Nhằm đơn giản hóa thủ tục hợp pháp của tài liệu Công ước La Hay năm 1961 về miễn yêu cầu hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille) đã được ban hành với mục tiêu loại bỏ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống đối với giấy tờ công giữa các quốc gia thành viên. Thay vào đó, giấy tờ chỉ cần được cấp chứng nhận Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia ban hành để có thể được sử dụng tại quốc gia thành viên khác.
Hiện nay, ngày càng nhiều quốc gia tham gia Công ước Apostille, tạo điều kiện thuận lợi cho việc công nhận và sử dụng giấy tờ xuyên biên giới. Tuy nhiên, không phải tất cả các quốc gia đều là thành viên của Công ước này, do đó việc xác định quốc gia cấp giấy tờ và quốc gia tiếp nhận có tham gia Công ước Apostille hay không là bước quan trọng để lựa chọn đúng thủ tục pháp lý cần thực hiện.
Trong bài viết này, SIGLAW sẽ cung cấp danh sách các nước thành viên Công ước Apostille cũng như vai trò & điều kiện để một quốc gia tham gia.
Vai trò của Công ước Apostille
Theo Công ước Apostille, thay vì phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự qua nhiều bước, giấy tờ công chỉ cần được cấp chứng nhận Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp giấy tờ. Sau đó, tài liệu này có thể được sử dụng tại các quốc gia thành viên khác mà không cần thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Công ước Apostille đóng vai trò quan trọng giúp đơn giản hóa việc sử dụng giấy tờ giữa các quốc gia, mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
- Đối với cá nhân: Hỗ trợ sử dụng thuận lợi các giấy tờ như giấy khai sinh, bằng cấp, giấy kết hôn, lý lịch tư pháp khi học tập, làm việc, định cư ở nước ngoài, đồng thời rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
- Đối với doanh nghiệp: Tạo thuận lợi trong việc sử dụng giấy tờ doanh nghiệp, thực hiện đầu tư, thương mại và các giao dịch quốc tế.
- Đối với cơ quan nhà nước: Góp phần tăng cường hợp tác pháp lý quốc tế và nâng cao hiệu quả công nhận giấy tờ giữa các quốc gia.
Tìm hiểu thêm: Công ước Apostille là gì? Quy định mới về hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tại Việt Nam từ năm 2026
Điều kiện để một quốc gia tham gia Công ước Apostille
Để trở thành thành viên của Công ước La Hay năm 1961 về miễn yêu cầu hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille), một quốc gia cần thực hiện các thủ tục gia nhập theo quy định của Công ước và pháp luật nội bộ. Đồng thời, quốc gia thành viên phải chỉ định cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công do quốc gia đó ban hành.
Quốc gia ký kết và gia nhập Công ước
Theo quy định của Công ước La Hay năm 1961, các quốc gia muốn tham gia Công ước cần thực hiện thủ tục ký kết, phê chuẩn hoặc gia nhập theo quy định pháp luật của từng quốc gia.
Quá trình trở thành thành viên Công ước Apostille thường bao gồm các bước cơ bản:
- Ký kết Công ước: Quốc gia thể hiện sự đồng thuận tham gia và cam kết thực hiện các nghĩa vụ theo quy định của Công ước.
- Phê chuẩn hoặc gia nhập Công ước: Quốc gia hoàn tất thủ tục nội bộ cần thiết để Công ước có hiệu lực áp dụng trong hệ thống pháp luật quốc gia.
- Công ước có hiệu lực: Sau khi hoàn tất thủ tục gia nhập và đáp ứng các điều kiện theo quy định, quốc gia chính thức trở thành thành viên Công ước Apostille.
Theo Điều 1 Công ước La Hay năm 1961, Công ước áp dụng đối với việc miễn yêu cầu hợp pháp hóa đối với các giấy tờ công được lập tại một quốc gia thành viên và cần được xuất trình tại một quốc gia thành viên khác. Tuy nhiên, Công ước không thay thế việc xác minh nội dung của giấy tờ mà chỉ xác nhận tính xác thực của chữ ký, tư cách của người ký và con dấu hoặc dấu trên giấy tờ.
Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille
Sau khi tham gia Công ước Apostille, mỗi quốc gia thành viên có trách nhiệm chỉ định một hoặc nhiều cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công do quốc gia đó phát hành.
Theo Điều 6 Công ước La Hay năm 1961, quốc gia thành viên phải thông báo cho Bộ Ngoại giao Hà Lan (cơ quan lưu chiểu Công ước) về việc chỉ định cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille. Thông tin này được công bố để các quốc gia thành viên khác có thể kiểm tra và xác nhận thẩm quyền của cơ quan cấp Apostille.
Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille có trách nhiệm:
- Kiểm tra tính xác thực của chữ ký: Xác nhận chữ ký trên giấy tờ là chữ ký của người có thẩm quyền.
- Xác nhận chức danh của người ký: Kiểm tra tư cách, chức vụ của cá nhân đã ký hoặc chứng nhận giấy tờ.
- Xác nhận con dấu, dấu trên giấy tờ: Bảo đảm con dấu hoặc dấu được sử dụng là hợp lệ.
- Cấp chứng nhận Apostille: Gắn hoặc cấp chứng nhận theo đúng mẫu quy định của Công ước.
- Lưu trữ, quản lý thông tin liên quan: Hỗ trợ việc tra cứu, xác minh chứng nhận Apostille khi cần thiết.
Cần lưu ý rằng, Apostille không xác nhận tính chính xác của nội dung trong giấy tờ mà chỉ chứng nhận nguồn gốc, hình thức pháp lý của tài liệu (bao gồm chữ ký, chức danh và con dấu). Vì vậy, cơ quan tiếp nhận tại quốc gia khác vẫn có quyền xem xét nội dung giấy tờ theo quy định pháp luật của quốc gia mình.
Danh sách các nước thành viên tham gia Công ước Apostille
Sau khi Công ước La Hay năm 1961 về miễn yêu cầu hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille) có hiệu lực, ngày càng nhiều quốc gia tham gia nhằm đơn giản hóa thủ tục công nhận giấy tờ công giữa các nước. Việc trở thành thành viên Công ước cho phép giấy tờ công được cấp tại một quốc gia thành viên, sau khi được chứng nhận Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền, có thể được sử dụng tại quốc gia thành viên khác mà không cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.
Hiện nay, Công ước Apostille đã có sự tham gia của 128 quốc gia thuộc các khu vực khác nhau trên thế giới và sau 11/09/2026 có thêm Việt Nam là 129 quốc gia thành viên. Danh sách của một số quốc gia thành viên tiêu biểu có thể kể đến như sau:
| Khu vực | Một số quốc gia thành viên Công ước Apostille | Ví dụ về giấy tờ thường được sử dụng |
| Châu Âu | Pháp, Đức, Ý, Tây Ban Nha, Hà Lan, Bỉ, Thụy Sĩ, Ba Lan, Bồ Đào Nha, Áo, Thụy Điển,… | Giấy khai sinh, bằng cấp, giấy đăng ký kết hôn, giấy tờ doanh nghiệp |
| Châu Mỹ | Hoa Kỳ, Canada, Mexico, Brazil, Argentina, Chile, Colombia,… | Hồ sơ du học, hồ sơ định cư, giấy tờ thương mại, tài liệu pháp lý |
| Châu Á | Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Ấn Độ, Trung Quốc (theo phạm vi áp dụng), Kazakhstan,… | Văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ cá nhân, hồ sơ đầu tư |
| Châu Đại Dương | Úc, New Zealand, Fiji,… | Hồ sơ lao động, học tập, kinh doanh quốc tế |
| Châu Phi | Nam Phi, Morocco, Botswana, Seychelles,… | Giấy tờ hành chính, tài liệu thương mại, hồ sơ pháp lý |
Lưu ý khi tra cứu danh sách quốc gia thành viên Công ước Apostille
- Danh sách các nước tham gia Công ước Apostille có thể thay đổi theo từng thời điểm do các quốc gia mới tiếp tục gia nhập hoặc phạm vi áp dụng được cập nhật.
- Không phải mọi giấy tờ của quốc gia thành viên đều mặc nhiên được sử dụng tại nước khác; giấy tờ vẫn phải đáp ứng điều kiện về loại tài liệu, ngôn ngữ, bản dịch và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
- Trước khi thực hiện thủ tục, cá nhân, doanh nghiệp cần kiểm tra:
- Quốc gia cấp giấy tờ có phải là thành viên Công ước Apostille hay không.
- Quốc gia tiếp nhận giấy tờ có công nhận Apostille hay không.
- Cơ quan nào có thẩm quyền cấp Apostille tại quốc gia liên quan.
Việt Nam có phải là thành viên tham gia Công ước Apostille không?
Tình trạng tham gia Công ước Apostille của Việt Nam
Trước đây, Việt Nam chưa tham gia Công ước La Hay năm 1961 về miễn yêu cầu hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille), do đó việc sử dụng giấy tờ giữa Việt Nam và các quốc gia khác vẫn phải thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật hiện hành.
Tuy nhiên, Việt Nam đã chính thức hoàn tất thủ tục gia nhập Công ước Apostille khi nộp Văn kiện gia nhập Công ước vào ngày 31/12/2025 tại Bộ Ngoại giao Vương quốc Hà Lan – cơ quan lưu chiểu Công ước. Theo quy định của Công ước, Công ước Apostille sẽ chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/09/2026.
Sau khi Công ước có hiệu lực, giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp có thể được chứng nhận Apostille để sử dụng tại các quốc gia thành viên khác mà không cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống. Đồng thời, giấy tờ công của các quốc gia thành viên đã được cấp Apostille hợp lệ cũng có thể được sử dụng tại Việt Nam theo cơ chế của Công ước.
Quy định pháp luật Việt Nam về hợp pháp hóa lãnh sự trong giai đoạn chuyển tiếp
Trong thời gian trước khi Công ước Apostille chính thức có hiệu lực tại Việt Nam (trước ngày 11/09/2026), việc chứng nhận giấy tờ giữa Việt Nam và nước ngoài vẫn thực hiện theo quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Theo đó:
| Thủ tục | Khái niệm | Trường hợp áp dụng |
| Chứng nhận lãnh sự | Là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan Việt Nam cấp để được sử dụng ở nước ngoài. | Giấy tờ Việt Nam cần sử dụng tại nước ngoài. |
| Hợp pháp hóa lãnh sự | Là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. | Giấy tờ nước ngoài cần sử dụng tại Việt Nam. |
Sau khi Công ước Apostille có hiệu lực, cơ chế Apostille sẽ từng bước thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên.
Giấy tờ nào được áp dụng Apostille?
Theo Điều 1 Công ước La Hay năm 1961 về miễn yêu cầu hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài, các loại giấy tờ thuộc phạm vi áp dụng Apostille chủ yếu bao gồm:
Các loại giấy tờ công thường được chứng nhận Apostille
Một số nhóm giấy tờ công phổ biến có thể được cấp Apostille bao gồm:
| Loại giấy tờ | Ví dụ |
| Giấy tờ hộ tịch | Giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân |
| Giấy tờ về giáo dục | Bằng cấp, văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm do cơ sở giáo dục có thẩm quyền cấp |
| Giấy tờ tư pháp | Phiếu lý lịch tư pháp, các giấy tờ do cơ quan tư pháp cấp |
| Giấy tờ doanh nghiệp, thương mại | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và một số tài liệu doanh nghiệp khác |
| Giấy tờ hành chính | Các loại giấy chứng nhận, xác nhận do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp |
| Tài liệu công chứng, chứng thực | Tài liệu được công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền chứng thực theo quy định pháp luật quốc gia |
Các giấy tờ không thuộc phạm vi Công ước Apostille
Bên cạnh các giấy tờ được áp dụng Apostille, Công ước La Hay năm 1961 cũng quy định một số loại giấy tờ không thuộc phạm vi điều chỉnh.
Các trường hợp không áp dụng Apostille bao gồm:
| Loại giấy tờ không áp dụng | Giải thích |
| Giấy tờ do cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự cấp | Các tài liệu được cấp trực tiếp bởi cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự không thuộc phạm vi chứng nhận Apostille. |
| Giấy tờ liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại, hải quan | Một số tài liệu thương mại, chứng từ xuất nhập khẩu có thể không thuộc phạm vi áp dụng tùy theo quy định cụ thể. |
| Một số giấy tờ đặc biệt theo pháp luật từng quốc gia | Mỗi quốc gia thành viên có thể có quy định riêng về loại giấy tờ được hoặc không được cấp Apostille. |
Thủ tục sử dụng giấy tờ giữa các nước thành viên Công ước Apostille
Quy trình cấp Apostille
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ cần chứng nhận.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và cấp Apostille.
Bước 4: Sử dụng giấy tờ tại quốc gia thành viên khác.
Lưu ý khi sử dụng giấy tờ có Apostille
Kiểm tra giấy tờ có thuộc phạm vi áp dụng Công ước hay không.
Kiểm tra thời hạn sử dụng của tài liệu.
Thực hiện dịch thuật công chứng nếu quốc gia tiếp nhận yêu cầu.
Kiểm tra yêu cầu riêng của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Công ước Apostille là một bước tiến quan trọng trong việc đơn giản hóa thủ tục công nhận giấy tờ công giữa các quốc gia, góp phần thúc đẩy giao lưu quốc tế trong các lĩnh vực như học tập, lao động, định cư, đầu tư và thương mại. Việc nắm rõ danh sách các nước thành viên, phạm vi áp dụng và quy trình cấp Apostille giúp cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn đúng thủ tục pháp lý, tiết kiệm thời gian và hạn chế những vướng mắc khi sử dụng giấy tờ ở nước ngoài.
Đối với Việt Nam, việc gia nhập Công ước Apostille đánh dấu sự hội nhập sâu rộng hơn trong hợp tác pháp lý quốc tế, tạo thuận lợi cho việc sử dụng giấy tờ giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, cá nhân và tổ chức vẫn cần lưu ý về loại giấy tờ được áp dụng, cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille, yêu cầu dịch thuật và quy định riêng của quốc gia tiếp nhận.
Với kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý quốc tế, SIGLAW đồng hành cùng khách hàng trong việc tư vấn thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa giấy tờ, chuẩn bị hồ sơ có yếu tố nước ngoài và giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình giao dịch quốc tế, giúp khách hàng thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định và hạn chế rủi ro pháp lý.
Trụ sở chính thành phố Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, Tp. Hà Nội.
Chi nhánh miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: VIFC DN – Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng
Email: vp@siglaw.com.vn
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
