Hình thức thành lập văn phòng đại diện bên cạnh công ty hay chi nhánh của công ty Hoa Kỳ tại Việt Nam là cũng là một trong những hình thức được nhiều thương nhân Hoa Kỳ lựa chọn. Bài viết dưới đây của Siglaw sẽ đưa đến bạn đọc những thông tin hữu ích về Thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn Hoa Kỳ tại Việt Nam.
Theo Luật thương mại năm 2005 thì Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập theo pháp luật Việt Nam.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài chỉ có với chức năng là khảo sát thị trường và thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà pháp luật Việt Nam cho phép, không có chức năng thực hiện các hoạt động liên quan đến kinh doanh thu doanh thu.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân Hoa Kỳ ở Việt Nam
Để có thể thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, thương nhân Hoa Kỳ cần lưu ý đáp ứng các điều kiện sau:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký. Thời hạn hoạt động phải còn hiệu lực ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép thành lập VPĐD.
- Về Nội dung hoạt động: Văn phòng đại diện cần phải có nội dung hoạt động phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Nếu trong trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
Hồ sơ, trình tự, thủ tục để thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn Hoa Kỳ tại Việt Nam
Khi muốn thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam, thương nhân Hoa Kỳ chuẩn bị 01 bộ hồ sơ như sau:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD theo mẫu của Bộ Công Thương;
- Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài;
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD;
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu xác nhận từ cơ quan thuế nước ngoài nhằm chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Hộ chiếu của người đứng đầu VPĐD;
- Biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở VPĐD.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thương nhân Hoa Kỳ nộp bộ hồ sơ đến Cơ quan cấp phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
Thương nhân Hoa Kỳ lưu ý theo dõi hồ sơ vì trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, nếu Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì thương nhân sẽ được yêu cầu bổ sung. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài trừ trường hợp việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân Hoa Kỳ phải xin ý kiến từ Bộ quản lý chuyên ngành thì Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện của thương nhân Hoa Kỳ tại Việt Nam
Thứ nhất, cần cân nhắc kỹ về nội dung hoạt động của văn phòng đại diện
VPĐD công ty có vốn Hoa Kỳ phù hợp với kế hoạt hoạt động kinh doanh của mình vì Nghị định 07 đã thu hẹp nội dung hoạt động của VPĐD, theo đó đã bãi bỏ nội dung: “Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết với các đối tác Việt Nam hoặc liên quan đến thị trường Việt Nam của thương nhân nước ngoài mà mình đại diện’’ được quy định trước đây tại Nghị định 72/2006/NĐ-CP.
Thứ hai, cần lưu ý về việc thực quyền và nghĩa vụ của Trưởng Văn phòng đại diện
Nghị định 07/2016/NĐ-CP có quy định mới về việc Trưởng Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình tại Văn phòng đại diện khi xuất cảnh khỏi Việt Nam.
Nếu trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Trưởng VPĐD hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm Trưởng Văn phòng đại diện.
Bên cạnh đó, thương nhân nước ngoài cần lưu ý không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
- Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước
ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
Thứ ba, văn phòng đại diện cần lưu ý một số vấn đề về Giấy phép lao động; thuế và bảo hiểm xã hội cho người lao động; tuyển dụng lao động. Cụ thể:
- Trưởng Văn phòng đại diện thì phải xin giấy phép lao động tại Việt Nam trước khi bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
- Trưởng Văn phòng đại diện và nhân viên của Văn phòng đại diện có nghĩa vụ phải kê khai thuế thu nhập cá nhân khi có thu nhập phát sinh tại Việt Nam (bất kể do VPĐD chi trả hay không). Tùy từng trường hợp, Trưởng VPĐD có thể xin áp dụng hiệp định tránh đánh thuế hai lần tại Việt Nam.
- Trường hợp có nhu cầu sử dụng người lao động Việt Nam, văn phòng đại diện phải gửi văn bản đề nghị tuyển người lao động Việt Nam đến tổ chức có thẩm quyền tuyển, quản lý người lao động Việt Nam. Trong văn bản phải nêu rõ yêu cầu về vị trí việc làm, số lượng, trình độ chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, ngoại ngữ, thời hạn cần tuyển; quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động Việt Nam và của tổ chức, cá nhân nước ngoài trong quá trình làm việc và khi thôi việc đối với từng vị trí việc làm cần tuyển.
- Nhân viên Việt Nam, người nước ngoài làm việc tại văn phòng đại diện thuộc trường hợp cần đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định pháp luật Việt Nam.
Mọi vấn đề pháp lý liên quan đến thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn Hoa Kỳ tại Việt Nam, vui lòng liên hệ trực tiếp Siglaw để được hỗ trợ tốt nhất.
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Glexemco, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Tp.Hà Nội.
Email: vphn@siglaw.com.vn
Chi nhánh tại miền Nam: A9.05 Block A, Tòa Sky Center, số 5B đường Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Email: vphcm@siglaw.com.vn
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
