Profile
English
Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện trải dài ở nhiều tỉnh thành vì hoạt động kinh doanh đang ngày một phổ biến. Điều đó giúp các tổ chức, doanh nghiệp mở rộng thị trường và hoạt động linh hoạt hơn trên toàn cầu. Tuy nhiên, để vận hành hiệu quả và tuân thủ pháp luật, việc hiểu rõ về chức năng và hoạt động của văn phòng đại diện là điều vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về chức năng và vai trò của văn phòng đại diện, cũng như những yêu cầu pháp lý mà các doanh nghiệp cần nắm vững để thành công trong việc điều hành văn phòng đại diện của mình.
Sau đây, qua bài viết “Chức năng hoạt động của văn phòng đại diện?” Công Ty Luật Siglaw sẽ đây sẽ tiếp cận và giải đáp câu hỏi này từ góc độ pháp lý, với hy vọng mang đến những thông tin bổ ích và đầy đủ cho các doanh nghiệp.
Văn Phòng Đại Diện là gì?
Một văn phòng đại diện là một chi nhánh của một đối tác (có thể là cá nhân, pháp nhân hoặc một thực thể khác) được thành lập tại một địa phương nơi mà đối tác này không có trụ sở. Do đó, theo quy định pháp lý về hoạt động dân sự, chỉ có pháp nhân mới được phép mở văn phòng đại diện và văn phòng này chỉ được hoạt động theo đúng thẩm quyền từ pháp nhân. Tuy nhiên, trong lĩnh vực thương mại, cả cá nhân hoạt động kinh doanh cũng được chấp nhận để mở văn phòng đại diện. Luật Thương mại đặt ra quy định rằng cả trong và ngoài nước cùng thương nhân đều có thể lập văn phòng đại diện theo yêu cầu của luật pháp.
Thương nhân không chỉ bao gồm các tổ chức kinh doanh hợp pháp mà còn bao gồm cả cá nhân thực hiện hoạt động một cách độc lập, thường xuyên và đã đăng ký hoạt động thương mại. Hoạt động của văn phòng đại diện phải thích hợp với nội dung hoạt động của thương nhân. Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là một đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập dựa trên pháp luật Việt Nam để thúc đẩy thương mại. Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Trên thực tế, các văn phòng đại diện thương mại thường được thành lập tại những nơi mà thương nhân chưa thực hiện trực tiếp các hoạt động thương mại. Điều này giúp thương nhân tiếp cận và hiểu rõ hơn về thị trường khi chưa thể thực hiện trực tiếp các giao dịch thương mại, và tìm kiếm khả năng khai thác thị trường sớm nhất.
Theo nguyên tắc, văn phòng đại diện của tổ chức kinh doanh nói chung không được phép thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh mục đích kiếm lợi nhuận. Chức năng của văn phòng đại diện chỉ dừng lại ở việc thúc đẩy, tìm kiếm và hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức mà mình đại diện. Hoạt động của văn phòng đại diện chủ yếu là đại diện cho tổ chức kinh tế dựa trên thẩm quyền từ tổ chức đó. Điều này giúp phân biệt giữa văn phòng đại diện và chi nhánh của pháp nhân. Chi nhánh của pháp nhân được phép thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh tương ứng với hoạt động của pháp nhân và trên cơ sở giấy phép hoạt động của chi nhánh.
Bên cạnh đó, thuật ngữ “văn phòng đại diện” cũng được sử dụng để chỉ đơn vị phụ thuộc của các tổ chức không vì lợi nhuận, chẳng hạn như văn phòng đại diện của các tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế hoặc tổ chức ngoại giao tại các địa phương mà tổ chức đó không có trụ sở chính. Các văn phòng đại diện này hoạt động với tư cách là đại diện và nhân danh cho các tổ chức đã nêu trên.
Chức năng của văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện được thành lập như một điểm liên lạc trung gian, phụ trách giao dịch với đối tác, thực hiện nghiên cứu, cung cấp thông tin, và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường và các đối tác mới. Nó cũng đóng vai trò trong việc giám sát thị trường, phát hiện những hành vi tiêu cực có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty, và những hành vi cạnh tranh không lành mạnh từ phía doanh nghiệp đối thủ, đại diện cho công ty khi tiến hành khiếu kiện hành vi vi phạm trên.
Văn phòng đại diện là một thực thể pháp lý trực thuộc doanh nghiệp, với chức năng chính là đại diện cho doanh nghiệp về mặt hành chính. Nó có 10 chức năng chính như sau:
- Thực hiện việc phát triển ngành nghề kinh doanh theo sự phê duyệt của cơ quan chức năng tại địa bàn hoạt động, tuân theo pháp luật hiện hành.
- Báo cáo cho các cơ quan chức năng địa phương theo quy định của nhà nước.
- Thực hiện báo cáo tài chính hàng kỳ về trụ sở chính theo quy định của doanh nghiệp.
- Nộp báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh, tăng trưởng và chiến lược phát triển của đơn vị hàng năm.
- Thực hiện công việc hạch toán kinh tế theo quy tắc hạch toán độc lập.
- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý theo quy định của Hội đồng Quản trị.
- Liên kết với văn phòng chính và các chi nhánh khác trong việc tận dụng khách hàng cũng như điều chỉnh nhân viên.
- Quản lý các yếu tố kinh doanh trong địa bàn hoạt động.
- Chuẩn bị các văn bản pháp lý để hỗ trợ cho tất cả hoạt động của văn phòng, dựa trên các văn bản pháp lý của doanh nghiệp.
- Chăm sóc đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên tại địa điểm.
Xem thêm:
Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?
Trong quá trình kinh doanh, để biết liệu văn phòng đại diện có thể xuất hóa đơn khi ký kết hợp đồng hay không, chúng ta hãy xem xét điểm b, khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC về việc lập hóa đơn.
Nó cung cấp hướng dẫn rằng, khi một tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng, nó phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Nếu đơn vị trực thuộc không có mã số thuế, thì mã số thuế của trụ sở chính phải được ghi.
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), thì hóa đơn vẫn cần phải được lập và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Tóm lại, việc lập hóa đơn của một văn phòng đại diện thực sự liên quan đến doanh nghiệp mà nó đại diện. Cũng như là mọi nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện là của doanh nghiệp đó. Hệ quả là, văn phòng đại diện không có hoạt động thu chi nên sẽ không tiến hành khai thuế.
Nếu có việc mua hàng hóa và thanh toán trực tiếp để phục vụ hoạt động, hóa đơn sẽ xuất mang tên văn phòng đại diện và sau đó hóa đơn sẽ được chuyển về cho trụ sở chính để khai thuế.
Trong trường hợp mua hàng hóa nhưng chi phí do trụ sở chính thanh toán trực tiếp thì hóa đơn sẽ chứa thông tin của trụ sở chính với tiêu chí “tên, địa chỉ, mã số thuế người mua”.
Trên đây là bài viết “Chức năng hoạt động của văn phòng đại diện?”, cung cấp cho cá nhân/tổ chức có thể hiểu được quy trình đầy đủ và điều kiện về việc điều hành văn phòng đại diện. Nếu quý khách hàng đang có bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc đến dịch vụ pháp lý cần được hỗ trợ, các Luật sư, luật gia chuyên môn sẽ tư vấn, giúp đỡ tận tình, hãy liên hệ tới công ty luật Siglaw qua thông tin dưới đây để được tư vấn nhanh chóng, hiệu quả.
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Glexemco, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Tp.Hà Nội.
Email: vphn@siglaw.com.vn
Chi nhánh tại miền Nam: A9.05 Block A, Tòa Sky Center, số 5B đường Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Email: vphcm@siglaw.com.vn
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
