Theo các cam kết quốc tế mà Việt Nam là thành viên, thương nhân nước ngoài được phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam nhằm thực hiện các hoạt động liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến cơ hội đầu tư, kinh doanh cho thương nhân mà mình đại diện. Trong những năm gần đây, Việt Nam là một trong những quốc gia được nhiều doanh nghiệp nước ngoài lựa chọn để đặt văn phòng đại diện, tạo nền tảng cho việc mở rộng hoạt động tại thị trường Việt Nam.
Vậy để thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện nào, chuẩn bị hồ sơ ra sao và thực hiện thủ tục pháp lý như thế nào? Dưới đây là những thông tin chi tiết cần lưu ý.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài
Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
Điều kiện đối với thương nhân nước ngoài
- Được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ là thành viên điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia, hoặc được pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ đó công nhận.
- Đã hoạt động tối thiểu 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
- Trường hợp giấy phép kinh doanh hoặc tài liệu tương đương có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn còn lại phải từ 01 năm trở lên tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
Điều kiện đối với văn phòng đại diện
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với các cam kết quốc tế của Việt Nam.
- Trường hợp nội dung hoạt động chưa phù hợp với cam kết quốc tế hoặc thương nhân nước ngoài đến từ quốc gia, vùng lãnh thổ không tham gia điều ước quốc tế với Việt Nam, việc thành lập văn phòng đại diện phải được cơ quan quản lý chuyên ngành chấp thuận.
Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập văn phòng đại diện
Để thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, doanh nghiệp nước ngoài cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu quy định, có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu pháp lý tương đương đã được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
- Quyết định hoặc văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc tài liệu chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ tài chính trong năm tài chính gần nhất.
- Bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện (đối với người nước ngoài) hoặc CCCD/CMND (đối với công dân Việt Nam).
- Hồ sơ chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt trụ sở, bao gồm hợp đồng thuê hoặc thỏa thuận thuê địa điểm cùng các giấy tờ pháp lý liên quan đến địa điểm dự kiến đặt văn phòng.
Thông tin doanh nghiệp cần cung cấp
Ngoài các tài liệu pháp lý nêu trên, doanh nghiệp cần cung cấp thêm:
- Ngành nghề, nội dung hoạt động của công ty mẹ ở nước ngoài.
- Nội dung hoạt động dự kiến của Văn phòng đại diện tại Hà Nội.
- Thời hạn hoạt động của công ty mẹ (nếu không thể hiện trên giấy phép kinh doanh).
- Thông tin tài khoản ngân hàng, số điện thoại và email của công ty mẹ.
- Số lượng văn phòng đại diện đã thành lập tại Việt Nam (nếu có).
- Địa chỉ trụ sở dự kiến của Văn phòng đại diện tại Hà Nội.
- Thông tin cá nhân của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
Cơ quan có thẩm quyền cấp phép thành lập văn phòng đại diện
Tùy theo vị trí đặt trụ sở, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm:
- Sở Công Thương: đối với văn phòng đại diện đặt ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao.
- Ban Quản lý Khu Công nghệ cao và Khu Công nghiệp Hà Nội: đối với văn phòng đại diện đặt trong các khu vực nêu trên.
Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài
Bước 1: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc bằng hình thức trực tuyến (nếu đáp ứng điều kiện áp dụng) đến cơ quan có thẩm quyền.
Bước 2: Thẩm định hồ sơ
- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp phép sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ.
- Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc sửa đổi, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo bằng văn bản và chỉ yêu cầu bổ sung một lần trong suốt quá trình giải quyết.
Bước 3: Cấp Giấy phép
- Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Trường hợp từ chối, cơ quan cấp phép phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Trường hợp phải xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành
Nếu hoạt động dự kiến của Văn phòng đại diện chưa phù hợp với cam kết quốc tế hoặc chưa được quy định trong văn bản pháp luật chuyên ngành:
- Cơ quan cấp phép sẽ gửi văn bản lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành trong vòng 03 ngày làm việc.
- Bộ quản lý chuyên ngành có 05 ngày làm việc để trả lời.
- Sau khi nhận được ý kiến, cơ quan cấp phép sẽ ra quyết định cấp hoặc không cấp giấy phép trong thời hạn 05 ngày làm việc tiếp theo.
Công bố thông tin Văn phòng đại diện
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp phép, cơ quan có thẩm quyền sẽ công bố trên cổng thông tin điện tử các nội dung:
- Tên và địa chỉ Văn phòng đại diện.
- Tên và địa chỉ thương nhân nước ngoài.
- Thông tin người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Số, ngày cấp và thời hạn của Giấy phép.
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện.
Lệ phí cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Theo quy định hiện hành, mức lệ phí được áp dụng như sau:
- Cấp mới Giấy phép: 3.000.000 đồng/giấy phép.
- Cấp lại, sửa đổi, bổ sung hoặc gia hạn Giấy phép: 1.500.000 đồng/giấy phép.
Lệ phí được nộp bằng Đồng Việt Nam (VNĐ).
Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài
Trường hợp áp dụng pháp luật chuyên ngành
Nghị định 07/2016/NĐ-CP không áp dụng đối với các văn phòng đại diện thuộc lĩnh vực đã có quy định chuyên ngành riêng như:
- Công ty chứng khoán nước ngoài.
- Tổ chức tín dụng nước ngoài và các tổ chức có hoạt động ngân hàng.
- Doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài.
Đối với các trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục theo quy định của pháp luật chuyên ngành tương ứng.
Nghĩa vụ sau khi thành lập
Sau khi được cấp phép, Văn phòng đại diện cần thực hiện các công việc sau:
- Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ hoặc đồng Việt Nam có nguồn gốc ngoại tệ.
- Thực hiện chế độ báo cáo hoạt động hằng năm theo quy định.
- Lập sổ quỹ tiền mặt và lưu trữ chứng từ kế toán liên quan.
- Thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài (nếu có).
- Ký kết hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại Văn phòng đại diện.
- Kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm theo quy định.
- Thực hiện các nghĩa vụ pháp lý khác theo quy định hiện hành.
Hồ sơ pháp lý cần lưu giữ trong quá trình hoạt động
Trong suốt thời gian hoạt động, Văn phòng đại diện cần lưu giữ đầy đủ các tài liệu sau:
- Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Con dấu và hồ sơ liên quan đến việc sử dụng con dấu.
- Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện.
- Hồ sơ lao động, kế toán, tài chính và các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động.
- Toàn bộ hồ sơ pháp lý đã sử dụng khi thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Siglaw
Việc thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không chỉ đòi hỏi đáp ứng các điều kiện chung như đối với doanh nghiệp trong nước mà còn phải tuân thủ nhiều quy định pháp lý riêng liên quan đến hoạt động của nhà đầu tư nước ngoài. Các yêu cầu về hồ sơ, hợp pháp hóa lãnh sự, địa điểm đặt trụ sở và người đứng đầu văn phòng đại diện thường khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian và chi phí nếu tự thực hiện.
Lựa chọn dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài của công ty luật Siglaw là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro pháp lý và nhanh chóng hoàn tất thủ tục theo đúng quy định. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, Siglaw hỗ trợ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ và đại diện khách hàng làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giúp quá trình thành lập văn phòng đại diện diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Nếu cần tư vấn chi tiết về Thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài, khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với công ty luật Siglaw để được hỗ trợ.
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, TP. Hà Nội.
Chi nhánh tại miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: VIFC DN – Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
