đồng thời chỉ ra một số lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong quá trình thực hiện.
Nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp trên môi trường số
“Môi trường số” được hiểu là toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý, phê duyệt hồ sơ được thực hiện trên nền tảng điện tử, có xác thực bằng chữ ký số và lưu trữ bằng dữ liệu điện tử thay cho hồ sơ giấy truyền thống.
Trên môi trường số, “nhãn hiệu” và “kiểu dáng công nghiệp” không chỉ được thể hiện dưới dạng hình ảnh, logo hay bản vẽ vật lý như trước đây mà còn tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử như tệp thiết kế số, mô hình 3D, file hình ảnh, bản đồ màu kỹ thuật số,…
Việc số hóa các đối tượng này giúp việc nộp đơn, thẩm định và tra cứu trực tuyến trở nên chính xác hơn, đồng thời tạo điều kiện để đối chiếu và bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ trên nền tảng mạng Internet – nơi nguy cơ sao chép, sử dụng trái phép ngày càng phổ biến.
Việc chuyển đổi này không chỉ giúp rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục mà còn nâng cao tính minh bạch, hạn chế tình trạng thất lạc hoặc sai sót trong quá trình nộp hồ sơ.
Thủ tục đăng ký nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp trên môi trường số
Quy trình nộp hồ sơ trực tuyến được thực hiện qua các bước cơ bản sau:
Bước 1: Tạo tài khoản trên hệ thống dịch vụ công của Cục SHTT. Tổ chức, cá nhân truy cập vào https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn để đăng ký tài khoản. Nếu là đại diện sở hữu công nghiệp (tổ chức dịch vụ đại diện), cần khai báo thông tin mã đại diện hợp lệ do Cục SHTT cấp.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ điện tử. Tùy theo loại đối tượng đăng ký, hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai đăng ký (theo mẫu điện tử);
- Mẫu nhãn hiệu hoặc bản vẽ, ảnh chụp kiểu dáng công nghiệp;
- Giấy ủy quyền (nếu nộp qua đại diện);
- Chứng từ nộp phí, lệ phí;
- Tài liệu khác (nếu có).
Tất cả tài liệu cần được định dạng PDF hoặc JPEG, dung lượng không vượt quá quy định, đặt tên tệp đúng hướng dẫn của hệ thống.
Bước 3: Ký số và nộp hồ sơ. Người nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số hợp lệ để xác nhận thông tin và tiến hành nộp. Hệ thống sẽ tự động cấp mã số hồ sơ điện tử để tra cứu trạng thái xử lý.
Bước 4: Theo dõi tiến độ và phản hồi thông báo. Sau khi nộp, người dùng có thể theo dõi trạng thái xử lý trực tiếp trên tài khoản hoặc qua email. Nếu Cục SHTT yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ, người nộp có thể thực hiện nộp tài liệu bổ sung trực tuyến mà không cần đến trực tiếp cơ quan.
Việc đăng ký trực tuyến giúp giảm đáng kể thời gian chờ đợi, tiết kiệm chi phí in ấn, và đặc biệt là giúp doanh nghiệp có thể quản lý hồ sơ “real-time” mọi lúc, mọi nơi.
Xử lý khiếu nại, tranh chấp nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp trực tuyến
Trong quá trình nộp hoặc sau khi có kết quả thẩm định, chủ đơn có thể khiếu nại nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp quyết định của Cục SHTT nếu cho rằng quyền lợi của mình bị ảnh hưởng.
Các trường hợp phổ biến bao gồm:
- Bị từ chối đơn đăng ký;
- Có đơn trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn;
- Có hành vi xâm phạm quyền đối với nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp đã được bảo hộ.
Hiện nay, việc nộp đơn khiếu nại và các tài liệu kèm theo cũng có thể thực hiện qua hệ thống trực tuyến. Người nộp chỉ cần chọn mục “Xử lý khiếu nại” trong tài khoản dịch vụ công, tải lên tài liệu điện tử và ký số xác nhận.
Hệ thống sẽ ghi nhận thời điểm nộp đơn, gửi thông báo tiếp nhận và cho phép theo dõi tiến độ xử lý tương tự như hồ sơ đăng ký. Đặc biệt, trong môi trường số, các bằng chứng điện tử (email, dữ liệu đăng ký, thông báo hệ thống,…) có giá trị pháp lý quan trọng, giúp quá trình xác minh minh bạch và khách quan hơn.
Vai trò của licensor và licensee trong môi trường số
Trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ, việc chuyển quyền sử dụng nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp thường được thực hiện thông qua hợp đồng licensing (li-xăng). Licensor là chủ sở hữu nhãn hiệu/kiểu dáng công nghiệp – người có quyền cho phép người khác sử dụng đối tượng đó. Còn licensee là bên được cấp quyền sử dụng, có nghĩa vụ tuân thủ phạm vi, thời hạn, lãnh thổ và điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Môi trường số giúp licensor dễ dàng quản lý quyền sử dụng, giám sát việc khai thác, trong khi licensee có thể nhanh chóng gia hạn, sửa đổi hoặc chấm dứt hợp đồng qua hệ thống. Đây là bước tiến quan trọng trong việc số hóa hoạt động quản trị tài sản sở hữu trí tuệ tại Việt Nam.
Lưu ý khi thực đăng ký & xử lý khiếu nại nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp trên môi trường số
- Kiểm tra định dạng và dung lượng tài liệu trước khi tải lên hệ thống.
- Hồ sơ phải được ký số hợp lệ bởi cá nhân hoặc tổ chức có thẩm quyền.
- Thường xuyên kiểm tra thông báo trên hệ thống để kịp thời phản hồi hoặc bổ sung tài liệu.
- Lưu trữ song song bản điện tử và bản giấy (nếu có) để đảm bảo an toàn dữ liệu.
- Khi nộp hồ sơ qua đại diện, cần chắc chắn đại diện đã được Cục SHTT cấp mã số hợp lệ.
Chuyển đổi số trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ không chỉ là xu hướng tất yếu mà còn là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tài sản trí tuệ. Thực hiện thủ tục đăng ký, khiếu nại nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp, hay đăng ký hợp đồng licensing trực tuyến mang lại tính minh bạch, nhanh chóng và đồng bộ với xu hướng số hóa hành chính công hiện nay.
Công ty Luật Siglaw – với kinh nghiệm tư vấn pháp lý và thực hiện thủ tục đăng ký & xử lý khiếu nại nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp trên môi trường số, đảm bảo quyền lợi và bảo vệ giá trị thương hiệu một cách toàn diện.
Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí ban đầu từ đội ngũ chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm của Công ty Luật Siglaw.
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, Tp. Hà Nội.
Email: vphn@siglaw.com.vn
Chi nhánh tại miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Tp. Hồ Chí Minh.
Email: vphcm@siglaw.com.vn
Chi nhánh miền Trung: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, Tp. Đà Nẵng.
Email: vphcm@siglaw.com.vn
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
