Hướng dẫn lưu trữ tài liệu kế toán

Lưu trữ tài liệu kế toán là quá trình giữ và bảo quản các tài liệu liên quan đến hoạt động kế toán của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Việc lưu trữ tài liệu kế toán đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng về tài chính và kế toán của doanh nghiệp được bảo vệ, có sẵn để tra cứu và tuân thủ các yêu cầu pháp luật. Vậy có những tài liệu kế toán gì cần lưu trữ và thời hạn lưu trữ hiện nay là bao lâu? Hãy cùng Công ty luật Siglaw tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây!

Có những tài liệu kế toán nào cần lưu trữ?

– Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ;

– Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;

– Báo cáo tài chính gồm: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm;

– Tài liệu khác liên quan đến kế toán: các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh…); các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợi tức, phân phối các quỹ từ lợi tức…); các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn, kinh phí (như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán quỹ ngân sách Nhà nước, quyết toán vốn đầu tư…); các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước (như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, quyết toán thuế hàng năm…) các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản (như các biểu mẫu kiểm kê, biên bản định giá…); các tài liệu liên quan đến kiểm tra, kiểm toán, thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểm toán…); tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán.

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán bao lâu?

Tùy từng tài liệu kế toán mà thời hạn lưu trữ tối thiểu cũng khác nhau. Theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được xác định như sau:

– Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

– Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

– Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

(1) Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm bao gồm các loại tài liệu sau:

– Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

– Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

(2) Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm bao gồm các loại tài liệu sau:

– Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

– Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

– Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

– Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

– Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

Lưu ý: Đối với các trường hợp tài liệu kế toán mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Xem thêm: Quy trình kiểm toán báo cáo tài chính

(3) Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

– Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

– Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

– Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Những nơi lưu trữ tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán của một đơn vị được lưu trữ tại kho của chính đơn vị đó. Bộ phận kế toán của đơn vị có trách nhiệm đảm bảo đầy đủ thiết bị và điều kiện bảo quản, đồng thời tuân thủ các quy định về an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Trong trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị có thể lựa chọn thuê các tổ chức hoặc cơ quan lưu trữ chuyên nghiệp để thực hiện việc lưu trữ tài liệu kế toán. Quá trình này thường được thực hiện dựa trên hợp đồng lưu trữ, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về việc lưu trữ tài liệu kế toán một cách an toàn và hiệu quả.

Đối với tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn nước ngoài, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán tại Việt Nam hoặc có thể thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam để thực hiện quá trình lưu trữ tài liệu kế toán. Khi kết thúc hoạt động tại Việt Nam, người đại diện theo quy định pháp luật của đơn vị sẽ quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán, trừ trường hợp có quy định khác từ pháp luật.

Đối với tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc các dự án kết thúc hoạt động bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán trong năm đang còn trong thời hạn lưu trữ, cùng với tài liệu kế toán liên quan đến quá trình giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động. Tất cả các tài liệu này được lưu trữ tại nơi mà người đại diện theo quy định pháp luật của đơn vị kế toán quyết định, hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định về việc chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.

Tài liệu kế toán của đơn vị sau khi chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán trong năm đang còn trong thời hạn lưu trữ, cùng với tài liệu kế toán liên quan đến quá trình chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị. Tất cả các tài liệu này được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới, hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định về việc chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, hoặc chuyển đổi đơn vị quyết định.

Đối với tài liệu kế toán của các kỳ kế toán trong năm, đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị khi chia, tách được xử lý như sau: Nếu tài liệu kế toán có thể được phân chia và được giao cho đơn vị kế toán mới, thì nó sẽ được lưu trữ tại đơn vị mới. Trong trường hợp tài liệu kế toán không thể phân chia, nó sẽ được lưu trữ tại đơn vị kế toán ban đầu hoặc tại nơi mà cơ quan có thẩm quyền quyết định về việc chia, tách đơn vị. Tài liệu kế toán liên quan đến quá trình chia đơn vị kế toán sẽ được lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới

Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến quá trình hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán sẽ được lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất.

Trên đây là một số thông tin cơ bản về Lưu trữ tài liệu kế toán và thời hạn lưu trữ. Nếu có thắc mắc gì về dịch vụ xin Kiểm toán báo cáo tài chính bạn có thể liên hệ trực tiếp với Công ty Luật Siglaw để được hỗ trợ!

Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Glexemco, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Tp.Hà Nội.

Email: vphn@siglaw.com.vn

Chi nhánh tại miền Nam: A9.05 Block A, Tòa Sky Center, số 5B đường Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh.

Chi nhánh miền Trung: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng

Email: vphcm@siglaw.com.vn

Hotline: 0961 366 238

Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw