Văn phòng đại diện có con dấu không?

Trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, việc thành lập một văn phòng đại diện tại một địa điểm ngoài trụ sở chính thường là một phần quan trọng của chiến lược mở rộng thị trường. VPĐD với vai trò là “cánh tay” của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp mở rộng tầm ảnh hưởng và phát triển mối quan hệ với các đối tác.

Tuy nhiên, với nhiều quy định pháp lý liên quan, một trong những vấn đề thường gặp mà doanh nghiệp cần phải xem xét là liệu văn phòng đại diện có con dấu không? Bài viết sau đây Công Ty Luật Siglaw sẽ đây sẽ tiếp cận và giải đáp câu hỏi này từ góc độ pháp lý, với hy vọng mang đến những thông tin bổ ích và đầy đủ cho các doanh nghiệp.

Vai trò của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của công ty, thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho công ty.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân. Vì vậy, VPĐD không được tự mình thực hiện quyền và nghĩa vụ như một công ty độc lập, mà chỉ hoạt động trong phạm vi được công ty mẹ ủy quyền. Văn phòng được phép sử dụng con dấu của công ty khi thực hiện nhiệm vụ. Sau đây là 3 vai trò chính của VPĐD:

Đại diện cho công ty tại khu vực

VPĐD thay mặt công ty hoạt động tại một địa bàn cụ thể. Các công việc gồm: tham dự họp, hội nghị; thực hiện thủ tục pháp lý; bảo vệ quyền lợi của công ty. Trong phạm vi ủy quyền, văn phòng có thể ký hợp đồng và giao dịch với đối tác, khách hàng.

Kết nối và mở rộng thị trường

VPĐD đóng vai trò như “cánh tay nối dài” tại những nơi công ty chưa có chi nhánh. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ tiếp cận khách hàng mới, quảng bá sản phẩm, dịch vụ và xây dựng quan hệ với đối tác tiềm năng.

Hỗ trợ hoạt động kinh doanh

VPĐD giúp thu thập thông tin thị trường, theo dõi hoạt động của đối thủ cạnh tranh, hỗ trợ thủ tục hành chính, pháp lý tại địa phương. Đồng thời, văn phòng còn phục vụ khách hàng thông qua các dịch vụ do công ty cung cấp.

Con dấu của Văn phòng đại diện

Để giải đáp thắc mắc: Văn phòng đại diện có con dấu không? câu trả lời là CÓ. Vì Theo Điều 43 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, con dấu được sử dụng tại VPĐD chỉ là con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để hỗ trợ cho công việc hoạt động, VPĐD cũng có thể đăng ký một con dấu riêng.

Thông tin trên con dấu VPĐD

Con dấu của văn phòng đại diện sẽ chứa thông tin như:

• Tên của doanh nghiệp.
• Tên của VPĐD.
• Địa chỉ của VPĐD.

Người chịu trách nhiệm quản lý con dấu

Theo pháp luật hiện hành, người được doanh nghiệp ủy quyền sẽ là người quản lý con dấu của văn phòng đại diện. Quyền ủy quyền này cần phải được ghi rõ trong một văn bản.

Người được ủy quyền quản lý con dấu VPĐD có thể là một cá nhân hoặc một nhóm người. Người có trách nhiệm quản lý con dấu cần phải có đủ năng lực hành vi dân sự và được đào tạo về nghiệp vụ sử dụng con dấu.

Nhiệm vụ của người quản lý con dấu của VPĐD bao gồm:

• Bảo quản con dấu của VPĐD;
• Sử dụng con dấu theo đúng quy định của pháp luật;
• Báo cáo về việc sử dụng con dấu cho doanh nghiệp theo quy định.

Khi người quản lý con dấu không còn làm nhiệm vụ này, doanh nghiệp phải thu hồi con dấu và trao lại cho người quản lý con dấu mới. Nếu văn phòng đại diện không có người quản lý con dấu, doanh nghiệp cần phải chỉ định người quản lý con dấu của doanh nghiệp làm thêm nhiệm vụ quản lý con dấu của VPĐD.

Xem thêm:

Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?

Chức năng hoạt động của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có thể xuất hóa đơn không?

Dựa vào Điều 11 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn mà tổ chức hoặc cá nhân bán hàng tạo ra, đưa vào các thông tin về việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Đồng thời, theo Điều 43 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, văn phòng đại diện được xem là một bộ phận phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân và không được thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, ngoại trừ việc sử dụng dấu của công ty.

Từ đó có thể rút ra, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân và không thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, bao gồm việc xuất hóa đơn. Do đó, văn phòng đại diện không có thẩm quyền xuất hóa đơn.

Nếu văn phòng đại diện phát sinh việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, thì những hoạt động này phải được doanh nghiệp chịu trách nhiệm thực hiện. Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho VPĐD để thực hiện việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, nhưng việc xuất hóa đơn vẫn phải được doanh nghiệp thực hiện.

Trên đây là bài viết “Văn phòng đại diện có con dấu không?”, cung cấp cho cá nhân/tổ chức có thể hiểu được việc vận hành văn phòng đại diện. Nếu quý khách hàng đang có bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc đến dịch vụ pháp lý cần được hỗ trợ, các Luật sư, luật gia chuyên môn sẽ tư vấn, giúp đỡ tận tình, hãy liên hệ tới công ty luật Siglaw qua thông tin dưới đây để được tư vấn nhanh chóng, hiệu quả.

Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, Tp.Hà Nội.

Chi nhánh tại miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh.

Chi nhánh miền Trung: VIFC DN – Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng

Email: vp@siglaw.com.vn

Hotline: 0961 366 238

Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw