Hoạt động tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại hiện là một trong những hình thức xúc tiến thương mại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ khả năng quảng bá sản phẩm, dịch vụ và tiếp cận số lượng lớn khách hàng tiềm năng trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành, trong nhiều trường hợp, thương nhân hoặc tổ chức muốn tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại phải thực hiện thủ tục đăng ký và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận trước khi triển khai.
Nếu Quý khách hàng đang có nhu cầu tổ chức hội chợ hoặc triển lãm thương mại nhưng chưa nắm rõ các quy định pháp lý liên quan, bài viết dưới đây của Công ty Luật Siglaw sẽ cung cấp những thông tin cần thiết về điều kiện, hồ sơ, trình tự thủ tục cũng như các lưu ý quan trọng nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện hoạt động đúng quy định pháp luật.
Đối tượng được quyền tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại
Theo Điều 131 Luật Thương mại 2005, các đối tượng có quyền tổ chức hoặc tham gia hội chợ, triển lãm thương mại bao gồm:
- Thương nhân Việt Nam, chi nhánh của thương nhân Việt Nam và chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam đối với hàng hóa, dịch vụ mà mình kinh doanh;
- Văn phòng đại diện của thương nhân được thương nhân ủy quyền hợp pháp bằng văn bản;
- Thương nhân nước ngoài tham gia hội chợ, triển lãm thương mại có chủ đề Việt Nam tổ chức ở nước ngoài;
- Tổ chức, cá nhân được thương nhân nước ngoài thuê thực hiện hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam.
Ngoài ra, theo khoản 1 Điều 132 Luật Thương mại 2005, trước khi tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam, thương nhân hoặc tổ chức liên quan phải thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền và chỉ được tổ chức sau khi được xác nhận bằng văn bản.
Hồ sơ đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại
Theo khoản 5 và khoản 6 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại bao gồm:
- Đơn đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo Mẫu số 10 ban hành kèm theo Nghị định;
- Thông tin về tên, địa chỉ của thương nhân hoặc tổ chức thực hiện hoạt động;
- Tên, chủ đề của hội chợ, triển lãm thương mại (nếu có);
- Thời gian và địa điểm tổ chức;
- Quy mô dự kiến của hội chợ, triển lãm;
- Các nội dung liên quan đến việc quản lý hàng hóa trưng bày, bao gồm biện pháp kiểm soát hàng giả, hàng hóa vi phạm quyền sở hữu trí tuệ và các nội dung khác theo quy định pháp luật.
Trình tự, thủ tục đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại
Để được phép tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại, thương nhân hoặc tổ chức cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Tổ chức, doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ và nộp đến cơ quan có thẩm quyền, cụ thể:
- Trường hợp hội chợ, triển lãm thương mại được tổ chức tại Việt Nam: nộp hồ sơ tại Sở Công Thương nơi diễn ra sự kiện;
- Trường hợp hội chợ, triển lãm thương mại có chủ đề Việt Nam tổ chức ở nước ngoài: nộp hồ sơ tại Bộ Công Thương.
Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ ban hành văn bản xác nhận hoặc từ chối xác nhận việc đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại.
Trường hợp từ chối xác nhận, cơ quan có thẩm quyền phải nêu rõ lý do và yêu cầu thương nhân bổ sung hoặc điều chỉnh nội dung đăng ký nếu cần thiết.
Bước 3: Báo cáo kết quả sau khi kết thúc sự kiện
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc hội chợ, triển lãm thương mại, tổ chức thực hiện phải gửi báo cáo kết quả theo Mẫu số 14 ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Thủ tục thay đổi nội dung tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại
Trường hợp trước ngày khai mạc, thương nhân hoặc tổ chức có nhu cầu thay đổi các nội dung đã đăng ký như thời gian, địa điểm, quy mô hoặc nội dung chương trình thì phải thực hiện thủ tục đăng ký sửa đổi, bổ sung.
Theo khoản 1 Điều 30 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, hồ sơ sửa đổi, bổ sung phải được gửi đến cơ quan có thẩm quyền chậm nhất 30 ngày trước ngày khai mạc và thực hiện theo Mẫu số 13 ban hành kèm theo Nghị định.
Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại
Phải đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm trước bao lâu?
Theo khoản 4 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP:
- Đối với hội chợ, triển lãm tổ chức tại Việt Nam: hồ sơ được nộp sớm nhất 365 ngày và chậm nhất 30 ngày trước ngày khai mạc;
- Đối với hội chợ, triển lãm tổ chức ở nước ngoài: hồ sơ được nộp sớm nhất 365 ngày và chậm nhất 45 ngày trước ngày khai mạc.
Có thể nộp hồ sơ bằng những hình thức nào?
Theo khoản 3 Điều 29 và khoản 2 Điều 30 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, thương nhân có thể nộp hồ sơ theo các hình thức sau:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền;
- Gửi thông qua dịch vụ bưu chính;
- Nộp trực tuyến thông qua hệ thống dịch vụ công của cơ quan quản lý nhà nước.
Trường hợp thông tin hội chợ, triển lãm bị trùng thì xử lý như thế nào?
Theo khoản 8 và khoản 9 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, nếu có từ hai thương nhân hoặc tổ chức trở lên đăng ký hội chợ, triển lãm thương mại trùng tên, chủ đề, thời gian và địa điểm tổ chức, cơ quan quản lý nhà nước sẽ tiến hành hiệp thương để lựa chọn đơn vị tổ chức phù hợp.
Nếu việc hiệp thương không đạt kết quả, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và quyết định căn cứ vào:
- Kết quả tổ chức các hội chợ, triển lãm trước đó;
- Năng lực tổ chức thực tế;
- Kinh nghiệm tổ chức các sự kiện tương tự;
- Ý kiến đánh giá của các hiệp hội ngành nghề liên quan.
Trên đây là những thông tin cơ bản liên quan đến điều kiện, hồ sơ, thủ tục và quy trình tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo quy định pháp luật hiện hành.
Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động xúc tiến thương mại, vui lòng liên hệ Công ty Luật Siglaw qua các thông tin sau:
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, TP. Hà Nội.
Chi nhánh tại miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: VIFC DN – Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
