Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong những thủ tục hành chính phổ biến trong quá trình hoạt động của công ty cổ phần. Khi có sự thay đổi người đại diện, CTCP cần thực hiện đăng ký điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi theo quy định của pháp luật.
Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần là ai?
Theo Luật Doanh nghiệp, công ty cổ phần (CTCP) được phép có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Số lượng và chức danh của người đại diện sẽ được quy định trong Điều lệ công ty.
- Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật: Người này có thể là Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc. Nếu Điều lệ không có quy định khác thì Chủ tịch Hội đồng quản trị mặc nhiên là người đại diện theo pháp luật.
- Trường hợp công ty có từ hai người đại diện theo pháp luật trở lên: Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc sẽ là những người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo quy định trong Điều lệ.
Lưu ý: Dù có một hay nhiều người đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm luôn có ít nhất một người cư trú tại Việt Nam.
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần
Hồ sơ thay đổi đại diện pháp luật CTCP bao gồm các loại giấy tờ như sau:
- Thông báo về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật (Mẫu số 13, Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC).
- Quyết định và biên bản họp Đại hội đồng cổ đông (trong trường hợp việc thay đổi làm sửa đổi nội dung Điều lệ công ty).
- Quyết định và biên bản họp Hội đồng quản trị (nếu việc thay đổi không làm thay đổi Điều lệ, ngoại trừ các thông tin về họ tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật).
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu có).
- Bản sao hợp lệ CCCD/CMND hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới.
Lưu ý: Nội dung trong quyết định và biên bản họp phải thể hiện rõ các nội dung được sửa đổi, bổ sung trong Điều lệ (nếu có).
Thủ tục thay đổi người đại diện công ty cổ phần
Bước 1: Nộp hồ sơ
Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 2: Xử lý & Nhận kết quả
Thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.
Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp nộp bản giấy (nếu được yêu cầu), hoàn tất lệ phí theo quy định và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng quy định, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.
Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần
Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi đại diện pháp luật của CTCP thì cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Thực hiện công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày.
- Kiểm tra giấy tờ tùy thân của người đại diện mới còn giá trị sử dụng để tránh phải điều chỉnh thông tin nhiều lần.
- Nếu số điện thoại đăng ký của doanh nghiệp là số cá nhân của người đại diện cũ thì nên cập nhật sang số mới để thuận tiện trong quá trình giao dịch.
- Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đòi nợ (nếu thuộc trường hợp được pháp luật điều chỉnh), người đại diện phải đáp ứng các điều kiện về trình độ chuyên môn và lý lịch tư pháp theo quy định.
- Trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi, doanh nghiệp cần thông báo bằng văn bản đến cơ quan thuế quản lý.
- Nếu không thực hiện đăng ký thay đổi đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 1.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng tùy theo mức độ vi phạm.
Dịch vụ thay đổi người đại diện của công ty cổ phần
Nếu doanh nghiệp không có thời gian tự thực hiện thủ tục, có thể sử dụng dịch vụ thay đổi người đại diện pháp luật công ty cổ phần tại Siglaw:
Một số ưu điểm khi sử dụng dịch vụ của Công ty luật Siglaw gồm:
- Chi phí từ 1.000.000 VNĐ.
- Thời gian hoàn thành khoảng 03 ngày làm việc.
- Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp mã số thuế và thông tin người đại diện mới, các thủ tục còn lại sẽ được đơn vị dịch vụ thay mặt thực hiện và bàn giao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sau khi hoàn tất.
Câu hỏi thường gặp khi thay đổi người đại diện pháp luật của công ty cổ phần
Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật CTCP cần có những nội dung nào?
Thông báo cần ghi rõ:
- Tên và mã số doanh nghiệp.
- Ngày, nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Thông tin người đại diện theo pháp luật hiện tại.
- Thông tin của người đại diện theo pháp luật mới.
Có phải thông báo cho cơ quan thuế khi thay đổi người đại diện theo pháp luật CTCP không?
Có. Doanh nghiệp phải gửi văn bản thông báo đến cơ quan thuế quản lý trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi.
Có thể nộp hồ sơ thay đổi người đại diện của CTCP ở đâu?
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở hoặc nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Không đăng ký thay đổi người đại diện đúng thời hạn có bị xử phạt không?
Có. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính với mức từ 1 triệu đồng đến 15 triệu đồng nếu không thực hiện hoặc thực hiện chậm việc thông báo thay đổi theo quy định.
Thời gian giải quyết hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật CTCP bao lâu?
Thông thường, hồ sơ hợp lệ sẽ được giải quyết trong 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận.
Chi phí thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện CTCP bao nhiêu?
Nếu sử dụng dịch vụ thay đổi đại diện pháp luật CTCP tại Siglaw, mức phí tham khảo hiện nay khoảng 1.000.000 VNĐ, chưa bao gồm các khoản lệ phí nhà nước (nếu có).
Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về việc thay đổi người đại diện pháp luật của công ty. Xin quý khách vui lòng liên hệ Công ty luật Siglaw để được tư vấn chi tiết:
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, TP. Hà Nội.
Chi nhánh tại miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: VIFC DN – Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
