Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục cần thiết để người lao động nước ngoài có thể tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam sau khi giấy phép lao động hiện tại hết hạn (thời hạn của giấy phép lao động thường không được quá 02 năm). Khi có giấy phép lao động, người lao động nước ngoài được hưởng các quyền lợi hợp pháp như người lao động Việt Nam và được bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp lao động, được giải quyết theo pháp luật Việt Nam.
Trong bài viết này mời bạn cùng Siglaw tìm hiểu chi tiết về các điều kiện gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam theo quy định mới nhất 2025:
Các điều kiện gia hạn giấy phép lao động
Các điều kiện gia hạn giấy phép lao động được quy định cụ thể tại Điều 16, Nghị định 152/2020/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Theo đó, người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động khi đạt đủ các điều kiện sau đây:
Điều kiện về thời hạn GPLĐ khi gia hạn
Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam được gia hạn khi mà giấy phép đã được cấp còn thời hạn ít nhất 5 ngày, nhưng không quá 45 ngày. Nghĩa là khi thời hạn giấy phép lao động của người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam còn hơn 5 ngày và dưới 46 ngày thì họ sẽ đạt đủ điều kiện đầu tiên để gia hạn giấy phép lao động. Điều kiện này không chỉ đảm bảo cho quá trình làm việc của người lao động nước ngoài ko bị gián đoạn mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo quy trình vận hành công việc.
Điều kiện về sử dụng lao động nước ngoài
Phải được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Quy định theo Điều 4, Điều 5 cùng Nghị định này về sử dụng lao động nước ngoài, người sử dụng lao động có trách nhiệm xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và báo cáo giải trình với cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn luật quy định trừ những trường hợp người lao động không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Điều kiện về giấy tờ của người nước ngoài
Thứ ba, điều kiện cuối cùng cần có để người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động là cần có giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp.
Như vậy khi có đủ cả 3 điều kiện gia hạn giấy phép lao động nêu trên thì người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mới được cấp gia hạn giấy phép lao động. Việc quy định cụ thể các điều kiện sẽ giúp người lao động nước ngoài đảm bảo quyền lợi của mình và mang lại sự thuận lợi trong việc quản lý lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Một số lưu ý khi gia hạn giấy phép lao động
Trường hợp không được gia hạn
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam sẽ không được gia hạn giấy phép lao động khi không đạt đủ các điều kiện đã nêu trên, hay nói cách khác là vi phạm một trong các điều kiện. Cụ thể là một trong các trường hợp sau:
- Khi nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động không đúng thời hạn quy định là từ 5 đến 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn
- Giấy phép lao động đã được gia hạn một lần trước đó. Bởi theo quy định của pháp luật Việt Nam, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất và gia hạn với thời hạn tối đa 2 năm. Nghĩa là thời gian người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam cho 1 giấy phép là 4 năm gồm cả thời gian đã gia hạn.
- Có sự thay đổi về công việc hoặc người sử dụng lao động. Khi người lao động chuyển sang làm cho doanh nghiệp khác hay khi người lao động làm công việc khác không giống việc làm đã đăng ký trên giấy phép lao động thì khi đó nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đã thay đổi.
Trong những trường hợp trên khi người lao động muốn tiếp tục thực hiện công việc tại Việt Nam thì doanh nghiệp phải làm thủ tục xin cấp lại giấy phép lao động mới và khi giấy phép lao động có hiệu lực thì người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mới gọi là lao động hợp pháp.
Ngoài ra, còn có trường hợp người lao động nước ngoài sẽ ko được gia hạn khi giấy phép lao động hết hiệu lực trước thời hạn theo quy định của pháp luật.
Rủi ro pháp lý khi GPLĐ hết hạn mà không gia hạn đúng quy định
Khi giấy phép hết hạn mà không gia hạn đúng quy định không chỉ mang lại những bất cập cho người lao động mà còn mang lại thiệt hại cho người sử dụng lao động. Trước hết đối với người lao động, rủi ro lớn nhất mà họ có thể vướng phải là vi phạm pháp luật và bị xử phạt hành chính.
Người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc tại Việt Nam khi giấy phép lao động đã hết hạn sẽ bị coi là làm việc trái phép tại Việt Nam, dẫn đến hậu quả về vi phạm và phải nộp phạt vi phạm hành chính. Và khi làm việc không hợp pháp, người lao động sẽ mất đi sự bảo vệ của pháp luật Việt Nam về các quyền lợi lao động cơ bản như tiền lương, bảo hiểm hay quyền được giải quyết tranh chấp, khiến họ dễ bị tổn hại.
Giấy phép lao động hết hạn cũng kéo theo việc thị thực (visa) và thẻ tạm trú có thể mất hiệu lực, biến người lao động thành người cư trú bất hợp pháp, đối mặt với các vấn đề liên quan đến xuất nhập cảnh. Nghiêm trọng hơn, người lao động còn có thể bị áp dụng hình phạt bổ sung là trục xuất khỏi Việt Nam và thậm chí là cấm nhập cảnh Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định sau đó. Việc này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến cơ hội việc làm mà còn ảnh hưởng việc nhập cảnh vào Việt Nam trong tương lai.
Bên cạnh những rủi ro đối với người lao động, người sử dụng lao động cũng phải chịu những rủi ro nhất định, ảnh hưởng đến kinh doanh. Khi sử dụng lao động nước ngoài mà giấy phép lao động của họ đã hết hạn thì doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu những mức phạt hành chính rất nặng nề, tùy thuộc vào số lượng lao động cụ thể vi phạm. Không những bị phạt tiền, trong những trường hợp nghiêm trọng, doanh nghiệp còn có thể bị đình chỉ hoạt động kinh doanh liên quan đến vi phạm khi sử dụng lao động nước ngoài.
Mặt khác về nhân sự và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nếu người lao động nước ngoài bị trục xuất, doanh nghiệp bị thiếu nhân lực, gây gián đoạn trong hoạt động, tốn kém thời gian và chi phí trong tìm kiếm, tuyển dụng và đào tạo nhân sự thay thế nhất là những vị trí cần chuyên môn cao. Những rủi ro trên không chỉ mang lại tổn thất tài chính cho doanh nghiệp mà còn để lại lịch sử vi phạm pháp luật lao động, ảnh hưởng đến uy tín cũng như hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
Quý khách hàng cần được tư vấn về điều kiện gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam xin vui lòng liên hệ: Công ty Luật Siglaw
Trụ sở chính: Số 44/A32 – NV13, Khu A Geleximco, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội.
Hotline: 0961 366 238
Email: vphn@siglaw.com.vn
Chi nhánh: 6G4 Trần Não, An Khánh, Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh.
Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng.
