Thủ tục thay đổi trụ sở chi nhánh công ty (cùng quận)

Việc mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty là điều mà bất kỳ nhà kinh doanh nào cũng mong muốn. Vậy khi cần thay đổi trụ sở chi nhánh công ty, doanh nghiệp sẽ cần các điều kiện, thủ tục gì. Hãy tìm hiểu trong bài viết của công ty luật Siglaw dưới đây. 

Trụ sở chi nhánh công ty (cùng quận) là gì ?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020, chi nhánh doanh nghiệp là một tổ chức phụ thuộc vào doanh nghiệp, có trách nhiệm thực hiện một phần hoặc toàn bộ các chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả việc đại diện theo ủy quyền. Lĩnh vực hoạt động của chi nhánh phải phù hợp với lĩnh vực kinh doanh chính của doanh nghiệp.

Trụ sở chi nhánh công ty cùng quận chính là địa điểm mà chi nhánh hoạt động có cùng quận với địa điểm trụ sở của Công ty mẹ. Ví dụ: Công ty TNHH A có trụ sở tại Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội có chi nhánh là Công ty TNHH B địa chỉ trụ sở cũng tại Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

Để giải đáp cho câu hỏi về bản chất của chi nhánh và xác định liệu chi nhánh và doanh nghiệp có là một thực thể chung hay không, thực tế chỉ ra rằng chi nhánh là một công cụ cho các doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động bằng cách thành lập một cơ sở phụ tại một địa điểm khác ngoài trụ sở chính, với khả năng thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng doanh nghiệp dựa trên sự ủy quyền.

Điều kiện thay đổi trụ sở chi nhánh công ty (cùng quận)

Dù không được quy định chi tiết trong luật, nhưng dựa vào các quy định có liên quan, một số điều kiện mà doanh nghiệp cần đáp ứng để thành lập trụ sở chi nhánh công ty (cùng quận) là:

• Công ty đã được cấp phép kinh doanh theo quy định của pháp luật thông qua giấy phép;
• Người đứng đầu chi nhánh đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Điều 13, Khoản 2 của Luật doanh nghiệp;
• Trụ sở chi nhánh được sử dụng hợp pháp dưới quyền của doanh nghiệp;
• Chi nhánh tuân thủ yêu cầu về chứng chỉ hành nghề đối với ngành nghề kinh doanh có yêu cầu chứng chỉ hành nghề và có giấy xác nhận đáp ứng các điều kiện đối với ngành nghề có điều kiện theo quy định của pháp luật.

Quy trình, hồ sơ chi tiết thay đổi trụ sở chi nhánh công ty (cùng quận)

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi trụ sở chi nhánh công ty (cùng quận)

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chi nhánh công ty (cùng quận) chính là việc thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của chi nhánh công ty. Vậy hồ sơ sẽ gồm những giấy tờ sau: 

• 01 Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (cụ thể là thay đổi địa chỉ trụ sở của chi nhánh) (Theo mẫu tại Phụ lục II-9 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT) 
• Với công ty cổ phần: chuẩn bị thêm 01 Quyết định và Bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông liên quan đến sự thay đổi địa chỉ chi nhánh công ty trong cùng một quận/huyện.
• Với doanh nghiệp TNHH 1 thành viên: 01 Quyết định từ phía chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chi nhánh cùng quận.
• Trong trường hợp của doanh nghiệp TNHH 2 thành viên trở lên hoặc doanh nghiệp hợp danh: 01 Quyết định và Bản sao biên bản họp từ Hội đồng thành viên về việc thay đổi.
• 01 Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở KH&ĐT.
• 01 Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu còn thời hạn của người được ủy quyền.

Bước 2: Nộp hồ sơ:

• Trực tuyến qua: Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/auth/Public/LogOn.aspx?ReturnUrl=%2Fonline%2Fdefault.aspx) 
• Hoặc Trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và đầu tư tại nơi đặt trụ sở. Lệ phí: 50.000 đồng 

Bước 3: Nhận kết quả

Trong khoảng thời gian làm việc trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thông báo kết quả như sau:

Nếu hồ sơ được xác định là hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Trong trường hợp hồ sơ không đạt yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ phát thông báo hướng dẫn doanh nghiệp điều chỉnh, bổ sung hồ sơ và yêu cầu nộp lại từ đầu.

Bước 4: Đăng công bố trên Cổng thông tin quốc gia liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi được cấp giấy phép kinh doanh mới, doanh nghiệp cần công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày, tuân theo quy định tại Điều 32 của Luật Doanh nghiệp năm 2020. Trong trường hợp doanh nghiệp không tuân thủ quy định về thời hạn hoặc thông báo không đúng nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, sẽ chịu mức phạt từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng, theo quy định tại Điều 26 của Nghị định 50/2016/NĐ-CP.

Lưu ý khi thay đổi trụ sở chi nhánh công ty (cùng quận)

Những việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ chi nhánh công ty cùng quận

• Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa hai phương pháp sau đây:

• Điều chỉnh thông tin hóa đơn: Doanh nghiệp cần đệ trình mẫu TB04/AC – Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn đến cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (có thể tải từ chương trình HTKK).
• Phát hành lại mẫu hóa đơn điện tử mới: Nếu cơ quan thuế yêu cầu, doanh nghiệp có thể liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn để hủy số hóa đơn còn lại và sau đó phát hành lại mẫu hóa đơn theo địa chỉ mới. Lưu ý rằng doanh nghiệp không được phép xuất hóa đơn trong quá trình thay đổi địa chỉ công ty và chỉ được phép sau khi hoàn tất thủ tục điều chỉnh thông tin hoặc phát hành lại hóa đơn mới.

• Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho BHXH, ngân hàng, đối tác và khách hàng: Sau khi nhận được giấy phép kinh doanh mới, doanh nghiệp cần gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ cho cơ quan quản lý, khách hàng, đối tác để đảm bảo cập nhật thông tin mới và tránh những sự cố liên quan đến việc gửi giấy tờ hoặc xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ.
• Làm lại biển hiệu công ty và treo tại địa điểm mới: Trong trường hợp biển hiệu của doanh nghiệp chứa thông tin địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần thay mới biển hiệu và treo tại địa điểm mới để tránh việc bị kiểm tra bởi cơ quan thuế hoặc các cơ quan quản lý khác khi không tìm thấy biển hiệu, có thể dẫn đến khóa mã số thuế và xử phạt hành chính.

Quyền hạn của người đứng đầu chi nhánh công ty

Người đứng đầu của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện thực hiện các nhiệm vụ được ủy quyền bởi pháp nhân, tuân theo phạm vi và thời hạn cụ thể của ủy quyền đó. Đồng thời, người đứng đầu chi nhánh doanh nghiệp đều thực hiện các nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân, đồng thời tuân thủ phạm vi và thời hạn được ủy quyền.

Xử phạt hành chính trong lĩnh vực Kế hoạch đầu tư:

• Nếu vi phạm quy định về việc không gắn tên doanh nghiệp tại chi nhánh sẽ bị xử phạt mức từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Đồng thời, biện pháp buộc phải gắn tên doanh nghiệp tại chi nhánh cũng sẽ được áp dụng. (Điều 4, Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP)