Thay đổi trụ sở văn phòng đại diện như thế nào?

Chủ đề: Đầu tư FDI tại Việt Nam

30/11/2023

Sau một thời gian hoạt động tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp nước ngoài thường có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện. Lý do phổ biến là do hết hạn hợp đồng thuê mặt bằng cũ hoặc không còn phù hợp về vị trí, giá thuê, v.v. Khi đó, doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện. Hãy cùng theo dõi bài viết sau để nắm được các thủ tục cụ thể.

Căn cứ pháp lý khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện

Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở trong cùng một tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương hoặc khu vực do một Ban Quản lý giám sát, doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục điều chỉnh giấy phép đã cấp. Tuy nhiên, nếu chuyển từ một tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương hay khu vực quản lý này sang một nơi khác, doanh nghiệp phải xin cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Xin cấp lại Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Trước khi làm thủ tục cấp lại giấy phép tại cơ quan chức năng nơi chuyển đến, doanh nghiệp nước ngoài cần thông báo ngừng hoạt động văn phòng đại diện với cơ quan đã cấp phép ban đầu. Việc này nhằm hoàn tất các thủ tục cần thiết để chấm dứt hoạt động tại địa điểm cũ trước khi chuyển sang địa điểm mới và xin cấp lại Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Hồ sơ chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện bao gồm:

Đơn đề nghị theo mẫu quy định;
Bản gốc Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Cơ quan tiếp nhận: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở cũ hoặc Ban quản lý các khu vực.

Thời hạn giải quyết: Trong 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương sẽ công bố thông tin chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trên cổng thông tin quốc gia.

Sau khi hoàn tất thủ tục tại nơi chuyển đi, doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục xin cấp lại Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại nơi chuyển đến.

Hồ sơ xin cấp lại Giấy phép thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
Thông báo chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện cũ;
Bản sao Giấy phép thành lập của văn phòng đại diện cũ;
Hợp đồng thuê địa điểm trụ sở văn phòng đại diện mới;
Giấy ủy quyền (nếu cần).

Cơ quan tiếp nhận: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở mới hoặc Ban quản lý khu vực.

Thời hạn giải quyết: Trong 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương sẽ cấp lại Giấy phép thành lập văn phòng đại diện hoặc văn bản từ chối nêu rõ lý do.

Lưu ý: Thủ tục phải hoàn thành trong vòng 30 ngày kể từ ngày thay đổi trụ sở. Các tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật tiếng Việt và sao y chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam trước khi đem nộp.

Thay đổi trụ sở văn phòng đại diện như thế nào?

Thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

Đơn đề nghị theo mẫu quy định;
Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở mới;
Bản gốc Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cũ;
Hợp đồng thuê địa điểm trụ sở văn phòng đại diện mới;
Giấy ủy quyền (nếu cần).

Cơ quan tiếp nhận: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở hoặc Ban quản lý các khu vực.

Thời hạn giải quyết: Trong 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương sẽ cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (có địa chỉ mới) hoặc từ chối nêu rõ lí do.

Lưu ý: Thủ tục phải hoàn thành trong vòng 60 ngày kể từ khi thay đổi địa chỉ.

Thông tin liên hệ Công ty luật Siglaw: