Văn phòng đại diện công ty cổ phần là đơn vị phụ thuộc của công ty cổ phần, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của công ty cổ phần và bảo vệ các lợi ích đó.
Văn phòng đại diện công ty cổ phần không có tư cách pháp nhân và thuộc đơn vị phụ thuộc của công ty cổ phần mẹ, vì vậy Văn phòng đại diện của công ty cổ phần không tự mình thực hiện các công việc kinh doanh. Văn phòng đại diện của công ty cổ phần chỉ làm chức năng, nhiệm vụ uỷ quyền các hoạt động bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp cổ phần mẹ.
Chức năng của văn phòng đại diện
– Văn phòng đại diện công ty cổ phần không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện công ty cổ phần không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu
– Chức năng chính của văn phòng đại diện của công ty cổ phần là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Công ty cổ phần muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện
– Văn phòng đại diện của công ty cổ phần chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
– Văn phòng đại diện của công ty cổ phần chỉ được thành lập sau khi công ty cổ phần được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cổ phần cùng văn phòng đại diện của công ty cổ phần.
– Tên văn phòng đại diện công ty cổ phần: Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”
– Văn phòng điện diện công ty cổ phần không được thực hiện các hoạt động kinh doanh mà chỉ được thực hiện với chức năng giao dịch do đó văn phòng đại diện công ty cổ phần, không thể phát hành và xuất hóa đơn VAT. Ngoài ra trưởng văn phòng đại diện công ty cổ phần chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đối với một số các giao dịch nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động của văn phòng đại diện công ty cổ phần. Ví dụ như hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng thuê nhân sự,… của văn phòng đại diện
– Khác với địa điểm kinh doanh, Trưởng văn phòng đại diện công ty cổ phần không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh tại văn phòng đại diện của công ty cổ phần
– Địa điểm của văn phòng đại diện công ty cổ phần: Tương tự như trụ sở công ty, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty cổ phần không được là nhà tập thể hoặc nhà chung cư
– Mặc dù văn phòng đại diện công ty cổ phần không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi công ty cổ phần có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện ở địa chỉ khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, công ty cổ phần cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận.
Hồ sơ và quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần bao gồm:
⁃ Thông báo lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần ký;
⁃ Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
⁃ Quyết định thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần;
⁃ Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện công ty cổ phần nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông của công ty cổ phần;
⁃ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện;
⁃ Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ; 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ (nếu có)
Bước 2: Các cá nhân có liên quan trong bộ hồ sơ ký đầy đủ vào phần chữ ký
Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở
Nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Bước 4: Nhận kết quả: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp
Một số lưu ý khi thực hiện thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
– Khi thành lập văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo hoạt động về Sở Công thương
– Người đứng đầu văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng đại diện trong phạm vị hoạt động đã được ủy quyền.
– Nếu có thay đổi trong những thông tin ghi trên Giấy chứng nhận thành lập thì phải làm thủ tục thông báo sự thay đổi theo quy định của pháp luật
– Tên của văn phòng đại diện phải là tên của doanh nghiệp kèm theo “văn phòng đại diện’’. Ví dụ: Văn Phòng Đại Diện CTCP Sản Xuất Gỗ; Văn Phòng Đại Diện Công ty cổ phần thủy sản Bình An; Văn Phòng Đại Diện Công ty cổ phần nhựa Ngọc Ân;…
– Địa chỉ văn phòng đại diện phải chính xác, cụ thể, không được đặt trụ sở văn phòng đại diện ở chung cư, tập thể
– Con dấu: Đối với văn phòng đại diện, việc khắc con dấu là không bắt buộc. Do đó, doanh nghiệp có thể thực hiện việc khắc con dấu nếu thấy cần thiết
– Quy định về thuế đối với văn phòng đại diện công ty cổ phần: Sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện đối hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài, văn phòng đại diện công ty cổ phần cần nộp lệ phí môn bài. Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện công ty cổ phần hiện nay là 1.000.000 đồng/năm.
Trên đây là một số thông tin về Thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần mà Công ty Luật Siglaw muốn giới thiệu đến bạn. Nếu có thắc mắc gì liên quan đến Thành lập Văn phòng bạn có thể liên hệ trực tiếp với Công ty Luật Siglaw để được hỗ trợ!
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Glexemco, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Tp.Hà Nội.
Email: vphn@siglaw.com.vn
Chi nhánh tại miền Nam: A9.05 Block A, Tòa Sky Center, số 5B đường Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Email: vphcm@siglaw.com.vn
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
