Profile
English
Theo quy định của pháp luật hiện nay, không có quy định cụ thể về cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở công ty. Và đây cũng là địa chỉ hợp lệ vì được cấp phép và có đầy đủ thông tin để phục vụ cho các thủ tục hành chính. Bên cạnh đó, sử dụng văn phòng ảo còn giúp tiết kiệm chi phí so với việc thuê văn phòng truyền thống.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là một mô hình kinh doanh, một hình thức cho thuê địa chỉ mà doanh nghiệp có thể sử dụng làm trụ sở chính khi đăng ký kinh doanh. Văn phòng ảo được thiết kế đầy đủ các chức năng của một trụ sở chính của doanh nghiệp bao gồm: Địa điểm giao dịch, biển hiệu Công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp,…
Văn phòng ảo có hợp pháp hay không?
Hiện nay, doanh nghiệp được làm những việc mà pháp luật không cấm. Theo đó, việc thuê văn phòng ảo để hoạt động hoàn toàn không trái với quy định của pháp luật hiện hành. Vì vậy Dịch vụ này hiện nay rất phổ biến, đặc biệt là với các doanh nghiệp khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp có quy mô nhỏ
Ưu điểm khi thuê văn phòng ảo làm địa chỉ văn phòng
- Hầu hết các doanh nghiệp thuê văn phòng ảo đều là các doanh nghiệp nhỏ, kinh phí hạn chế. Việc thuê văn phòng ảo sẽ giúp tiết kiệm nhiều chi phí như thuê mặt bằng, trang bị nội thất, trả lương cho nhân viên lễ tân…
- Các văn phòng ảo thường đặt ở những thành phố lớn, trung tâm, nên việc có địa chỉ văn phòng tại đây sẽ giúp nâng tầm doanh nghiệp, tạo sự tin tưởng đối với đối tác, khách hàng
- Linh hoạt: Doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ văn phòng một cách dễ dàng và nhanh chóng.
- Hệ thống dịch vụ chuyên nghiệp: Các công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo thường cung cấp thêm nhiều dịch vụ khác như tiếp nhận thư từ, cuộc gọi, hỗ trợ hành chính…
Nhược điểm khi thuê văn phòng ảo làm địa chỉ trụ sở công ty
- Một địa chỉ văn phòng ảo sẽ có rất nhiều doanh nghiệp thuê làm trụ sở Công ty; do đó việc sử dụng các tiện ích đi kèm không phải lúc nào cũng dễ dàng đối với các doanh nghiệp thuê văn phòng ảo, nhất là các doanh nghiệp thường xuyên phải tiếp khách
- Mất uy tín: Một số khách hàng hoặc đối tác có thể không tin tưởng vào các doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo.
- Có thể bị hiểu nhầm là hoạt động kinh doanh trái phép: Nếu không đăng ký kinh doanh đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị cơ quan chức năng kiểm tra và xử lý.
Những lưu ý khi sử dụng văn phòng ảo
Mặc dù hợp pháp, nhưng khi sử dụng văn phòng ảo, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Địa chỉ phải chính xác: Địa chỉ văn phòng ảo phải trùng khớp với địa chỉ đăng ký kinh doanh trên giấy phép.
- Không vi phạm quy định về hoạt động kinh doanh: Doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các quy định của pháp luật về đăng ký kinh doanh, nộp thuế và các hoạt động khác.
- Cung cấp thông tin đầy đủ: Khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng, doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ liên lạc, người đại diện pháp luật…
- Có thể thay đổi địa chỉ: Nếu muốn thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh theo quy định.
Doanh nghiệp FDI có nên sử dụng văn phòng ảo không?
Doanh nghiệp FDI là doanh nghiệp có các nhà đầu tư nước ngoài đầu tư thành lập hoặc góp vốn. Đối với loại hình doanh nghiệp này, khi nộp hồ sơ xin chấp thuận chủ trương đầu tư/hoặc cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, các cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra và thẩm định rất kỹ về địa điểm thực hiện dự án trước khi cấp phép.
Việc các nhà đầu tư sử dụng một văn phòng ảo để đăng ký sẽ rất khó được chấp thuận và cấp phép đầu tư. Vì vậy, các doanh nghiệp FDI nên cân nhắc việc sử dụng văn phòng ảo để đăng ký hoạt động.
Trên đây là tư vấn của Công ty Luật TNHH Siglaw về vấn đề Tính hợp pháp của văn phòng ảo khi thành lập công ty. Quý khách cần tư vấn thêm các vấn đề liên quan, vui lòng liên hệ với chúng tôi, CÔNG TY LUẬT SIGLAW
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Glexemco, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Tp.Hà Nội.
Email: vphn@siglaw.com.vn
Chi nhánh tại miền Nam: A9.05 Block A, Tòa Sky Center, số 5B đường Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Email: vphcm@siglaw.com.vn
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
