Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) là gì? Hồ sơ & Thủ tục [Chi tiết 2026]

Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, nhiều quốc gia yêu cầu doanh nghiệp phải cung cấp Giấy chứng nhận lưu hành tự do (Certificate of Free Sale – CFS) như căn cứ để chứng minh sản phẩm đang được phép lưu hành hợp pháp tại nước xuất khẩu. Đây là một trong những tài liệu quan trọng giúp cơ quan có thẩm quyền của nước nhập khẩu đánh giá nguồn gốc, tính hợp pháp và khả năng lưu hành của hàng hóa trước khi cho phép đưa sản phẩm ra thị trường.

Đối với doanh nghiệp Việt Nam, CFS thường được yêu cầu khi xuất khẩu các mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, dược phẩm, hóa chất, vật liệu xây dựng và nhiều nhóm hàng hóa khác. Bên cạnh đó, đối với một số hàng hóa nhập khẩu, pháp luật Việt Nam cũng quy định thương nhân phải nộp CFS theo yêu cầu của cơ quan quản lý chuyên ngành.

Trong bài viết dưới đây, Công ty Luật Siglaw sẽ cung cấp thông tin về Giấy chứng nhận lưu hành tự do và quá trình thực hiện hồ sơ, thủ tục xin cấp CFS để giúp doanh nghiệp hiểu rõ và thực hiện đúng quy định của pháp luật.

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) là gì?

Giấy chứng nhận lưu hành tự do, tên tiếng Anh là Certificate of Free Sale (CFS), là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho thương nhân xuất khẩu nhằm xác nhận sản phẩm hoặc hàng hóa được phép lưu hành tự do và hợp pháp tại nước xuất khẩu.

Theo Điều 36(1) Luật Quản lý ngoại thương năm 2017, Giấy chứng nhận lưu hành tự do là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho thương nhân xuất khẩu, nhằm xác nhận hàng hóa được phép lưu hành tự do và hợp pháp tại nước xuất khẩu. Điều 36(2) cũng quy định CFS không chỉ bao gồm giấy chứng nhận mang tên “Giấy chứng nhận lưu hành tự do” mà còn bao gồm các giấy chứng nhận đặc thù hoặc các văn bản khác có nội dung tương tự, miễn là thể hiện việc hàng hóa được phép lưu hành hợp pháp tại nước xuất khẩu.

Trong hoạt động thương mại quốc tế, Giấy chứng nhận lưu hành tự do đóng vai trò quan trọng đối với cả doanh nghiệp xuất khẩu, doanh nghiệp nhập khẩu và cơ quan quản lý nhà nước.

CFS giúp cơ quan quản lý của nước nhập khẩu có cơ sở đánh giá tính hợp pháp của hàng hóa trước khi cấp phép nhập khẩu hoặc lưu hành trên thị trường. Đối với doanh nghiệp xuất khẩu, việc có CFS giúp quá trình thông quan, đăng ký sản phẩm hoặc xin giấy phép lưu hành tại nước nhập khẩu diễn ra thuận lợi hơn, đặc biệt đối với các nhóm hàng chịu sự quản lý chuyên ngành như mỹ phẩm, thực phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thiết bị y tế, dược phẩm hoặc hóa chất.

Ngoài ra, CFS còn góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với đối tác nước ngoài. Khi sản phẩm đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận đang lưu hành hợp pháp tại nước xuất khẩu, đối tác sẽ có thêm cơ sở để đánh giá chất lượng và tính minh bạch của hàng hóa.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng CFS không phải là tài liệu chứng minh chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật hay tính an toàn của sản phẩm. Việc sản phẩm được cấp CFS không đồng nghĩa với việc sản phẩm đương nhiên đáp ứng mọi điều kiện lưu hành tại nước nhập khẩu. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các thủ tục công bố sản phẩm, kiểm tra chất lượng hoặc đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật khác theo quy định của quốc gia nhập khẩu.

Trường hợp nào áp dụng Giấy chứng nhận lưu hành tự do?

Không phải mọi hoạt động xuất nhập khẩu đều bắt buộc phải có CFS. Những trường hợp áp dụng giấy chứng nhận lưu hành tự do theo Điều 37 Luật Quản lý ngoại thương 2017 bao gồm 2 trường hợp:

Hàng hóa thuộc trường hợp luật định phải có CFS

Đối với một số nhóm hàng hóa có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người, môi trường, an toàn kỹ thuật hoặc thuộc diện quản lý chuyên ngành, pháp luật quy định thương nhân phải nộp Giấy chứng nhận lưu hành tự do khi thực hiện thủ tục nhập khẩu hoặc đăng ký lưu hành. Danh mục cụ thể các mặt hàng phải áp dụng CFS được Chính phủ quy định và các bộ quản lý chuyên ngành sẽ công bố chi tiết theo từng thời kỳ.

Theo đề nghị của thương nhân xuất khẩu hoặc nhập khẩu

Ngoài các trường hợp pháp luật bắt buộc, doanh nghiệp vẫn có quyền đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp CFS nếu đối tác nước ngoài hoặc cơ quan quản lý của nước nhập khẩu yêu cầu. Trên thực tế, nhiều quốc gia yêu cầu doanh nghiệp xuất khẩu phải nộp CFS như một thành phần hồ sơ khi đăng ký sản phẩm hoặc thực hiện thủ tục nhập khẩu. Do đó, mặc dù pháp luật Việt Nam không bắt buộc đối với một số loại hàng hóa, doanh nghiệp vẫn cần xin cấp CFS để đáp ứng yêu cầu của thị trường nước ngoài.

Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận lưu hành tự do

Theo Điều 38 Luật Quản lý ngoại thương 2017, Chính phủ quy định danh mục hàng hóa phải áp dụng CFS cũng như thẩm quyền và trình tự, thủ tục cấp Giấy chứng nhận lưu hành tự do. Hiện nay, các quy định này được hướng dẫn tại Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Theo đó, thẩm quyền cấp CFS được phân công cho các bộ quản lý chuyên ngành tương ứng với từng nhóm hàng hóa.

Việc phân cấp này nhằm bảo đảm cơ quan cấp CFS là cơ quan có chuyên môn và trực tiếp quản lý lĩnh vực liên quan đến sản phẩm. Theo Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định số 69/2018/NĐ-CP, một số cơ quan có thẩm quyền quản lý CFS gồm:

• Bộ Y tế quản lý việc cấp giấy chứng nhận lưu hành tự do đối với thuốc, mỹ phẩm, thiết bị y tế, thực phẩm chức chức năng, thực phẩm bổ sung, phụ gia thực phẩm, nước uống, nước khoáng thiên nhiên và các sản phẩm thuộc lĩnh vực y tế;
• Bộ Công Thương cấp giấy chứng nhận lưu hành tự do đối với nhiều nhóm hàng công nghiệp, hóa chất và các sản phẩm công nghiệp tiêu dùng;
• Bộ Xây dựng quản lý giấy chứng nhận lưu hành tự do đối với vật liệu xây dựng;
• Bộ Nông nghiệp và Môi trường (theo cơ cấu tổ chức hiện hành) quản lý giấy chứng nhận lưu hành tự do đối với giống cây trồng, vật nuôi, phân bón, thức ăn chăn nuôi, thuốc bảo vệ thực vật và nhiều nhóm hàng hóa thuộc lĩnh vực nông nghiệp.

Do đó, trước khi nộp hồ sơ xin cấp CFS, doanh nghiệp cần xác định chính xác nhóm hàng hóa của mình thuộc phạm vi quản lý của cơ quan nào để thực hiện đúng thủ tục theo quy định.

Xin cấp CFS đối với hàng hóa xuất khẩu cần điều kiện như thế nào?

Để xin cấp giấy chứng nhận lưu hành tự do đối với hàng hóa xuất khẩu theo điều 11 Nghị định số 69/2018/NĐ-CP quy định 03 điều kiện cần đáp ứng khi xin CFS như sau:

Điều 11 Nghị định số 69/2018/NĐ-CP quy định việc cấp Giấy chứng nhận lưu hành tự do đối với hàng hóa xuất khẩu được thực hiện khi đáp ứng các điều kiện sau:

Có yêu cầu của thương nhân xuất khẩu

CFS không được cấp tự động cho mọi lô hàng xuất khẩu. Doanh nghiệp chỉ được cấp CFS khi có văn bản đề nghị gửi đến cơ quan có thẩm quyền. Trên thực tế, việc xin cấp CFS thường xuất phát từ yêu cầu của đối tác nước ngoài hoặc cơ quan quản lý của nước nhập khẩu.

Hàng hóa có tiêu chuẩn công bố áp dụng phù hợp với quy định của pháp luật

Bên cạnh việc có yêu cầu cấp CFS, hàng hóa còn phải đáp ứng các tiêu chuẩn công bố áp dụng theo quy định pháp luật Việt Nam. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải xây dựng và công bố tiêu chuẩn áp dụng đối với sản phẩm theo đúng quy định trước khi đề nghị cấp CFS. Đây là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xem xét, đánh giá việc sản phẩm có đủ điều kiện lưu hành hay không.

CFS đối với hàng hóa xuất khẩu phải thể hiện bằng tiếng Anh

Theo quy định, Giấy chứng nhận lưu hành tự do đối với hàng hóa xuất khẩu được thể hiện bằng tiếng Anh và phải bao gồm đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp quốc gia nhập khẩu yêu cầu sử dụng mẫu CFS riêng, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam sẽ căn cứ vào mẫu do nước nhập khẩu yêu cầu để cấp CFS phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong hoạt động xuất khẩu.

Xem thêm: Dịch vụ làm giấy phép lưu hành tự do hàng hóa

Giấy chứng nhận lưu hành tự do phải có những nội dung gì?

Giấy chứng nhận lưu hành tự do phải có 07 nội dung được quy định Theo Điều 10(3) Nghị định số 69/2018/NĐ-CP như sau:

1. Tên cơ quan hoặc tổ chức cấp CFS;
2. Số và ngày cấp CFS;
3. Tên sản phẩm hoặc hàng hóa được cấp CFS;
4. Loại hoặc nhóm sản phẩm, hàng hóa;
5. Tên và địa chỉ của nhà sản xuất;
6. Nội dung xác nhận sản phẩm được sản xuất và được phép lưu hành tự do tại thị trường của nước sản xuất hoặc nước cấp CFS;
7. Họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền ký và dấu của cơ quan hoặc tổ chức cấp CFS.

Đây là các thông tin bắt buộc nhằm bảo đảm giấy chứng nhận lưu hành tự do có giá trị pháp lý và là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền của nước nhập khẩu xem xét hồ sơ. Đối với một số loại hàng hóa hoặc theo yêu cầu quản lý của từng bộ, một CFS có thể được sử dụng cho nhiều lô hàng theo quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành, căn cứ Điều 10(4) Nghị định này.

Ngoài ra, theo Điều 10(5), trong trường hợp pháp luật yêu cầu, CFS phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại giữa Việt Nam và nước cấp CFS.

Trường hợp cơ quan có thẩm quyền nghi ngờ tính xác thực của giấy chứng nhận lưu hành tự do hoặc phát hiện hàng hóa nhập khẩu không phù hợp với nội dung ghi trên CFS, cơ quan này có quyền gửi văn bản đến cơ quan hoặc tổ chức đã cấp CFS để kiểm tra, xác minh.

Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận lưu hành tự do

01 Bộ Hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận lưu hành tự do bao gồm 04 tài liệu chi tiết được quy định tại Điều 11(3) Nghị định số 69/2018/NĐ-CP như sau:

1. Văn bản đề nghị cấp CFS, trong đó ghi rõ tên hàng, mã HS, số chứng nhận tiêu chuẩn sản phẩm hoặc số hiệu tiêu chuẩn (nếu có), thành phần hoặc hàm lượng hợp chất (nếu có) và nước nhập khẩu. Văn bản này được lập bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
2. Bản sao có đóng dấu của thương nhân đối với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư;
3. Danh mục các cơ sở sản xuất (nếu có), bao gồm tên, địa chỉ của từng cơ sở và các mặt hàng sản xuất để xuất khẩu;
4. Bản sao có đóng dấu của thương nhân đối với bản tiêu chuẩn công bố áp dụng của sản phẩm, hàng hóa kèm theo cách thể hiện trên nhãn, bao bì hoặc tài liệu sản phẩm.

Thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận lưu hành tự do

Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận lưu hành tự do bao gồm 04 bước cơ bản được thực hiện dựa theo Điều 11(3) Nghị định số 69/2018/NĐ-CP. Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin cấp CFS như trên thì thương nhân thực hiện quy trình thủ tục xin cấp theo các bước:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Thương nhân chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo quy định và gửi đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận lưu hành tự do. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại cơ quan cấp CFS, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến (nếu cơ quan có thẩm quyền đã triển khai hệ thống tiếp nhận hồ sơ điện tử).

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan cấp CFS sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các tài liệu. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng quy định, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan cấp CFS sẽ có văn bản hoặc thông báo để thương nhân bổ sung, sửa đổi hoặc hoàn thiện hồ sơ. Việc bổ sung đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan cấp có ý nghĩa quan trọng, giúp rút ngắn thời gian giải quyết và hạn chế việc hồ sơ bị kéo dài.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền tiến hành xem xét các điều kiện để cấp giấy chứng nhận lưu hành tự do. Trong quá trình thẩm định, cơ quan cấp CFS sẽ đối chiếu thông tin trong hồ sơ với các tiêu chuẩn công bố áp dụng, tài liệu do doanh nghiệp cung cấp và các quy định của pháp luật có liên quan.

Đối với những trường hợp cần thiết, khi việc xem xét hồ sơ chưa đủ căn cứ hoặc phát hiện dấu hiệu vi phạm đối với các CFS đã được cấp trước đó, cơ quan cấp CFS có quyền tiến hành kiểm tra thực tế tại cơ sở sản xuất nhằm xác minh điều kiện sản xuất và tính chính xác của các thông tin trong hồ sơ.

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận lưu hành tự do

Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy chứng nhận lưu hành tự do cho thương nhân. Theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 69/2018/NĐ-CP, số lượng CFS được cấp theo nhu cầu của thương nhân, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục xuất khẩu đến nhiều đối tác hoặc nhiều quốc gia khác nhau.

Trường hợp từ chối cấp CFS, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do để thương nhân biết và thực hiện việc bổ sung hoặc điều chỉnh khi cần thiết.

Khi nào Giấy chứng nhận lưu hành tự do bị thu hồi?

Không phải mọi CFS đã được cấp đều có giá trị sử dụng vĩnh viễn. Trong một số trường hợp, cơ quan có thẩm quyền có quyền thu hồi giấy chứng nhận lưu hành tự do nhằm bảo đảm tính trung thực và đúng quy định của pháp luật. Theo khoản 4 Điều 11 Nghị định số 69/2018/NĐ-CP, CFS đã cấp sẽ bị thu hồi trong 02 trường hợp: Giả mạo hồ sơ tài liệu & Hàng hóa không phù hợp với tiêu chuẩn.

Thương nhân giả mạo hồ sơ, tài liệu

Nếu doanh nghiệp sử dụng giấy tờ giả, tài liệu giả hoặc cung cấp thông tin không trung thực để được cấp CFS thì cơ quan có thẩm quyền sẽ thu hồi Giấy chứng nhận lưu hành tự do đã cấp. Ngoài việc bị thu hồi CFS, thương nhân còn có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

Hàng hóa không phù hợp với tiêu chuẩn công bố áp dụng

Trường hợp cơ quan có thẩm quyền phát hiện sản phẩm thực tế không đáp ứng tiêu chuẩn đã công bố hoặc không phù hợp với hồ sơ được sử dụng để xin cấp CFS thì Giấy chứng nhận lưu hành tự do cũng sẽ bị thu hồi. Quy định này nhằm bảo đảm CFS chỉ được cấp cho những sản phẩm thực sự đáp ứng các điều kiện lưu hành theo quy định của pháp luật.

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (Certificate of Free Sale) là một trong những tài liệu quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt đối với các nhóm hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành. Việc được cấp CFS giúp doanh nghiệp chứng minh sản phẩm đang được phép lưu hành hợp pháp tại nước xuất khẩu, tạo thuận lợi trong quá trình đăng ký lưu hành, thông quan và mở rộng thị trường quốc tế.

Để được cấp CFS, doanh nghiệp cần xác định đúng cơ quan có thẩm quyền, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và bảo đảm hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn công bố áp dụng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các yêu cầu riêng của từng thị trường nhập khẩu nhằm tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình xuất khẩu.

Nếu Quý khách hàng cần tư vấn về điều kiện cấp Giấy chứng nhận lưu hành tự do, chuẩn bị hồ sơ, làm việc với cơ quan có thẩm quyền hoặc thực hiện thủ tục xin cấp CFS đối với hàng hóa xuất khẩu, Công ty Luật Siglaw sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ từ khâu rà soát hồ sơ, tư vấn pháp lý đến đại diện thực hiện thủ tục, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, Tp. Hà Nội.

Chi nhánh tại miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh.

Chi nhánh miền Trung: VIFC DN – Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng

Email: vp@siglaw.com.vn

Hotline: 0961 366 238

Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw