Vi phạm hành chính khi chậm đóng BHXH

Chủ đề: Kiểm toán và thuế

15/12/2025

Trong năm 2025, các quy định về xử lý vi phạm hành chính khi doanh nghiệp chậm đóng BHXH đã có nhiều thay đổi quan trọng. Các mức phạt, biện pháp khắc phục hậu quả và trách nhiệm của doanh nghiệp đều được siết chặt mạnh. Doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh không đáng có.

Mức phạt lãi/truy thu được tính thống nhất hàng tháng khi chậm đóng BHXH

Khoản lãi/phạt phải nộp đối với số tiền chậm đóng, trốn đóng được quy định cụ thể là 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày vi phạm.

Cơ quan BHXH có trách nhiệm hằng tháng phải rà soát, xác định, tính toán số tiền và số ngày chậm đóng, sau đó thông báo cho người sử dụng lao động để đối chiếu. Điều này biến việc chậm đóng BHXH thành một vấn đề pháp lý và tài chính liên tục chứ không còn là vấn đề tồn đọng cuối kỳ.

Quy trình đôn đốc siêu chặt giảm thiểu thời gian lách luật khi chậm đóng BHXH

Giám đốc cơ quan BHXH phải gửi văn bản đôn đốc trong thời hạn 10 ngày đầu tháng đối với các trường hợp chậm đóng. Văn bản này phải nêu rõ thời hạn chuyển từ chậm đóng sang trốn đóng và các biện pháp xử lý.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chậm đóng quá 60 ngày (và đã được đôn đốc) hoặc sau 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn đăng ký tham gia BHXH, số tiền đó sẽ bị chuyển thành số tiền trốn đóng, tăng nguy cơ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Mọi thông tin về doanh nghiệp chậm đóng, trốn đóng sẽ không còn bị giữ kín. Cơ quan BHXH cấp tỉnh có trách nhiệm gửi thông tin này cho cơ quan thanh tra và cơ quan quản lý nhà nước liên quan để xem xét xử lý theo thẩm quyền (trước ngày 15 của tháng đầu quý tiếp theo).

Quy định mới về chứng minh lý do bất khả kháng khi chậm đóng BHXH

Pháp luật quy định rõ ràng rằng, chỉ khi chậm đóng BHXH vì lý do bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh nguy hiểm, tình trạng khẩn cấp) đã được cơ quan có thẩm quyền công bố, doanh nghiệp mới không bị coi là trốn đóng.

Lưu ý: Doanh nghiệp không thể tự ý viện dẫn lý do bất khả kháng mà cần có văn bản công bố chính thức và phải báo cáo nguyên nhân chậm đóng (nếu vì bất khả kháng) cho cơ quan BHXH trước ngày 25 của tháng có văn bản đôn đốc.

Lưu ý cần thiết cho doanh nghiệp khi chậm đóng BHXH

Để đảm bảo tuân thủ pháp luật về xử lý vi phạm chậm đóng BHXH, doanh nghiệp cần:

Ưu tiên đóng BHXH: Đảm bảo thanh toán BHXH trong vòng 10 ngày đầu tháng để tránh bị liệt vào danh sách chậm đóng.
Minh bạch hóa tiền lương: Tuyệt đối không đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng BHXH thấp hơn quy định, vì đây là hành vi bị liệt vào nhóm trốn đóng.
Theo dõi Công văn đôn đốc: Phản hồi kịp thời và cung cấp hồ sơ chứng minh (nếu có bất khả kháng) ngay khi nhận được văn bản đôn đốc để tránh bị chuyển sang hành vi trốn đóng sau ngưỡng 60 ngày.

Liên hệ ngay Siglaw để được tư vấn chi tiết và rà soát mức phạt chậm đóng BHXH theo quy định mới, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro ngay từ đầu.