Sửa đổi văn bằng bảo hộ Nhãn hiệu: Hồ sơ & Thủ tục [Mới 2026]

Văn bằng bảo hộ (Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, Bằng độc quyền sáng chế, Bằng độc quyền kiểu dáng công nghiệp…) là căn cứ pháp lý xác nhận quyền sở hữu công nghiệp của chủ thể. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, không ít trường hợp cần sửa đổi văn bằng bảo hộ vì thông tin trên văn bằng cần được cập nhật hoặc điều chỉnh do doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ, hoặc do văn bằng có thiếu sót cần sửa chữa.

Bài viết này của SIGLAW sẽ phân tích các trường hợp được thay đổi/điều chỉnh/sửa đổi văn bằng bảo hộ, hồ sơ cần chuẩn bị và trình tự thủ tục thực hiện tại Cục Sở hữu trí tuệ.

Sửa đổi văn bằng bảo hộ là gì?

Sửa đổi văn bằng bảo hộ là thủ tục hành chính do chủ văn bằng thực hiện thay đổi, điều chỉnh thông tin được cấp trên văn bằng bảo hộ, hoặc sửa chữa các thiếu sót phát sinh trong quá trình cấp văn bằng tại Cục Sở hữu trí tuệ.

Các trường hợp được sửa đổi văn bằng bảo hộ

Theo khoản 1 Điều 97 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 31 Điều 1 Luật số 07/2022/QH15) và Điều 29 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, chủ văn bằng bảo hộ có quyền yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ ghi nhận sửa đổi thông tin trên văn bằng bảo hộ trong các trường hợp sau:

1. Thay đổi, sửa chữa thiếu sót liên quan đến tên, quốc tịch của tác giả; tên và địa chỉ của chủ văn bằng bảo hộ (ví dụ: doanh nghiệp đổi tên, thay đổi địa chỉ trụ sở, hoặc văn bằng ghi sai thông tin so với hồ sơ đăng ký kinh doanh);
2. Sửa đổi bản mô tả tính chất, chất lượng đặc thù, khu vực địa lý mang chỉ dẫn địa lý (áp dụng riêng đối với văn bằng bảo hộ chỉ dẫn địa lý);
3. Sửa đổi quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể, quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận (áp dụng đối với nhãn hiệu tập thể hoặc nhãn hiệu chứng nhận);
4. Thu hẹp phạm vi quyền sở hữu công nghiệp (ví dụ: chủ văn bằng chủ động giảm bớt danh mục nhóm sản phẩm, dịch vụ đã đăng ký đối với nhãn hiệu);
5. Sửa chữa thông tin bị thiếu sót trong văn bằng bảo hộ do lỗi của cơ quan cấp văn bằng. Đây là trường hợp đặc biệt: nếu thiếu sót phát sinh do lỗi của Cục Sở hữu trí tuệ (không phải lỗi khai báo của người nộp đơn), chủ văn bằng không phải nộp phí, lệ phí khi yêu cầu sửa chữa.

Lưu ý: đối với các trường hợp 1 – 4, chủ văn bằng phải nộp phí, lệ phí theo quy định khi thực hiện yêu cầu sửa đổi.

Hồ sơ sửa đổi văn bằng bảo hộ nhãn hiệu

Đối với văn bằng bảo hộ nhãn hiệu, thành phần hồ sơ sửa đổi văn bằng bảo hộ nhãn hiệu được quy định cụ thể tại khoản 3 Điều 110 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN (được sửa đổi bởi Điều 12 Thông tư 20/2026/TT-BKHCN), thay thế các quy định trước đây tại Nghị định 65/2023/NĐ-CP. Chủ văn bằng nộp 01 bộ hồ sơ chi tiết gồm:

• Tờ khai sửa đổi văn bằng bảo hộ nhãn hiệu theo Mẫu số 02 Phụ lục II Thông tư 20/2026/TT-BKHCN, nêu rõ nội dung yêu cầu sửa đổi.
• Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, nếu văn bằng được cấp dưới dạng giấy;
• Tài liệu chứng minh việc thay đổi tên, địa chỉ (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực): quyết định đổi tên/địa chỉ, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ghi nhận thay đổi, hoặc tài liệu pháp lý khác, trừ trường hợp Cục Sở hữu trí tuệ có thể tự khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu do cơ quan chủ quản công bố. Nếu Cục không khai thác được hoặc thông tin không đầy đủ, Cục sẽ có văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ, ấn định thời hạn 02 tháng để bổ sung; thời gian này không tính vào thời hạn giải quyết thủ tục;
• Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/nhãn hiệu chứng nhận đã sửa đổi (02 bản nếu nộp hồ sơ giấy), nếu yêu cầu sửa đổi thuộc loại nhãn hiệu này; mẫu nhãn hiệu (05 mẫu nếu nộp hồ sơ giấy), nếu yêu cầu sửa đổi mẫu nhãn hiệu;
• Tài liệu thuyết minh chi tiết nội dung thay đổi văn bằng bảo hộ nhãn hiệu;
• Tài liệu chứng minh việc chuyển dịch quyền sở hữu, nếu yêu cầu thay đổi chủ văn bằng: do thừa kế, kế thừa, sáp nhập, chia, tách, hợp nhất, liên doanh, liên kết, thành lập pháp nhân mới của cùng chủ sở hữu, chuyển đổi hình thức kinh doanh, theo quyết định của Tòa án/cơ quan có thẩm quyền, hoặc do chuyển nhượng quyền sở hữu;
• Hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu công nghiệp (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực), kèm: bản dịch tiếng Việt nếu hợp đồng bằng ngôn ngữ khác; văn bản đồng ý của các đồng chủ sở hữu (nếu quyền thuộc sở hữu chung) hoặc bên nhận thế chấp (nếu quyền đang là tài sản thế chấp); quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/chứng nhận của bên nhận chuyển nhượng; tài liệu chứng minh quyền nộp đơn của bên nhận chuyển nhượng đối với nhãn hiệu tập thể/chứng nhận theo khoản 3, khoản 4 Điều 87 Luật Sở hữu trí tuệ (sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Luật số 36/2009/QH12);
• Văn bản ủy quyền, nếu nộp hồ sơ thông qua đại diện;
• Đối với yêu cầu thu hẹp phạm vi bảo hộ: cần có thông tin về việc ủy quyền yêu cầu thu hẹp phạm vi bảo hộ.

Xem thêm: Biện pháp bảo hộ Quyền sở hữu trí tuệ

Thủ tục sửa đổi văn bằng bảo hộ nhãn hiệu

Theo khoản 3 Điều 110 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN (được sửa đổi bởi Điều 12 Thông tư 20/2026/TT-BKHCN) thì quy trình thủ tục các bước sửa đổi văn bằng bảo hộ nhãn hiệu như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sửa đổi văn bằng bảo hộ nhãn hiệu đã được liệt kê chi tiết bên trên sau đó dựa Theo Điều 7 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN thì chủ văn bằng cần nộp hồ sơ tại:

• Nộp trực tuyến qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Khoa học và Công nghệ
• Hoặc Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính tới Bộ phận Một cửa của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Bước 2: Nộp lệ phí thẩm định

Căn cứ Mục 1.6 và Mục 4 Phần B Biểu mức thu phí, lệ phí sở hữu công nghiệp (kèm theo Thông tư 263/2016/TT-BTC) và Thủ tục số 2 Quyết định 2735/QĐ-BKHCN năm 2026:

Lưu ý: từ ngày 01/4/2026 đến 31/12/2026, trường hợp thực hiện dịch vụ công qua ứng dụng VNeID được miễn lệ phí cấp văn bằng bảo hộ.

Bước 3: Xử lý hồ sơ & Nhận kết quả

Theo điểm a khoản 5 Điều 110 Thông tư 10/2026/TT-BKHCN (sửa đổi bởi Điều 12 Thông tư 20/2026/TT-BKHCN) thì thời hạn xử lý hồ sơ sửa đổi văn bằng bảo hộ nhãn hiệu là:

• 02 tháng kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, không tính thời gian người nộp hồ sơ sửa chữa thiếu sót và thời gian thẩm định lại đối với các trường hợp: sửa đổi quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/chứng nhận; thu hẹp phạm vi bảo hộ; chuyển nhượng nhãn hiệu tập thể/chứng nhận;
• 01 tháng kể từ ngày nhận được yêu cầu, nếu người nộp hồ sơ có yêu cầu rút đơn.

Trên cơ sở Quyết định ghi nhận sửa đổi, Cục Sở hữu trí tuệ thực hiện việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu theo thông tin đã được sửa đổi và chuyển cho chủ văn bằng.

Lưu ý khi sửa đổi văn bằng bảo hộ tại Cục Sở Hữu Trí Tuệ

1. Nên thực hiện sửa đổi văn bằng ngay khi có thay đổi thông tin doanh nghiệp (đổi tên, chuyển trụ sở), tránh để tình trạng thông tin trên văn bằng không khớp với hồ sơ đăng ký kinh doanh kéo dài, điều này có thể gây khó khăn khi doanh nghiệp cần chứng minh quyền sở hữu trong các giao dịch chuyển nhượng, xử lý xâm phạm hoặc khởi kiện sau này.
2. Phân biệt rõ giữa “sửa đổi văn bằng bảo hộ” và “chuyển nhượng quyền sở hữu công nghiệp”: nếu quyền sở hữu nhãn hiệu, sáng chế được chuyển giao sang một pháp nhân hoàn toàn khác (không phải đổi tên của cùng một chủ thể), doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chuyển nhượng theo hợp đồng, không phải thủ tục sửa đổi thông tin.
3. Chuẩn bị đầy đủ tài liệu chứng minh nội dung sửa đổi ngay từ đầu để tránh bị Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo dự định từ chối do hồ sơ thiếu sót, kéo dài thời gian xử lý thêm tối đa 02 tháng.
4. Theo dõi tình trạng thay đổi văn bằng bảo hộ định kỳ, đặc biệt với doanh nghiệp sở hữu nhiều nhãn hiệu, sáng chế, để phát hiện sớm các sai sót hoặc thay đổi cần cập nhật, tránh dồn nhiều yêu cầu sửa đổi cùng lúc gây phát sinh chi phí và thời gian xử lý.

Sửa đổi văn bằng bảo hộ là thủ tục hành chính cần thiết để bảo đảm thông tin trên văn bằng luôn phản ánh đúng thực trạng pháp lý của chủ sở hữu, qua đó bảo vệ tối đa giá trị pháp lý của quyền sở hữu công nghiệp khi cần sử dụng làm căn cứ trong các giao dịch hoặc tranh chấp. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát và thực hiện sửa đổi kịp thời ngay khi phát sinh thay đổi, thay vì để tồn đọng đến khi phát sinh nhu cầu sử dụng văn bằng cho một giao dịch cụ thể.

Công ty luật Siglaw cung cấp dịch vụ tư vấn và đại diện thực hiện thủ tục sửa đổi văn bằng bảo hộ sở hữu trí tuệ (nhãn hiệu, sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, chỉ dẫn địa lý) trọn gói tại Cục Sở hữu trí tuệ.

Trụ sở chính thành phố Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, Tp. Hà Nội.

Chi nhánh miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh.

Chi nhánh miền Trung: VIFC DN – Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng

Email: vp@siglaw.com.vn

Hotline: 0961 366 238

Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw