Mẫu Hồ sơ & thủ tục điều chỉnh/thay đổi người đại diện theo pháp luật

Tùy theo loại hình doanh nghiệp thì việc điều chỉnh, thay đổi người đại diện theo pháp luật như thay đổi giám đốc, tổng giám đốc hoặc người giữ vai trò đại diện hợp pháp của công ty sẽ có một số điểm khác biệt trong hồ sơ, thủ tục.

Trong bài viết này Công ty luật Siglaw sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z cho những ai đang tìm hiểu hồ sơ, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật cho công ty cổ phần, công ty TNHH 1 thành viên và TNHH 2 thành viên trở lên một cách đầy đủ và đúng quy định hiện hành.

Mẫu Hồ sơ điều chỉnh, thay đổi người đại diện pháp luật đối với công ty cổ phần

01 Bộ hồ sơ mẫu thay đổi người đại diện, giám đốc công ty cổ phần bao gồm các loại giấy tờ cần thiết như sau:

• Thông báo thay đổi người đại diện công ty cổ phần (Mẫu số 13, Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC)
• Quyết định của Hội đồng quản trị CTCP về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Biên bản họp Hội đồng quản trị thông qua nội dung thay đổi.
• Giấy ủy quyền khi nhờ người khác hoặc thuê dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của người đại diện mới như căn cước công dân (CCCD) gắn chíp hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.

Mẫu Hồ sơ chuyển đổi, thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH một thành viên

Thành phần hồ sơ thay đổi CEO, người đại diện pháp luật của Công ty TNHH MTV sẽ bao gồm:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 1 thành viên (Mẫu số 13, Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC)
• Quyết định của chủ sở hữu công ty TNHH MTV về việc điều chỉnh người đại diện theo pháp luật.
• Giấy ủy quyền nếu nhờ người khác hoặc thuê công ty luật làm dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đại diện mới.

Mẫu Hồ sơ thay đổi, chuyển đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 2TV

Bộ hồ sơ chi tiết để thay đổi, chuyển đổi người đại diện pháp luật trong công ty TNHH 2 thành viên sẽ bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 2TV (Mẫu số 13, Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC)
• Quyết định của Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên về việc chuyển đổi người đại diện theo pháp luật.
• Biên bản họp Hội đồng thành viên ghi nhận việc thông qua nội dung thay đổi.
• Giấy ủy quyền khi thuê làm dịch vụ thay đổi người đại diện hoặc nhờ người khác nộp thay.
• Bản sao hợp lệ căn cước công dân gắn chip hoặc hộ chiếu của người đại diện mới.

Thủ tục các bước điều chỉnh, thay đổi người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân nhân danh doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Đây cũng là người ký kết hồ sơ với cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế và đại diện doanh nghiệp trong các tranh chấp tại tòa án hoặc trọng tài khi cần thiết.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể bổ nhiệm một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, tuy nhiên luôn phải bảo đảm có ít nhất một người cư trú tại Việt Nam.

Quy trình thủ tục các bước điều chỉnh, thay đổi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp hiện nay sẽ gồm 4 bước cụ thể như sau:

1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ điều chỉnh, thay đổi người đại diện pháp luật theo đúng mẫu loại hình doanh nghiệp đã được liệt kê bên trên.
2. Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc thực hiện qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.
3. Trong thời hạn khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã điều chỉnh thông tin người đại diện mới. Nếu hồ sơ được nộp trực tuyến, doanh nghiệp cần nộp bổ sung bản giấy (nếu được yêu cầu) trước khi nhận kết quả.
4. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp thực hiện nộp lại hồ sơ theo quy định.

Xem thêm:

Dịch vụ thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh trọn gói từ 900.000 VNĐ

Dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật từ 1.000.000 đồng 03 ngày

Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Trong đa số trường hợp, pháp luật không quy định người đại diện theo pháp luật phải có bằng cấp hoặc chứng chỉ chuyên môn.

Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện, người đại diện theo pháp luật phải đáp ứng các tiêu chuẩn riêng. Ví dụ, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đòi nợ (trong thời kỳ còn được phép hoạt động theo quy định trước đây) phải có người đại diện sở hữu bằng đại học thuộc nhóm ngành kinh tế, quản lý, pháp luật hoặc an ninh, đồng thời có phiếu lý lịch tư pháp chứng minh không có tiền án, tiền sự theo quy định.

Một số câu hỏi về thay đổi người đại diện pháp luật công ty

Thủ tục chuyển đổi người đại diện pháp luật mất bao lâu?

Thông thường 3-5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ điều chỉnh người đại diện pháp luật hợp lệ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính.

Thay đổi giám đốc cần những thủ tục gì?

Ban hành quyết định thay đổi, lập biên bản (nếu có), chuẩn bị hồ sơ, nộp thông báo thay đổi đến Phòng Đăng ký kinh doanh và cập nhật thông tin liên quan (ngân hàng, thuế, chữ ký số nếu cần).

Điều chỉnh người đại diện theo pháp luật có hiệu lực khi nào?

Có hiệu lực kể từ thời điểm được Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận nội dung người đại diện đã được chuyển đổi.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật Công ty TNHH 1 thành viên?

Hồ sơ bao gồm: Thông báo thay đổi; Quyết định của chủ sở hữu công ty; Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện mới; Văn bản ủy quyền (nếu ủy quyền nộp hồ sơ).

Thành phần hồ sơ và quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát kỹ các biểu mẫu, giấy tờ và quy định pháp luật hiện hành để tránh phải bổ sung hoặc sửa đổi nhiều lần. Nếu chưa có kinh nghiệm thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên tham khảo dịch vụ Thay đổi người đại diện theo pháp luật, thay đổi giám đốc công ty chỉ từ 1.000.000 đồng, hoàn thành trong 03 ngày tại Công ty luật Siglaw nhằm tiết kiệm thời gian và bảo đảm hồ sơ được xử lý đúng quy định.

Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, TP. Hà Nội.

Chi nhánh tại miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh.

Chi nhánh miền Trung: VIFC DN – Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng

Hotline: 0961 366 238

Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw