Trong bối cảnh nhu cầu du học ngày càng tăng, các tổ chức, doanh nghiệp muốn cung cấp dịch vụ tư vấn du học cần nắm rõ quy định pháp lý để được phép hoạt động hợp pháp. “Điều kiện hoạt động tư vấn du học” là một trong những nội dung được quan tâm hàng đầu vì đây là cơ sở xác định tổ chức có đủ tư cách pháp lý, đủ năng lực chuyên môn và đủ trách nhiệm khi cung cấp dịch vụ.
Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ điều kiện theo quy định hiện hành, đồng thời nêu một số lưu ý thực tiễn để doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.
Khái quát về hoạt động tư vấn du học
Hoạt động tư vấn du học bao gồm việc cung cấp thông tin, định hướng và hỗ trợ học sinh – sinh viên lựa chọn chương trình đào tạo, cơ sở đào tạo ở nước ngoài; hướng dẫn hồ sơ, thủ tục xin học, xin visa, lưu trú và các yêu cầu pháp lý khác tùy từng quốc gia. Đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, phải đáp ứng yêu cầu của pháp luật về cơ sở vật chất, nhân sự, trách nhiệm tài chính và tuân thủ quy trình quản lý của cơ quan nhà nước.
Điều kiện đầu tư hoạt động tư vấn du học
Theo quy định của Nghị định 125/2024/NĐ-CP quy định về điều kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, tổ chức kinh doanh dịch vụ tư vấn du học phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:
Điều kiện về trụ sở, cơ sở vật chất và tài liệu phục vụ tư vấn
Theo quy định của pháp luật, tổ chức kinh doanh dịch vụ tư vấn du học phải có trụ sở hoạt động ổn định, rõ ràng và phù hợp với quy mô hoạt động. Trụ sở này là địa điểm để tổ chức tiếp nhận người có nhu cầu tư vấn, thực hiện các hoạt động tư vấn trực tiếp, lưu trữ hồ sơ và triển khai các nghiệp vụ liên quan đến tư vấn du học. Việc có trụ sở ổn định thể hiện tính liên tục, minh bạch và trách nhiệm của tổ chức trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Bên cạnh đó, tổ chức phải bảo đảm cơ sở vật chất và trang thiết bị cần thiết phục vụ hoạt động tư vấn du học, bao gồm nhưng không giới hạn ở không gian làm việc, phương tiện lưu trữ hồ sơ, thiết bị công nghệ thông tin và các công cụ hỗ trợ tư vấn. Các điều kiện này nhằm bảo đảm hoạt động tư vấn được thực hiện một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và bảo mật thông tin của người được tư vấn.
Ngoài yêu cầu về trụ sở và cơ sở vật chất, tổ chức tư vấn du học còn phải chuẩn bị đầy đủ tài liệu phục vụ hoạt động tư vấn. Các tài liệu này bao gồm tài liệu giới thiệu, tài liệu tư vấn thông tin về chính sách giáo dục của các quốc gia và vùng lãnh thổ; tài liệu tư vấn về trường học, khóa học, ngành nghề và trình độ đào tạo.
Việc xây dựng hệ thống tài liệu đầy đủ và cập nhật là cơ sở để bảo đảm thông tin tư vấn chính xác, khách quan và phù hợp với nhu cầu của người học.
Điều kiện về đội ngũ nhân viên tư vấn
Nhân viên tư vấn du học phải có trình độ đại học trở lên, bảo đảm nền tảng kiến thức cần thiết để tiếp cận, phân tích và tư vấn các chương trình giáo dục quốc tế. Đồng thời, nhân viên phải có năng lực sử dụng ít nhất một ngoại ngữ từ bậc 4 trở lên theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc tương đương. Yêu cầu này nhằm bảo đảm nhân viên có khả năng tiếp cận tài liệu, trao đổi thông tin với đối tác nước ngoài và tư vấn chính xác cho người có nhu cầu du học.
Bên cạnh trình độ học vấn và năng lực ngoại ngữ, nhân viên trực tiếp tư vấn du học còn phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ tư vấn du học theo quy định. Chứng chỉ này là căn cứ chứng minh nhân viên đã được đào tạo bài bản về quy trình tư vấn, trách nhiệm nghề nghiệp và các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động tư vấn du học.
Việc đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về nhân sự không chỉ là điều kiện để được cấp phép hoạt động mà còn là yếu tố quan trọng giúp tổ chức duy trì uy tín và chất lượng dịch vụ trong quá trình hoạt động.
Yêu cầu tuân thủ điều kiện trong suốt quá trình hoạt động
Các điều kiện trên không chỉ là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xem xét cho phép tổ chức hoạt động tư vấn du học ban đầu mà còn phải được duy trì trong suốt quá trình hoạt động. Trong trường hợp tổ chức không còn đáp ứng đầy đủ các điều kiện về trụ sở, cơ sở vật chất, tài liệu hoặc đội ngũ nhân viên tư vấn, cơ quan quản lý nhà nước có thể yêu cầu khắc phục, bổ sung hoặc áp dụng các biện pháp xử lý theo quy định.
Do đó, tổ chức tư vấn du học cần thường xuyên rà soát, cập nhật điều kiện hoạt động, đặc biệt là việc bổ sung, thay đổi nhân sự tư vấn và cập nhật tài liệu tư vấn phù hợp với chính sách giáo dục của các quốc gia và vùng lãnh thổ. Việc duy trì đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật là yếu tố then chốt giúp tổ chức hoạt động ổn định, bền vững và đúng quy định.
Hoạt động tư vấn du học là ngành nghề kinh doanh đòi hỏi tổ chức phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về pháp lý, nhân sự, cơ sở vật chất và trách nhiệm tài chính. Việc chuẩn bị đúng và đủ giúp doanh nghiệp được cấp phép nhanh hơn, đồng thời tạo nền tảng cho hoạt động tư vấn minh bạch và hiệu quả.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do chuẩn bị chưa đầy đủ hoặc không đúng theo yêu cầu. Những lỗi phổ biến gồm: nhân viên tư vấn chưa có chứng chỉ nghiệp vụ; địa điểm hoạt động không phù hợp với hồ sơ đã đăng ký; hoặc chưa xây dựng quy trình lưu trữ – bảo mật hồ sơ tư vấn. Do đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị sớm và đồng bộ, đặc biệt là phần nhân sự và cơ sở vật chất, để tránh kéo dài thời gian thẩm định.
Công ty Luật Siglaw hỗ trợ trọn gói từ tư vấn điều kiện, chuẩn bị hồ sơ, rà soát nhân sự, hoàn thiện cơ sở vật chất đến đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước. Với kinh nghiệm triển khai cho nhiều tổ chức giáo dục và công ty tư vấn du học, Công ty Luật Siglaw bảo đảm hồ sơ được chuẩn hóa, hạn chế tối đa yêu cầu sửa đổi trong quá trình thẩm định.
Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí ban đầu từ đội ngũ chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm của Công ty Luật Siglaw.
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, Tp. Hà Nội.
Email: vphn@siglaw.com.vn
Chi nhánh tại miền Nam: Số 103 – 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Tp. Hồ Chí Minh.
Email: vphcm@siglaw.com.vn
Chi nhánh miền Trung: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, Tp. Đà Nẵng.
Email: vphcm@siglaw.com.vn
Hotline: 0961 366 238
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw
