Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?

Trong bối cảnh toàn cầu hoá, hội nhập kinh tế, việc mở rộng hoạt động kinh doanh và tìm kiếm cơ hội mới trên thị trường quốc tế đang trở thành xu hướng phổ biến. Để thực hiện điều này, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn cách thành lập văn phòng đại diện tại các quốc gia khác

Tìm hiểu văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là đơn vị trực thuộc của thương nhân người nước ngoài có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền bảo vệ lợi ích cho thương nhân đó. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ không có tư cách pháp nhân nên không thể tự mình thực hiện các công việc kinh doanh sinh lời mà chỉ có chức năng ủy quyền các hoạt động bảo vệ lợi ích của thương nhân.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài khi có nhu cần thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài. Tài liệu này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hoá lãnh sự theo quy đinh của pháp luật Việt Nam;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diên bao gồm: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh công ty có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện;
• Đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Chuẩn bị và nộp hồ sơ

• Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bao gồm các tài liệu đã đề cập.
• Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.
• Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy phép thành lập

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành thì xử lý như sau:

• Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện

Thủ tục khắc dấu được thực hiện tại Phòng Quản lý hành chính về trật tự an toàn xã hội của Công an tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính của Văn phòng đại diện.

Hồ sơ khắc dấu gồm:

• Bản sao có chứng thực Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao có chứng thực CMND/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài;
• Giấy ủy quyền trong trường hợp thương nhân nước ngoài uỷ quyền cho cá nhân, tổ chức khác thực hiện khắc dấu và đăng ký mẫu dấu.

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc.

Đăng ký cấp mã số thuế cho Văn phòng đại diện công ty

Hồ sơ cấp mã số thuế cho văn phòng đại diện phải được nộp cho cơ quan thuế trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện.

Hồ sơ xin cấp mã số thuế gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế
• Bản sao có chứng thực Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
• Giấy ủy quyền

Thời hạn cấp mã số thuế: 05 – 07 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Theo đó:

Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành

Tổng kết, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không chỉ là một địa điểm làm việc mà còn là một cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và thị trường địa phương. Nó không chỉ mang lại sự thuận tiện trong quản lý kinh doanh mà còn là công cụ quan trọng trong việc thể hiện cam kết và sự giao thương văn hóa giữa các quốc gia.

Qua việc thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp có thể tận dụng được lợi thế địa phương, xây dựng mối quan hệ đối tác mạnh mẽ, và tạo ra sự hiện diện tích cực trong cộng đồng kinh doanh nơi họ hoạt động. Đồng thời, văn phòng đại diện còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với môi trường địa phương và hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng, từ đó tối ưu hóa chiến lược kinh doanh và đạt được sự thành công trên thị trường quốc tế.

Trên đây là những chia sẻ của Siglaw về các quy định pháp luật liên quan đến văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Nếu như có bất kì thắc mắc nào về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, xin hãy liên hệ với Siglaw để nhận được những tư vấn chính xác, chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

Để được tư vấn cụ thể quý khách hàng vui lòng thể liên hệ với Công ty luật Siglaw để được giải đáp nhanh nhất và chi tiết nhất:

Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Tầng 12A Tòa nhà Sao Mai, Số 19 đường Lê Văn Lương, Phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.

Email: [email protected]

Chi nhánh tại miền Nam: Số 99 Cộng Hòa, Phường 04, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.

Chi nhánh miền Trung: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng

Email: [email protected]

Hotline: 0961 366 238

Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw