Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh và yêu cầu về truy xuất nguồn gốc hàng hóa ngày càng khắt khe, mã số mã vạch đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, thậm chí là điều kiện bắt buộc để sản phẩm được chấp nhận vào siêu thị, sàn thương mại điện tử hay thị trường xuất khẩu.
Bài viết này của SIGLAW sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ khái niệm mã số mã vạch, các loại mã vạch phổ biến, thủ tục đăng ký theo quy định mới nhất tại Nghị định 37/2026/NĐ-CP, và những lợi ích thiết thực khi thực hiện thủ tục này.
Mã số mã vạch là gì?
Mã số là chuỗi ký tự gồm chữ hoặc số dùng để định danh hàng hóa, dịch vụ, địa điểm hay chủ thể liên quan. Mỗi mã số đại diện cho một dòng sản phẩm nhất định (như xuất xứ, đặc tính lưu thông…), không thể hiện giá cả hay chất lượng.
Mã vạch (Barcode) là phương thức mã hóa và truyền tải thông tin của mã số dưới dạng hình ảnh hoặc tín hiệu, bao gồm mã vạch 1D, 2D (QR Code), chip RFID và các công nghệ nhận dạng khác.
Mã số mã vạch đóng vai trò cốt lõi trong việc định danh và theo dõi luồng hàng hóa suốt quá trình vận chuyển, quản lý kho và bán lẻ. Thông qua mã vạch, doanh nghiệp có thể truy xuất các dữ liệu quan trọng như: mã định danh sản phẩm, xuất xứ, nhà sản xuất và thông tin thương mại.
Các loại mã vạch thông dụng
Có 2 loại mã vạch được ứng dụng phổ biến nhất hiện nay: mã vạch 1D và mã vạch 2D.
Mã vạch 1D (mã vạch tuyến tính)
Gồm các vạch đen trắng song song xếp xen kẽ, dữ liệu được mã hóa theo một chiều duy nhất (chiều rộng của vạch). Các mã vạch 1D phổ biến:
- EAN & UPC: Ứng dụng rộng rãi trong bán lẻ, siêu thị và hàng tiêu dùng nhanh.
- Code 39: Thường dùng trong y tế, cơ quan hành chính và xuất bản sách.
- Code 128, ITF: Dùng trong logistics, kho vận.
Mã vạch 2D
Là hình ma trận chứa các ô vuông nhỏ xen kẽ, mã hóa dữ liệu theo cả chiều ngang lẫn chiều dọc nên có sức chứa thông tin lớn hơn nhiều so với mã vạch 1D. Các mã vạch 2D phổ biến:
- QR Code: Phổ biến nhất trong tra cứu thông tin, quét mã thanh toán, chuyển khoản và tiếp thị sản phẩm.
- Data Matrix: Chức năng tương tự QR Code nhưng kích thước nhỏ gọn hơn, phù hợp cho linh kiện điện tử.
- PDF417: Có khả năng lưu trữ lượng dữ liệu lớn như hình ảnh kỹ thuật số, dấu vân tay hoặc chữ ký.
Việc lựa chọn loại mã vạch phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm sản phẩm, thị trường tiêu thụ (nội địa hay xuất khẩu) và hệ thống quản lý mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Quy trình hồ sơ, thủ tục đăng ký mã số mã vạch
Theo quy định tại Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa, thủ tục cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch được thực hiện hoàn toàn trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cụ thể như sau:
Bước 1: Xác định đối tượng đăng ký
Theo khoản 1 Điều 29, việc cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch áp dụng cho:
- Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh, dịch vụ chưa đăng ký sử dụng mã số, mã vạch;
- Tổ chức, cá nhân đã được cấp quyền sử dụng nhưng cần đăng ký cấp lại trong các trường hợp: đã sử dụng hết quỹ mã số được cấp; bị thu hồi quyền sử dụng nhưng đã đủ điều kiện cấp lại; quyền sử dụng đã hết thời hạn hiệu lực; hoặc sáp nhập, liên doanh, liên kết hình thành pháp nhân mới; *
- Tổ chức, cá nhân đã được cấp quyền sử dụng, quyền còn thời hạn hiệu lực nhưng có thay đổi về tên, địa chỉ;
- Tổ chức, cá nhân có nhu cầu dùng lại mã số, mã vạch đã bị thu hồi (phải nộp đủ phí còn thiếu tính tới thời điểm đăng ký sử dụng lại).
Riêng trường hợp doanh nghiệp đã được cấp quyền sử dụng và không thuộc phần *, chỉ cần gửi yêu cầu để điều chỉnh thông tin mà không phải làm lại thủ tục cấp mới
Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký mã số, mã vạch Online
Theo khoản 3 Điều 29 và Điều 30, hồ sơ được lập thành 01 bộ và nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia, bao gồm:
- Biểu mẫu điện tử kê khai thông tin đăng ký theo Mẫu số 5 Phụ lục VII Nghị định 37/2026/NĐ-CP, kê khai đầy đủ các nội dung bắt buộc;
- Bản sao điện tử từ sổ gốc hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính của Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc tài liệu tương đương.
Lưu ý: Trường hợp tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh đã tích hợp các giấy tờ trên thông qua VNeID thì không cần phải cung cấp bản cứng của các giấy tờ này
Bước 3: Lựa chọn loại tiền tố mã doanh nghiệp và nộp phí
Theo khoản 1 Điều 31, khi nộp hồ sơ, tổ chức lựa chọn loại tiền tố mã doanh nghiệp (12 số, 10 số, 9 số, 8 số hoặc 7 số) và thời hạn hiệu lực của quyền sử dụng mã số, mã vạch, đồng thời nộp phí cấp mã số, mã vạch theo quy định.
Bước 4: Xử lý thẩm định hồ sơ
- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ: trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan xử lý thông báo qua Cổng dịch vụ công quốc gia để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung; doanh nghiệp có 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo để hoàn thiện hồ sơ ;
- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và doanh nghiệp đã nộp đủ phí: cơ quan xử lý cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch bản điện tử trong thời hạn 07 ngày làm việc, theo nội dung tại Mẫu số 6 Phụ lục VII Nghị định 37/2026/NĐ-CP.
Bước 5: Duy trì hiệu lực và các trường hợp bị thu hồi
Thời hạn hiệu lực của quyền sử dụng mã số, mã vạch được cấp theo đăng ký của doanh nghiệp; nếu doanh nghiệp chỉ thay đổi tên, địa chỉ thì hiệu lực vẫn giữ nguyên theo lần cấp trước đó.
Doanh nghiệp cần lưu ý, quyền sử dụng mã số, mã vạch có thể bị thu hồi trên hệ thống trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp đề nghị chấm dứt quyền sử dụng;
- Không gia hạn duy trì sử dụng mã số, mã vạch theo quy định;
- Doanh nghiệp không còn tồn tại về mặt pháp lý (giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động) hoặc chuyển đổi hình thức tổ chức mà không thông báo cho cơ quan quản lý;
- Sử dụng mã số, mã vạch sai quy định, như: cấp, cho thuê, chuyển nhượng mã số, mã vạch cho tổ chức, cá nhân khác; gắn mã số, mã vạch lên sản phẩm, hàng hóa không thuộc phạm vi đăng ký; sai lệch thông tin trong hồ sơ đăng ký hoặc dữ liệu sản phẩm;
- Bị cơ quan có thẩm quyền kết luận vi phạm quy định về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng, mã số, mã vạch có tính chất nghiêm trọng hoặc tái phạm.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên chủ động cập nhật, đối chiếu các quy định trên với văn bản pháp luật hiện hành và tham vấn đơn vị tư vấn pháp lý trước khi thực hiện thủ tục, do các quy định pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian.
Lợi ích khi doanh nghiệp đăng ký mã số mã vạch sản phẩm
Thứ nhất, tăng khả năng nhận diện và quản lý sản phẩm
Mỗi sản phẩm sau khi được gắn mã số mã vạch sẽ có một “mã định danh” duy nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý số lượng, chủng loại hàng hóa trong kho, tại điểm bán, tránh nhầm lẫn giữa các mặt hàng có mẫu mã tương tự nhau.
Thứ hai, đáp ứng điều kiện đưa hàng vào hệ thống siêu thị, chuỗi bán lẻ
Hầu hết các siêu thị, trung tâm thương mại, sàn thương mại điện tử lớn tại Việt Nam và quốc tế đều yêu cầu sản phẩm phải có mã số mã vạch hợp lệ mới được chấp nhận nhập hàng, lên kệ. Đây là điều kiện gần như bắt buộc để doanh nghiệp mở rộng kênh phân phối.
Thứ ba, hỗ trợ xuất khẩu, tiếp cận thị trường quốc tế
Do mã số mã vạch được cấp theo hệ thống tiêu chuẩn toàn cầu GS1, sản phẩm có mã vạch hợp lệ sẽ thuận lợi hơn khi làm thủ tục hải quan, thông quan và được đối tác nước ngoài tin tưởng, chấp nhận nhập khẩu.
Thứ tư, nâng cao uy tín, độ tin cậy của thương hiệu
Sản phẩm có mã số mã vạch minh bạch, hợp pháp thể hiện sự chuyên nghiệp, tuân thủ quy định pháp luật, từ đó tạo dựng niềm tin với người tiêu dùng và đối tác kinh doanh.
Thứ năm, hỗ trợ truy xuất nguồn gốc hàng hóa
Mã vạch (đặc biệt là mã QR) cho phép người tiêu dùng và cơ quan quản lý dễ dàng tra cứu thông tin về nguồn gốc, xuất xứ, nhà sản xuất, hạn sử dụng của sản phẩm, góp phần chống hàng giả, hàng nhái, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
Thứ sáu, tối ưu hóa quản lý bán hàng, giảm sai sót vận hành
Việc sử dụng mã vạch giúp quá trình thanh toán tại quầy, kiểm kê kho, quản lý xuất – nhập hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua máy quét, hạn chế tối đa sai sót do nhập liệu thủ công, đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí nhân sự cho doanh nghiệp.
Có thể thấy, đăng ký mã số mã vạch không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là bước đi cần thiết giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng thị trường và xây dựng uy tín thương hiệu một cách bền vững.
Công ty luật Siglaw là đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp, đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình chuẩn hóa thông tin và tuân thủ quy định về mã số mã vạch. Với kinh nghiệm thực chiến sâu rộng, đội ngũ luật sư của SIGLAW sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký MSMV nhanh chóng, chính xác và tối ưu chi phí, đảm bảo sản phẩm luôn sẵn sàng vươn xa thị trường.
Trụ sở chính thành phố Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, Tp. Hà Nội.
Chi nhánh miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: VIFC DN – Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng
Email: vp@siglaw.com.vn
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
