Quy định của pháp luật về chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán không chỉ là những tài liệu ghi chép mà còn là nền tảng quan trọng trong hệ thống kế toán của một tổ chức. Điều này đặt ra sự cần thiết và tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến việc tạo, lưu trữ và sử dụng chứng từ kế toán. Việc tuân thủ quy định của pháp luật về chứng từ kế toán không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch của quá trình ghi nhận, báo cáo tài chính còn là cơ sở để xác minh và kiểm tra sau này. Những quy định này không chỉ tác động đến việc sử dụng chứng từ mà còn quy định về hình thức, thời hạn lưu trữ và quy trình xử lý khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan có thẩm quyền. Sau đây, Siglaw xin đưa ra các quy định liên quan đến chứng từ kế toán và tầm quan trọng của việc tuân thủ những quy định này trong việc xây dựng và duy trì một hệ thống kế toán đáng tin cậy.

Chứng từ kế toán là gì?

Dựa vào khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015 thì chứng từ kế toán là:

1. Những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
2. Bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị
3. Căn cứ pháp lý cho mọi số liệu, thông tin kinh tế và là cơ sở số liệu để ghi sổ kế toán.
4. Căn cứ pháp lý kiểm tra việc chấp hành các chính sách chế độ và quản lý kinh tế, tài sản tại đơn vị, kiểm tra tình hình về bảo quản và sử dụng tài sản, phát hiện và ngăn ngừa, có biện phap xử lý mọi hiện tượng tham ô, lãng phí tài sản của đơn vị, nhà nước.
5. Bằng chứng để kiểm tra kế toán, bằng chứng để giải quyết các vụ kiện tụng, tranh chấp về kinh tế, kiểm tra kinh tế, kiểm toán trong đơn vị.

Nội dung chứng từ kế toán

Theo Điều 16 Luật kế toán 2015, chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán: tên chứng từ thường phản ánh nội dung của nghiệp vụ kinh tế ghi trong chứng từ, số hiệu phản ánh trình tự thời gian của nghiệp vụ phát sinh. Yếu tố này là cơ sở phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ và tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại được dễ dàng.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán: yếu tố này là cơ sở cho việc chi tiết hoá nghiệp vụ kinh tế theo thời gian, giúp cho việc ghi sổ, đối chiếu, kiểm tra số liệu theo thứ tự thời gian đồng thời là cơ sở cho việc quản lý chứng từ và thanh tra kinh tế tài chính.
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán: yếu tố này làm cơ sở cho việc xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế và để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ kinh tế theo đối tượng liên quan, đồng thời là cơ sở cho việc xác định, đối chiếu và thanh tra về các nghiệp vụ kinh tế.
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán: yếu tố này cũng là cơ sở để xác định trách nhiệm của các bên liên quan đến nghiệp vụ kinh tế.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: yếu tố này có tác dụng giải thích rõ hơn về nghiệp vụ kinh tế, giúp làm chi việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ đó và giúp cho định khoản kế toán
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ: yếu tố này là cơ sở của ghi chép kế toán, thanh tra kinh tế, đồng thời cũng là cơ sở để phân biệt chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong thanh tra, hành chính.
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán: yếu tố này nhằm đảm bảo tính pháp lý và gắn liền trách nhiệm vật chất. Mỗi nghiệp vụ kinh tế xảy ra thường gắn liền với việc thanh đổi trách nhiệm vật chất giữa người này với người khác, giữa bộ phận này với bộ phận khác. Do đó, chứng từ phải có ít nhất hai chữ lý của những người, bộ phận có liên quan đến nhau. Những chứng từ thể hiện mỗi quan hệ giữa các pháp nhân kinh tế với nhau nhất thiết phải có chữ ký của người quản lý có thẩm quyền của đơn vị.
• Và các nội dung khác phù hợp với từng loại chứng từ

Phân loại chứng từ kế toán

Phân loại chứng từ theo công dụng

Theo cách phân loại này, hệ thống bản chứng từ có thể phân thành: chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng tử thủ tục kế toán, chứng từ liên hợp.

• Chứng từ mệnh lệnh: là những chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý như: lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư,…Chứng từ mệnh lẹnh biểu thị một nghiệp vụ kinh tế cần thực hiện nhưng chưa chứng minh được kết quả của việc thực hiện nghiệp vụ đó. Do vậy, bản thân loại chứng từ này chưa đủ căn cứ để ghi sổ kế toán, nó thường được đính kèm với chứng từ chấp hành để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ.
• Chứng từ chấp hành: là loại chứng từ biểu thị nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,…
• Chứng từ thủ tục kế toán: là loại chứng từ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng kế toán cụ thể để tiện lợi cho việc ghi số và đối chiếu các tài liệu như chứng từ ghi sổ chi tiền mặt,…Loại chứng từ này chỉ là những chứng từ trung gian, bản thân nó không có ý nghĩa pháp lý trong việc thanh tra, kiểm tra nên phải có chứng từ ban đầu đính kèm mới đủ cơ sở pháp lý và do vậy mới được dùng để ghi sổ kế toán.
• Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ kết hợp nhiều công dụng trên một chứng từ như, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho,…Mục đích sử dụng loại chứng từ này là nhằm giảm số lượng chứng từ sử dụng trong hạnh toán.

Ý nghĩa: cách phân loại này giúp ta xác định được phạm vi sử dụng của chứng từ trong công tác kế toán, là cơ sở cho việc sử dụng chứng từ hợp lý phù hợp với công dụng của từng loại.

Phân loại chứng từ theo địa điểm lập chứng từ

Theo cách phân loại này, chứng từ được chia thành 2 loại:

• Chứng từ bên trong: là các chứng từ do bộ phận nội bộ của doanh nghiệp lập như phiếu xuất, phiếu nhập, phiếu thu,…
• Chứng từ bên ngoài: là loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến đơn vị và được lập từ các đơn vị bên ngoài như: hoá đơn mua hàng, giấy báo nợ của ngân hàng,…

Cách phân loại này nhằm làm cơ sở cho kế toán xác định trọng tâm của việc kiểm tra chứng từ, từ đó đưa ra những biện pháp thích hợp cho công tác kiểm tra từng loại chứng từ. Thông thường chứng từ bên ngoài có thể phản ánh thiếu trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên cần có sự kiểm tra chặt chẽ.

Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế 

Đây là cách phân loại dựa vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ để sắp xếp các chứng từ thành từng loại. Theo cách phân loại này, chứng từ được chia thành các loại như sau:

• Chứng từ lao động tiền lương: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương
• Chứng từ tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi,…
•  Chứng từ hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
• Chứng từ bán hàng: hoá đơn bán hàng, hoá đơn VAT…
• Chứng từ tài sản cố định: biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý, bảng tính và phân bố khấu hao…

Phân loại chứng từ theo mức độ khái quát số liệu phản ánh trên chứng từ

Theo cách phân loại này, chứng từ được chia thành các loại sau:

• Chứng từ gốc: là loại chứng từ phản ánh trực tiếp tại chỗ nghiệp vụ kinh tế phát sinh như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất,…
• Chứng từ tổng hợp: là loai chứng từ được dùng để tổng hợp số liệu từ các chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán.

Quy định pháp luật về chứng từ kế toán và trình tự luận chuyển chứng từ kế toán

Bước 1: Lập hoặc thu nhận chứng từ

Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những quy định pháp luật sau đây:

Thứ nhất, Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ phải viết liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch choé. Chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào từ viết sai.

Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.  Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất các các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đmar bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý cho tất cả các liên chứng từ kế toán.

Thứ ba, chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán. Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng,… Chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký và đóng dấu trên chéng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng. Kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, kế toán,… Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác. Nghiêm cấm người có thẩm quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ thực hiện việc ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

Thứ tư, chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

Bước 2: Kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ

Căn cứ vào khoản 3 điều 86 Thông tư 133/2016/TT-BTC, khi kiểm tra các chứng từ kế toán, những nội dung cần lưu ý gồm: kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã pháp sinh, các yêu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho người quản lý doanh nghiệp để biết và xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.

Ngoài ra, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính. Đối với biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ theo quy định ccủa Luật Kế toán.

Trên đây là những quy định pháp luật về chứng từ kế toán. Nếu như có bất kì vấn đề thắc mắc về pháp luật chứng từ kế toán, xin hãy liên hệ với Siglaw để được tư vấn một cách chi tiết, chính xác và chuyên nghiệp.

Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 – NV13, Khu A Glexemco, đường Lê Trọng Tấn, An Khánh, Hoài Đức, Tp.Hà Nội.

Email: vphn@siglaw.com.vn

Chi nhánh tại miền Nam: A9.05 Block A, Tòa Sky Center, số 5B đường Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh.

Chi nhánh miền Trung: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng

Email: vphcm@siglaw.com.vn

Hotline: 0961 366 238

Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw