Profile
English
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, một số doanh nghiệp thường tiến hành thành lập văn phòng đại diện. Đây là một loại hình được pháp luật Việt Nam công nhận, cho phép các doanh nghiệp thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại và nghiên cứu thị trường. Tuy nhiên, văn phòng đại diện muốn hoạt động hiệu quả thì cần phải có cơ cấu tổ chức phù hợp. Vậy cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện cần bao gồm những gì? Trong bài viết này, Công ty Luật Siglaw sẽ cung cấp cho bạn những điều cần biết về cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện là gì? Chức năng của văn phòng đại diện?
Pháp luật quy định văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp đó và có trách nhiệm bảo vệ các lợi ích trên.
Doanh nghiệp thường thành lập văn phòng đại diện để thực hiện các chức năng sau:
- Thúc đẩy xúc tiến thương mại: Văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ đại diện cho doanh nghiệp, tiến hành hỗ trợ, thúc đẩy việc hợp tác và giao dịch thương mại giữa doanh nghiệp và các đối tác khác. Đặc biệt, trong trường hợp doanh nghiệp là doanh nghiệp nước ngoài thì việc thành lập văn phòng đại diện lại càng cần thiết hơn để có thể dễ dàng hợp tác với các đối tác trong nước.
- Nghiên cứu thị trường: Việc đặt văn phòng đại diện tại nhiều địa điểm ở các khu vực khác tạo điều kiện cho doanh nghiệp thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường từ đó hiểu rõ hơn về thị trường ở địa phương.
- Chức năng khác: Ngoài chức năng thúc đẩy xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, văn phòng đại diện còn thực hiện việc quản lý, giám sát việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết giữa doanh nghiệp và các đối tác khác,…
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng, khác với địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
| Văn Phòng Đại Diện | Địa Điểm Kinh Doanh | |
| Chức năng | Nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại, hỗ trợ doanh nghiệp. | Thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp. |
| Quyền hạn | Đại diện pháp lý, không ký kết hợp đồng kinh doanh trực tiếp. | Thực hiện giao dịch kinh doanh, ký kết hợp đồng và nhận doanh thu. |
| Hoạt động kinh doanh | Không được phép. | Được phép. |
Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện
Pháp luật không quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức văn phòng đại diện nhưng văn phòng đại diện bắt buộc phải có trưởng văn phòng đại diện. Về cơ bản, cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện như sau:
Trưởng văn phòng đại diện: Là người đứng đầu văn phòng đại diện và chịu trách nhiệm chính về mọi hoạt động của văn phòng đại diện. Vai trò và trách nhiệm của Trưởng văn phòng đại diện bao gồm:
- Quản lý và điều hành văn phòng đại diện, đảm bảo hoạt động của văn phòng diễn ra theo đúng kế hoạch và mục tiêu của doanh nghiệp
- Thay mặt doanh nghiệp trong các giao dịch, làm việc với các cơ quan chức năng và đối tác.
- Báo cáo định kỳ về hoạt động của văn phòng đại diện cho doanh nghiệp mẹ và cơ quan quản lý nhà nước.
Phòng Hành chính – Nhân sự: chịu trách nhiệm quản lý các công việc liên quan đến nhân sự và các hoạt động hành chính của văn phòng đại diện, bao gồm tuyển dụng, quản lý, đào tạo nhân sự; thực hiện các chế độ chính sách về lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên; quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng và các công việc hành chính khác;….
Phòng Kế toán – Tài chính: chịu trách nhiệm về các hoạt động tài chính và kế toán của văn phòng đại diện, thực hiện ghi chép và kiểm soát các giao dịch tài chính, lập báo cáo tài chính định kỳ. Ngoài ra, đây còn là bộ phận chịu trách nhiệm lập và quản lý ngân sách hoạt động của văn phòng đại diện, đảm bảo việc tuân thủ các quy định về thuế và nộp thuế đầy đủ.
Phòng Nghiên cứu Thị trường: thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu và phân tích thị trường để hỗ trợ chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp mẹ. Cụ thể, phòng nghiên cứu thị trường thực hiện các công việc như thu thập và phân tích thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, và xu hướng ngành; cung cấp các báo cáo chi tiết về thị trường mục tiêu và đề xuất chiến lược dựa trên phân tích thị trường.
Phòng Marketing và Xúc tiến Thương mại: chịu trách nhiệm về các hoạt động marketing và xúc tiến thương mại của văn phòng đại diện. Phòng này có nhiệm vụ phát triển và thực hiện các chiến lược marketing để quảng bá sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp; tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo nhằm giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng tiềm năng; quản lý các kênh truyền thông và quan hệ công chúng để nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp.
Trên đây là toàn bộ những thông tin cần thiết Công ty Luật Siglaw cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện. Thông qua bài viết này, Công ty Luật Siglaw hy vọng người đọc có được cái nhìn tổng quát về văn phòng đại diện. Nếu quý khách hàng gặp các vấn đề về liên quan đến văn phòng đại diện hoặc doanh nghiệp, vui lòng liên hệ cho Công ty Luật Siglaw để được tư vấn miễn phí một cách toàn diện theo địa chỉ:
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Glexemco, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Tp.Hà Nội.
Email: vphn@siglaw.com.vn
Chi nhánh tại miền Nam: A9.05 Block A, Tòa Sky Center, số 5B đường Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Email: vphcm@siglaw.com.vn
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
