Nguyên tắc sửa chữa sổ sách kế toán

Chủ đề: Đầu tư FDI tại Việt Nam, Kiểm toán và thuế

03/01/2024

Sửa chữa sổ sách kế toán là quá trình điều chỉnh các thông tin tài chính trong sổ sách kế toán của một doanh nghiệp để phản ánh chính xác hơn về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh. Việc sửa chữa sổ sách kế toán cũng cần tuân theo các quy định của pháp luật bởi hoạt động này liên quan tới nhiều vấn đề khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin liên quan tới một số nguyên tắc chính khi thực hiện quá trình sửa chữa sổ sách kế toán.

Mục đích của hoạt động ghi sổ sách kế toán

Theo Điều 24 Luật Kế toán 2015 và Điều 88 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định, sổ kế toán là công cụ sử dụng để ghi chép, tổ chức, và lưu trữ mọi giao dịch kinh tế và tài chính liên quan đến đơn vị kế toán.

Nội dung của sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán cần bao gồm các thông tin sau đây, tùy thuộc vào loại nghiệp vụ kinh tế cụ thể:

Thời gian phát sinh: Ghi rõ ngày, tháng, năm của sự kiện kinh tế trong sổ kế toán.
Thông tin của chứng từ kế toán: Bao gồm số hiệu, ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán để có cơ sở ghi chép trên sổ.
Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: Mô tả ngắn gọn về bản chất của giao dịch kinh tế phát sinh.
Số tiền phát sinh: Ghi chính xác số tiền liên quan đến sự kiện kinh tế.
Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ: Bảng tổng hợp về tình hình tài chính, bao gồm số dư ban đầu, các giao dịch phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.

Xây dựng biểu mẫu sổ sách kế toán sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các thông tin cần thiết được ghi chép một cách cụ thể và có tổ chức.

Các nguyên tắc khi sửa chữa sổ sách kế toán

Việc sửa chữa sổ sách kế toán phải tuân theo các phương pháp mà pháp luật quy định như sau theo Điều 27 Luật Kế toán 2015:

Trong trường hợp sổ sách kế toán có sai sót thì sẽ không được tẩy xóa làm mất thông tin, số liệu mà sẽ phải sử dụng ba phương pháp dưới đây để sửa chữa:

(1) Ghi cải chính: Được thực hiện bằng cách gạch một đường thẳng vào nơi có sai sót và ghi lại số hoặc chữ đúng ở phía trên. Quy trình này phải có chữ ký của kế toán trưởng đặt bên cạnh.

(2) Ghi số âm: Sử dụng mực đỏ hoặc đặt số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng. Điều này cũng cần chữ ký của kế toán trưởng để xác nhận.

(3) Ghi điều chỉnh: Tạo “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch để điều chỉnh thông tin chính xác.

Lưu ý: Trong trường hợp sổ kế toán được quản lý bằng phương tiện điện tử, quá trình sửa chữa thường được thực hiện thông qua phương pháp ghi điều chỉnh.

Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính năm cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, việc sửa chữa sổ kế toán cần được thực hiện trên sổ của năm phát hiện lỗi, đồng thời cần có thuyết minh chi tiết về quá trình sửa chữa này.

Xử phạt hành chính đối với trường hợp sửa chữa sai sót kế toán không đúng phương pháp theo quy định

Nếu người sửa chữa không chỉnh sửa sai sót kế toán theo nguyên tắc và phương pháp nêu trên, họ sẽ bị phạt hành chính theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, cụ thể:

Cá nhân sẽ bị phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng nếu có các hành vi dưới đây. Chú ý: Theo quy định tại Điều 6, Nghị định 41/2018/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Điều 5, Nghị định 102/2021/NĐ-CP), trong trường hợp tổ chức vi phạm cùng hành vi, mức phạt tiền sẽ là gấp đôi mức áp dụng cho cá nhân:

Ghi chép sổ kế toán không đầy đủ theo các nội dung chủ yếu theo quy định;
Thực hiện sửa chữa sai sót trên sổ kế toán mà không tuân thủ đúng phương pháp quy định;
Không thực hiện việc in sổ kế toán ra giấy sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử đối với các loại sổ kế toán yêu cầu in ra giấy theo quy định.

Mức xử phạt hành chính đối với các trường hợp khác liên quan tới sổ sách kế toán:

Mức phạt từ 1.000.000đ đến 2.000.000đ:

Lập sổ kế toán không đưa ra đầy đủ thông tin theo quy định.

Sổ kế toán không tuân thủ quy chuẩn, bao gồm việc ghi bằng bút mực, ghi chèn phía trên hoặc phía dưới, chồng chéo; không thực hiện gạch chéo khi hết trang, và các vi phạm khác liên quan đến việc ghi chép.

Mức phạt từ 3.000.000đ đến 5.000.000đ:

Sổ kế toán không ghi đầy đủ các thông tin chủ yếu theo quy định.

Sửa chữa sai sót trên sổ không tuân thủ đúng quy định.

Không thực hiện việc in sổ kế toán giấy sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử.

Mức phạt từ 5.000.000đ đến 10.000.000đ:

Thực hiện việc mở sổ kế toán không đúng thời gian quy định.

Chứng từ kế toán không đi kèm với thông tin ghi sổ đầy đủ hoặc không chính xác.

Thông tin và số liệu ghi trên sổ của năm sau không kế tiếp của năm trước.

Không thực hiện việc khóa sổ kế toán theo đúng quy định hoặc các trường hợp mà pháp luật quy định.

Mức phạt từ 20.000.000đ đến 30.000.000đ:

Hủy bỏ trước hạn hoặc cố ý làm hỏng sổ kế toán.

Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.