Ngày 07/08/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 219/2025/NĐ-CP với hàng loạt cải cách về quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam. Những điểm nổi bật trong quy định mới này tập trung vào việc đơn giản hóa thủ tục cấp Giấy phép lao động (GPLĐ), mở rộng trường hợp miễn giấy phép và ứng dụng công nghệ nhằm tạo thuận lợi cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động. Đây là bước tiến lớn giúp doanh nghiệp FDI dễ dàng thu hút nhân sự nước ngoài chất lượng cao.
Tổng quan và phạm vi áp dụng Quy định mới về Giấy phép lao động
Từ ngày 07/8/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế các quy định trước đây về cấp, cấp lại và miễn giấy phép lao động (GPLĐ) cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Những điểm mới này tác động trực tiếp đến:
- Người lao động nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng, di chuyển nội bộ doanh nghiệp, hoặc theo hình thức nhà đầu tư, chuyên gia, kỹ thuật viên;
- Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động nước ngoài, bao gồm doanh nghiệp FDI, công ty liên doanh, chi nhánh và văn phòng đại diện.
Phạm vi điều chỉnh không chỉ tập trung vào quy trình cấp mới GPLĐ, mà còn mở rộng sang thủ tục thông báo, cấp Phiếu lý lịch tư pháp, các trường hợp miễn giấy phép và quy định về thông báo định kỳ của doanh nghiệp sử dụng lao động.
Những điểm cải cách nổi bật của Nghị định 219/2025/NĐ-CP về Giấy phép lao động
Rút gọn thời gian và thủ tục cấp GPLĐ
Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã tích hợp các khâu xét duyệt GPLĐ trước đây thành một quy trình duy nhất, rút ngắn đáng kể thời gian xử lý. Cụ thể, hai bước riêng lẻ trước đây – gồm bước giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và bước nộp hồ sơ xin cấp GPLĐ – nay được gộp lại, với thời hạn xử lý chung khoảng 10 ngày làm việc (trước đây tổng cộng có thể mất 15 + 5 = 20 ngày).
Ngoài ra, yêu cầu đăng tuyển lao động Việt Nam trước khi tuyển lao động nước ngoài cũng được nới lỏng: thay vì bắt buộc đăng tin trên cổng thông tin việc làm 15 ngày, nay doanh nghiệp chỉ cần đăng thông báo tuyển dụng tối thiểu 5 ngày và có thể tự chọn phương thức đăng tuyển phù hợp. Việc cắt giảm thủ tục rườm rà này giúp doanh nghiệp FDI tiết kiệm thời gian và sớm bổ sung nhân lực nước ngoài cho dự án của mình.
Ứng dụng công nghệ, cải tiến quy trình quản lý
Việc đẩy mạnh số hóa thủ tục hành chính là điểm nhấn trong quy định mới. Toàn bộ quy trình đăng ký nhu cầu, nộp hồ sơ GPLĐ, thông báo lao động nước ngoài… đều có thể thực hiện qua Cổng dịch vụ công quốc gia theo cơ chế một cửa điện tử.
Ngoài ra, quy định mới còn cho phép linh hoạt địa điểm làm việc của lao động nước ngoài: nếu người lao động làm việc cho một công ty nhưng ở nhiều tỉnh thành khác nhau, doanh nghiệp không cần sửa đổi hay cấp mới GPLĐ khi thay đổi địa điểm làm việc như trước đây. Những cải tiến này giúp doanh nghiệp FDI quản lý lao động nước ngoài dễ dàng hơn, giảm thiểu việc phải bổ sung, điều chỉnh giấy phép khi có thay đổi nhỏ.
Mở rộng các trường hợp miễn GPLĐ
Nghị định 219/2025/NĐ-CP mở ra phạm vi miễn GPLĐ thoáng hơn, tạo thuận lợi cho các chuyên gia nước ngoài làm việc ngắn hạn. Cụ thể, người nước ngoài giữ vị trí quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc dưới 90 ngày trong một năm sẽ thuộc diện miễn giấy phép lao động.
Trước đây, dù có quy định miễn GPLĐ cho lao động dưới 30 ngày mỗi đợt công tác (tổng cộng không quá 90 ngày/năm) nhưng thực tế áp dụng còn hạn chế. Nay, với mốc dưới 90 ngày/năm không cần GPLĐ, doanh nghiệp FDI có thể mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc ngắn hạn dễ dàng hơn (ví dụ chuyên gia kỹ thuật sang lắp đặt máy móc, chuyên viên sang đào tạo nội bộ), miễn là tuân thủ việc thông báo cho cơ quan chức năng về lao động nước ngoài theo quy định.
Làm rõ điều kiện, giảm bớt yêu cầu giấy tờ, chứng minh cho người lao động.
Nghị định 219 cũng nới lỏng các điều kiện chứng minh trình độ chuyên môn đối với lao động nước ngoài. Ví dụ, tiêu chí để công nhận một “chuyên gia” hay “lao động kỹ thuật” được định nghĩa rõ ràng hơn và yêu cầu giấy tờ đơn giản hơn, đặc biệt đối với chuyên gia trong các lĩnh vực ưu tiên phát triển (tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, …).
Bên cạnh đó, một cải tiến đáng chú ý là cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến đồng thời với quá trình cấp GPLĐ. Thay vì người lao động phải tự xin Phiếu lý lịch tư pháp tại Việt Nam (mất nhiều thời gian), nay cơ quan cấp phép có thể liên thông với hệ thống tư pháp để lấy thông tin lý lịch tư pháp của người lao động nước ngoài nhanh chóng. Nhờ vậy, giấy tờ hồ sơ được tinh giản, giảm bớt gánh nặng thủ tục cho cả doanh nghiệp và người lao động.
Những thuận lợi và thách thức trong thực tiễn áp dụng quy định mới về Giấy phép lao động
Có thể thấy các cải cách của Nghị định 219/2025/NĐ-CP mang lại thuận lợi lớn cho doanh nghiệp FDI trong việc tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài: thủ tục nhanh hơn, ít “giấy tờ con” hơn, nhiều trường hợp được miễn giấy phép. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần chú ý tuân thủ những yêu cầu mới đi kèm.
Chẳng hạn, dù miễn GPLĐ cho lao động dưới 90 ngày nhưng vẫn phải thông báo trước với cơ quan quản lý; hay việc nộp hồ sơ qua mạng đòi hỏi doanh nghiệp có sự chuẩn bị về chữ ký số, tài khoản điện tử. Thêm vào đó, một số quy định kỹ thuật vẫn giữ nguyên hoặc bổ sung mới (như yêu cầu về giấy khám sức khỏe hợp lệ, khai báo ngành nghề công việc theo mã nghề quốc gia…)– doanh nghiệp cần cập nhật để tránh hồ sơ bị trả về.
Thời gian đầu triển khai, có thể mỗi địa phương thực hiện chưa đồng bộ, do đó bộ phận nhân sự của doanh nghiệp FDI nên theo dõi sát sao hướng dẫn của cơ quan lao động địa phương.
Để tận dụng tối đa lợi ích từ quy định mới và đảm bảo tuân thủ đầy đủ, doanh nghiệp FDI có thể tìm đến dịch vụ xin GPLĐ, lý lịch tư pháp và tư vấn nhân sự quốc tế của công ty luật Siglaw.
Với kinh nghiệm xử lý hàng trăm hồ sơ giấy phép lao động trên cả nước, đội ngũ Siglaw sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu, nộp qua hệ thống trực tuyến một cách trơn tru, cũng như tư vấn các trường hợp miễn giấy phép và nghĩa vụ thông báo theo đúng quy định. Sự đồng hành của Siglaw giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong việc tuyển dụng lao động nước ngoài, tự tin tuân thủ pháp luật lao động mới nhất của Việt Nam.
