Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) theo quy định của pháp luật.
Ngày 23/7/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 296/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Đây là văn bản pháp lý mới nhất điều chỉnh nhiều quy định liên quan đến hồ sơ, thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đặc biệt là thủ tục đăng ký qua mạng thông tin điện tử và việc khai thác dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu quốc gia.
Trong bài viết dưới đây, Công ty Luật Siglaw sẽ cập nhật các quy định mới nhất về hồ sơ, thủ tục đăng ký doanh nghiệp năm 2026 theo Nghị định số 168/2025/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP), đồng thời đưa ra những tư vấn sơ bộ để giúp cá nhân, tổ chức chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp một cách nhanh chóng và thuận lợi.
Nguyên tắc đăng ký doanh nghiệp theo quy định mới năm 2026
Theo Điều 4 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP), việc đăng ký doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Đầu tiên, người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai đầy đủ, trung thực và chính xác các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin đã kê khai. Cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về các vi phạm phát sinh do người đăng ký kê khai thông tin không đúng quy định.
Thứ hai, nghiêm cấm hành vi kê khai giả mạo, kê khai không trung thực hoặc đứng tên góp vốn, thành lập doanh nghiệp thay cho tổ chức, cá nhân khác nhằm che giấu chủ sở hữu thực sự hoặc phục vụ các mục đích trái pháp luật. Quy định này góp phần tăng cường tính minh bạch trong hoạt động đăng ký doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
Thứ ba, nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính và đẩy mạnh chuyển đổi số, cơ quan đăng ký kinh doanh được phép khai thác, sử dụng thông tin từ các cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành theo quy định của pháp luật. Trường hợp thông tin của người đăng ký đã được lưu trữ và chia sẻ trên các cơ sở dữ liệu này thì không yêu cầu cung cấp lại các giấy tờ hoặc thông tin đã có, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Cuối cùng, tất cả những thông tin về đăng ký doanh nghiệp được quản lý tập trung trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, giúp bảo đảm tính công khai, minh bạch và thống nhất, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân tra cứu, khai thác thông tin theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp gồm những gì?
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 và các hướng dẫn chi tiết tại Nghị định này.
Bên cạnh việc chuẩn hóa thành phần hồ sơ theo từng loại hình doanh nghiệp, Nghị định số 168/2025/NĐ-CP cũng bổ sung các quy định nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, đặc biệt liên quan đến việc sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia. Theo đó, trong một số trường hợp, người đăng ký doanh nghiệp không phải cung cấp lại các giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã có dữ liệu để khai thác, sử dụng theo quy định.
Cụ thể, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ bao gồm các giấy tờ khác nhau tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp được lựa chọn như sau:
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân
Căn cứ theo khoản 1 Điều 24 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP và Điều 19 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp tư nhân.
Trong trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân đã kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân.
Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với loại hình công ty hợp danh được quy định tại khoản 2 Điều 24 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP và Điều 20 Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ như sau:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
- Điều lệ công ty;
- Danh sách thành viên và danh sách chủ sở hữu hưởng lợi;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của thành viên hợp danh, thành viên góp vốn là cá nhân;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền (nếu có);
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trong trường hợp nhà đầu tư nước ngoài thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký đầu tư theo quy định của pháp luật về đầu tư.
Hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn
Theo khoản 3 Điều 24 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP và Điều 21 Luật Doanh nghiệp 2020, đối với vả hai loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
- Điều lệ công ty;
- Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu, thành viên công ty;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức trong trường hợp thành viên hoặc chủ sở hữu là tổ chức;
- Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền (nếu có);
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp nhà đầu tư nước ngoài thuộc diện phải thực hiện thủ tục đăng ký đầu tư.
Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần
Theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP và Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2020, để công ty cổ phần được cấp phép thành lập và hoạt động theo đúng quy định pháp luật thì cần phải có những giấy tờ sau đây:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
- Điều lệ công ty;
- Danh sách cổ đông sáng lập;
- Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có);
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật;
- Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền đối với trường hợp cổ đông là tổ chức;
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp nhà đầu tư nước ngoài thuộc diện phải thực hiện thủ tục đăng ký đầu tư.
Như vậy, khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp năm 2026, cá nhân, tổ chức cần xác định chính xác loại hình doanh nghiệp dự kiến thành lập để lựa chọn đúng thành phần hồ sơ tương ứng. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình tiếp nhận, xử lý và cấp ERC được thực hiện nhanh chóng, hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
Quy trình thủ tục đăng ký doanh nghiệp năm 2026
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh theo trình tự được quy định tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP).
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức đăng ký gồm: đăng ký trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh, đăng ký qua dịch vụ bưu chính hoặc đăng ký qua mạng thông tin điện tử. Trong đó, đăng ký doanh nghiệp qua mạng được khuyến khích nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm thời gian xử lý và tăng tính thuận tiện cho người thành lập doanh nghiệp.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Trước khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp cần xác định loại hình doanh nghiệp dự kiến thành lập và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tương ứng theo quy định. Ngoài ra, một số các thông tin khác cần được chuẩn bị bao gồm:
- Tên doanh nghiệp dự kiến đăng ký;
- Địa chỉ trụ sở chính;
- Ngành, nghề kinh doanh;
- Vốn điều lệ;
- Thông tin về chủ sở hữu, thành viên, cổ đông sáng lập;
- Người đại diện theo pháp luật;
- Các giấy tờ pháp lý và tài liệu liên quan khác.
Như đã đề cập trước đó, hồ sơ phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và trung thực. Người nộp hồ sơ chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các thông tin đã kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ
Người thành lập doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo một trong các phương thức sau:
Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính: Người đăng ký doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy tại Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính theo quy định. Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp ERC nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.
Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử: Đây là phương thức được pháp luật hiện hành khuyến khích nhằm thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động đăng ký doanh nghiệp. Theo quy định mới tại Điều 39 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP, người đăng ký doanh nghiệp thực hiện thủ tục trực tuyến thông qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Quy trình cơ bản gồm:
- Tạo tài khoản và xác thực thông tin người đăng ký;
- Kê khai thông tin doanh nghiệp trên hệ thống;
- Tải lên hồ sơ điện tử;
- Ký xác thực hồ sơ theo quy định;
- Thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp (nếu thuộc trường hợp phải nộp);
- Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trên hệ thống.
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi nhận được hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, theo đó:
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp ERC theo quy định;
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản hoặc thông qua hệ thống điện tử về nội dung cần sửa đổi, bổ sung để người đăng ký hoàn thiện hồ sơ.
Bước 4: Nhận kết quả đăng ký doanh nghiệp
Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp được cấp ERC. Đây là căn cứ pháp lý xác nhận doanh nghiệp được thành lập và có tư cách pháp nhân kể từ thời điểm được cấp Giấy chứng nhận (đối với các loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân theo quy định).
Đối với trường hợp đăng ký qua mạng thông tin điện tử, kết quả đăng ký doanh nghiệp được trả theo phương thức điện tử hoặc theo phương thức khác theo quy định của pháp luật.
Bước 5: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Sau khi được cấp ERC, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Việc công bố nhằm bảo đảm tính công khai, minh bạch của thông tin doanh nghiệp, tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu tra cứu thông tin về doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Những điểm mới về thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định số 296/2026/NĐ-CP
Ngày 23/7/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 296/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Nghị định này có hiệu lực kể từ ngày được ban hành, tập trung điều chỉnh một số nội dung quan trọng liên quan đến nguyên tắc đăng ký doanh nghiệp, kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi và thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
So với quy định tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, các nội dung sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 296/2026/NĐ-CP có những điểm đáng chú ý như sau:
Bổ sung trách nhiệm của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông trong việc góp vốn và kê khai thông tin doanh nghiệp
Theo quy định mới, bên cạnh trách nhiệm tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực, chính xác của thông tin kê khai, khoản 1 Điều 4 Nghị định số 296/2026/NĐ-CP bổ sung trách nhiệm của chủ sở hữu, cổ đông, thành viên công ty trong việc thực hiện đúng quy định về góp vốn.
Cụ thể, chủ sở hữu, cổ đông, thành viên của công ty phải bảo đảm việc góp vốn đúng quy định pháp luật và không được đứng tên thay người khác để góp vốn vào doanh nghiệp. Quy định này nhằm nâng cao tính minh bạch trong hoạt động thành lập doanh nghiệp, hạn chế tình trạng sử dụng cá nhân đứng tên hộ để che giấu chủ thể thực sự góp vốn hoặc kiểm soát doanh nghiệp.
Bổ sung quy định về kê khai, thông báo thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp
Một trong những điểm mới đáng chú ý của Nghị định số 296/2026/NĐ-CP là bổ sung cơ chế xác định và kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp. Theo đó, người thành lập doanh nghiệp và doanh nghiệp có trách nhiệm xác định chủ sở hữu hưởng lợi thông qua việc rà soát cơ cấu sở hữu, kiểm soát của doanh nghiệp để xác định cá nhân có quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát cuối cùng trên thực tế.
Việc kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi được thực hiện theo thứ tự ưu tiên:
- Xác định cá nhân đáp ứng tiêu chí về quyền sở hữu;
- Trường hợp chưa xác định được thì xác định cá nhân có quyền thực tế chi phối doanh nghiệp;
- Trường hợp không có cá nhân đáp ứng các tiêu chí trên thì xác định cá nhân quản lý doanh nghiệp theo quy định.
Quy định này góp phần tăng cường minh bạch thông tin doanh nghiệp, đồng thời phù hợp với yêu cầu quản lý về phòng, chống rửa tiền và kiểm soát nguồn gốc sở hữu doanh nghiệp.
Hoàn thiện quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử
Điều 9 Nghị định số 296/2026/NĐ-CP sửa đổi quy định về trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử theo hướng chuẩn hóa quy trình thực hiện trực tuyến. Theo đó, người nộp hồ sơ đăng nhập thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử để truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Việc sửa đổi giúp hoàn thiện cơ chế đăng ký doanh nghiệp trực tuyến, tăng khả năng xác thực thông tin người nộp hồ sơ và giảm sự phụ thuộc vào phương thức nộp hồ sơ truyền thống.
Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định mới nhất
Việc đăng ký doanh nghiệp mặc dù đã được đơn giản hóa thông qua cơ chế đăng ký trực tuyến và khai thác dữ liệu điện tử, tuy nhiên cá nhân, tổ chức vẫn cần lưu ý một số vấn đề quan trọng để bảo đảm hồ sơ được tiếp nhận, xử lý nhanh chóng và hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Người thành lập doanh nghiệp cần bảo đảm các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là đầy đủ, chính xác và thống nhất giữa các tài liệu, bao gồm:
- Tên doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở chính;
- Ngành, nghề kinh doanh;
- Vốn điều lệ;
- Thông tin về chủ sở hữu, thành viên, cổ đông;
- Người đại diện theo pháp luật.
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp trước khi đăng ký
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, cá nhân, tổ chức cần cân nhắc lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu hoạt động, cơ cấu quản lý và định hướng phát triển lâu dài. Mỗi loại hình doanh nghiệp có sự khác biệt về cơ cấu tổ chức quản lý, quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, khả năng huy động vốn hoặc chế độ chịu trách nhiệm về tài sản.
Việc lựa chọn đúng loại hình ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế phát sinh thủ tục chuyển đổi hoặc thay đổi cơ cấu trong quá trình hoạt động.
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức tham gia thành lập doanh nghiệp
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần có đầy đủ giấy tờ pháp lý tương ứng với từng chủ thể tham gia thành lập doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm như sau:
- Cá nhân tham gia thành lập doanh nghiệp phải cung cấp giấy tờ pháp lý theo quy định;
- Trường hợp tổ chức góp vốn cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền (nếu có);
- Đối với nhà đầu tư nước ngoài, cần lưu ý thêm các yêu cầu liên quan đến giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
Lưu ý khi đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử
Đăng ký doanh nghiệp trực tuyến đang là phương thức được sử dụng phổ biến nhờ tính thuận tiện và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
- Sử dụng đúng tài khoản định danh điện tử để thực hiện thủ tục;
- Kiểm tra thông tin người nộp hồ sơ trước khi xác thực;
- Chuẩn bị file hồ sơ điện tử đúng định dạng, đầy đủ nội dung;
- Thực hiện ký xác thực hồ sơ theo đúng quy định;
- Theo dõi thông báo của Cơ quan đăng ký kinh doanh trên hệ thống để kịp thời sửa đổi, bổ sung khi cần thiết.
Việc cập nhật và tuân thủ đúng các quy định mới tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP và Nghị định số 296/2026/NĐ-CP giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thành lập thuận lợi, hạn chế rủi ro trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và làm việc với Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Với kinh nghiệm tư vấn pháp lý doanh nghiệp, Công ty Luật Siglaw cung cấp dịch vụ đăng ký doanh nghiệp trọn gói, hỗ trợ khách hàng từ tư vấn loại hình doanh nghiệp, chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục đăng ký đến khi hoàn tất việc thành lập doanh nghiệp, đảm bảo nhanh chóng, chính xác và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành. Liên hệ:
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, Tp. Hà Nội.
Chi nhánh tại miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: VIFC DN – Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng
Email: vp@siglaw.com.vn
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
