Là điểm gặp gỡ quan trọng, văn phòng đại diện chơi một vai trò không thể phủ nhận trong quá trình mở rộng và duy trì các mối quan hệ kinh doanh quốc tế. Tại đây, không gian được thiết kế tinh tế và chuyên nghiệp, là điểm hội tụ của mọi hoạt động thương mại và gặp gỡ, nơi mà hiệu suất và chuyên nghiệp đều được đặt lên hàng đầu. Mục tiêu chính là xây dựng một môi trường làm việc thuận lợi, tối ưu hóa tiện ích cho việc giao tiếp giữa các doanh nghiệp và đối tác quốc tế. Do đó, văn phòng đại diện không chỉ đơn thuần là nơi làm việc, mà còn là biểu tượng tượng của sự chuyên nghiệp và uy tín, thể hiện cam kết vững chắc của tổ chức đối với sự thành công toàn cầu.
Khái niệm văn phòng đại diện khác tỉnh với công ty mẹ là gì ?
Theo quy định của Khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là một phần của công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân, do đó trong quá trình thành lập, không có yêu cầu đăng ký mức vốn điều lệ của công ty.
VPĐD có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cùng với con dấu riêng để hỗ trợ các công việc nội bộ. Mặc dù không có quyền trực tiếp tham gia kinh doanh hoặc ký kết các hợp đồng kinh tế bằng dấu của mình, nhưng văn phòng đại diện vẫn có thể ký kết các hợp đồng dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp đã thành lập văn phòng đại diện và sử dụng dấu của doanh nghiệp đó.
Văn phòng đại diện khác tỉnh thành với công ty mẹ đơn giản nghĩa là địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện đó khác tỉnh thành với địa chỉ trụ sở của Công ty mẹ. Ví dụ: Công ty cổ phần A (công ty mẹ) có địa chỉ tại Quận Cầu Giấy Thành phố Hà Nội, nhưng văn phòng đại diện của Công ty cổ phần A có địa chỉ tại Quận 10 thành phố Hồ Chí Minh.
Thông thường, văn phòng đại diện ở khác tỉnh thành với công ty mẹ để tăng độ phủ sóng của công ty trên thị trường và thuận lợi hóa quá trình hoạt động, kết nối giữa công ty mẹ và khách hàng ở các tỉnh thành khác với địa chỉ trụ sở của Công ty mẹ. Dù vậy, ở một số thành phố lớn, các công ty vẫn thành lập văn phòng đại diện ở các quận khác nhau, vì các quận của thành phố lớn cũng thường cách nhau khá xa.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh với công ty mẹ
Theo Điều 45 Luật doanh nghiệp 2020, các doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh và văn phòng đại diện cả trong và ngoài nước. Họ có thể mở một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại các địa phương dựa trên đơn vị hành chính địa giới.
Điều quan trọng là Công ty mẹ cần phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và có các giấy tờ, hồ sơ theo yêu cầu trước khi thành lập văn phòng đại diện. Vậy hồ sơ sẽ gồm những gì, hãy tìm hiểu ở phần 3 dưới đây.
Quy trình chi tiết thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh với công ty mẹ
Ngoài các bước ban đầu như đặt mục tiêu thành lập VPDD, rà soát, chọn địa điểm, chuẩn bị chi phí đặt VPDD,.v.v. thì các bước theo thủ tục hành chính Thành lập VPDD khác tỉnh thành với công ty mẹ được thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- 01 Văn bản thông báo lập văn phòng đại diện;
- 01 Quyết định của Hội đồng thành viên/ Chủ sở hữu công ty/ Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
- 01 Bản sao Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD;
- 01 Bản sao y chứng thực CCCD/CMND/hộ chiếu của người đứng đầu VPDD;
- 01 Văn bản ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục ĐKDN.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
Hình thức và địa điểm nộp:
- Trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp dự kiến đặt văn phòng đại diện. Một số phòng đăng ký kinh doanh như là:
- Hà Nội: Tòa nhà Trung tâm giao dịch công nghệ thường xuyên Hà Nội – Khu liên cơ Võ Chí Công, số 258 đường Võ Chí Công, phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội
- TP.HCM: số 32 Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Đà Nẵng: Sở Kế Hoạch & Đầu Tư Thành Phố Đà Nẵng, 2, Tầng 14-15, Quang Trung, Phường Thạch Thang, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng, Thạch Thang, Hải Châu, Đà Nẵng
- Trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/auth/Public/LogOn.aspx?ReturnUrl=%2Fonline%2Fdefault.aspx
Bước 3: Bổ sung, sửa đổi hồ sơ nếu được yêu cầu
Bước 4: Nhận kết quả
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho tổ chức.
Đối với văn phòng đại diện đặt tại quốc gia khác, trong khoảng thời gian 30 ngày làm việc, tính từ ngày chính thức khai trương văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp cần phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi mà doanh nghiệp đã đăng ký, đồng thời kèm theo bản sao hợp lệ của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, nhằm bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh với công ty mẹ
Ngành, lĩnh vực kinh doanh, và hoạt động của văn phòng đại diện không thực hiện đăng ký theo mã ngành cấp 4 trong hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam. Thay vào đó, chỉ ghi nhận nội dung hoạt động dựa trên ủy quyền của công ty mẹ. Đa số văn phòng đại diện được miêu tả là thực hiện chức năng văn phòng liên lạc và trưng bày giới thiệu sản phẩm.
Mặc dù văn phòng đại diện không có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế môn bài, tuy nhiên, chúng có trách nhiệm kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công và tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện.
Với việc có mẫu dấu riêng, sau khi thành lập doanh nghiệp, cần thực hiện thủ tục công bố mẫu dấu tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Tên của văn phòng đại diện cần được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” và không được phép sử dụng trụ sở là chung cư hoặc tập thể.
