Để được làm việc hợp pháp tại Việt Nam, người lao động nước ngoài bắt buộc phải có Giấy phép lao động theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, mỗi Giấy phép lao động chỉ có thời hạn tối đa 02 năm, vì vậy khi giấy phép sắp hết hạn, người lao động và doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục gia hạn để tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
Việc nắm rõ các điều kiện gia hạn Giấy phép lao động sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hạn chế nguy cơ bị từ chối hồ sơ hoặc làm gián đoạn quá trình làm việc. Trong bài viết dưới đây, Công ty Luật Siglaw sẽ cung cấp thông tin chi tiết về điều kiện gia hạn Giấy phép lao động theo quy định mới nhất, đồng thời lưu ý một số vấn đề quan trọng trong quá trình thực hiện thủ tục.
Giấy phép lao động và gia hạn Giấy phép lao động
Giấy phép lao động là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam cấp cho người lao động nước ngoài, cho phép họ làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong thời hạn nhất định. Nội dung của GPLĐ thường bao gồm các thông tin cơ bản như: họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, vị trí công việc, tên doanh nghiệp sử dụng lao động và thời hạn làm việc. Đây là điều kiện bắt buộc đối với phần lớn người lao động nước ngoài khi làm việc tại Việt Nam nhằm bảo đảm công tác quản lý lao động theo đúng quy định pháp luật.
Gia hạn Giấy phép lao động là thủ tục hành chính nhằm kéo dài thời hạn hiệu lực của GPLĐ đã được cấp trước đó khi giấy phép sắp hết hạn nhưng người lao động vẫn tiếp tục làm việc tại Việt Nam. Thủ tục này giúp người lao động duy trì tình trạng làm việc hợp pháp mà không cần thực hiện lại toàn bộ quy trình xin cấp mới GPLĐ, với điều kiện đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định hiện hành.
Tại sao cần gia hạn Giấy phép lao động?
Theo Điều 21 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, Giấy phép lao động chỉ có thời hạn tối đa 02 năm. Do đó, khi Giấy phép lao động hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục gia hạn để bảo đảm tính hợp pháp.
Việc gia hạn Giấy phép lao động không chỉ giúp người lao động tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, xử phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh do sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép hợp lệ.
Đối tượng cần thực hiện thủ tục gia hạn Giấy phép lao động
Đối tượng cần thực hiện thủ tục gia hạn Giấy phép lao động là người lao động nước ngoài đang làm việc hợp pháp tại Việt Nam, đã được cấp Giấy phép lao động và Giấy phép lao động sắp hết thời hạn sử dụng.
Trường hợp người lao động tiếp tục làm việc tại cùng doanh nghiệp, cùng vị trí công việc hoặc theo nhu cầu sử dụng lao động của doanh nghiệp, người sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục gia hạn Giấy phép lao động theo quy định pháp luật. Thông thường, thủ tục này sẽ do doanh nghiệp hoặc người sử dụng lao động tại Việt Nam thực hiện thay cho người lao động nước ngoài nhằm bảo đảm quá trình làm việc không bị gián đoạn.
Điều kiện xin gia hạn Giấy phép lao động
Điều kiện đối với người lao động
Căn cứ Điều 151 Bộ luật Lao động, để được cấp Giấy phép lao động, người lao động nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện về độ tuổi, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, tình trạng pháp lý và các yêu cầu khác theo quy định của pháp luật.
Sau khi đã được cấp Giấy phép lao động và đang làm việc hợp pháp tại Việt Nam, nếu có nhu cầu gia hạn Giấy phép lao động, người lao động cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Có đủ sức khỏe để tiếp tục làm việc theo quy định của Bộ Y tế;
- Tiếp tục đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn, kỹ thuật hoặc tay nghề phù hợp với vị trí công việc đã được cấp phép;
- Không đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật nước ngoài;
- Tiếp tục làm việc cho cùng người sử dụng lao động và đúng vị trí, chức danh đã ghi nhận trong Giấy phép lao động đã được cấp trước đó.
Điều kiện đối với người sử dụng lao động
Theo Điều 28 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, để được gia hạn Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, doanh nghiệp hoặc người sử dụng lao động cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài trong thời gian thực hiện thủ tục gia hạn;
- Sau khi được gia hạn Giấy phép lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản với người lao động nước ngoài và gửi bản sao hợp đồng đến cơ quan đã cấp Giấy phép lao động theo quy định.
Điều kiện về hồ sơ
Theo Điều 27 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hồ sơ đề nghị gia hạn Giấy phép lao động bao gồm:
- Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và giấy đề nghị gia hạn Giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định;
- Bản chính hoặc bản sao chứng thực Giấy khám sức khỏe còn giá trị trong thời hạn 12 tháng;
- 02 ảnh màu kích thước 4x6cm, nền trắng, chụp không quá 06 tháng;
- Giấy phép lao động đã được cấp còn thời hạn từ 10 đến 45 ngày trước ngày hết hạn;
- Bản sao chứng thực hộ chiếu còn thời hạn của người lao động nước ngoài;
- Các giấy tờ chứng minh người lao động tiếp tục đảm nhiệm vị trí công việc theo quy định tại khoản 6 Điều 27 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
Một số điều kiện và lưu ý khác
- Hồ sơ gia hạn Giấy phép lao động phải được nộp trước ngày Giấy phép lao động hết hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày;
- Mỗi Giấy phép lao động chỉ được gia hạn tối đa 01 lần. Sau thời gian này, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc tại Việt Nam thì phải thực hiện thủ tục xin cấp mới Giấy phép lao động;
- Thời hạn gia hạn Giấy phép lao động tối đa là 02 năm;
- Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp (nếu có) phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt theo quy định;
- Người lao động hoặc doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp lệ phí gia hạn Giấy phép lao động theo mức thu do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.
Trên đây là những thông tin cơ bản về điều kiện, hồ sơ và các lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục gia hạn Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và đáp ứng đúng điều kiện theo quy định sẽ giúp quá trình gia hạn diễn ra thuận lợi, hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý phát sinh.
Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn chi tiết về thủ tục gia hạn Giấy phép lao động hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến lao động nước ngoài tại Việt Nam, vui lòng liên hệ Công ty Luật Siglaw để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, TP. Hà Nội.
Chi nhánh tại miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: VIFC DN – Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
